A utilização de um software de faturação surge como uma opção não só obrigatória, mas aparentemente mais evidente para uma empresa. No entanto, mesmo para um freelancer – seja ele um trabalhador independente ou um empresário em nome individual – pode ter inúmeras vantagens.
Um programa de faturação tem por objetivo assegurar a emissão de faturas, recibos e faturas-recibo de forma mais ágil e simples, garantindo o cumprimento das obrigações legais inerentes à atividade desenvolvida. Mas não só, constituindo uma importante ferramenta de apoio na gestão do seu negócio, nomeadamente no que diz respeito ao controlo de receitas e despesas e ao acompanhamento da evolução da atividade.
Quando é que faz sentido optar por um software de faturação
A decisão de optar por um software de faturação será sempre influenciada pelas características da atividade que se desenvolve e respetivas necessidades.
A emissão de faturas e outros documentos por parte de um trabalhador independente ou empresário em nome individual pode ser feita diretamente no Portal das Finanças, sem custo associado, garantindo assim o cumprimento das obrigações em termos fiscais para com o Estado. Mas, se é verdade que o custo associado a este recurso é zero e que, para necessidades mais pontuais de emissão de faturas ou determinadas áreas de atividade pode ser suficiente, para muitos outros casos significa perder as várias vantagens de apostar num software de faturação.
Comecemos pelo aspeto da agilidade e menor complexidade de gestão do dia a dia. No Portal das Finanças, a inserção dos dados dos clientes, respetivos valores de faturação e restantes elementos a preencher tem de ser feita manualmente, de cada vez que se realiza uma operação.
Se os níveis de faturação de um freelancer já forem mais elevados e o número de faturas a emitir expressivo, este esforço pode ter implicações consideráveis na fluidez da atividade e na gestão de tempo e recursos.
Por outro lado, o tipo de atividade desenvolvida também pode tornar mais ou menos evidente a utilização deste tipo de ferramenta de gestão. Se em causa estiver um negócio de prestação de serviços, pode não se justificar o recurso a programas de faturação, pelo menos para volumes de atividade menores. Já se falarmos, por exemplo, de quem vende produtos e tem negócios de comércio eletrónico a necessidade de poder contar com o apoio de um software de faturação será maior.
De referir ainda que aquilo que pode não fazer sentido no imediato pode ser necessário à medida que o negócio for progredindo.
Benefícios de um software de faturação
Como já foi atrás aflorado, um programa de faturação permite poupar tempo e recursos, que deixam de ser gastos no preenchimento manual no Portal das Finanças. Depois, permite a flexibilidade de conseguir responder rápida e eficientemente a uma alteração do volume de negócios e faturação.
Por outro lado, questões de organização como a possibilidade de criar bases de dados de clientes mais frequentes, assim como de artigos vendidos, ajudam a uma emissão de faturas mais prática e organizada. Acresce que é ainda possível, caso o negócio inclua uma loja online, proceder à integração entre esta e o programa de faturação e, assim, gerar automaticamente uma fatura-recibo a cada compra.
Outro aspeto em que são identificáveis vantagens está relacionado com a retenção de imposto na fonte. Se, no Portal das Finanças, apenas se pode incluir a retenção na fonte quando se trata da emissão de recibos ou faturas-recibo, pode gerar-se alguma confusão e necessidade de retificação dos valores pagos pelos clientes. Com um programa de faturação essa questão não se coloca, sendo possível incluir a referência à retenção na fatura, evitando dúvidas quanto ao valor a pagar.
Um outro benefício tem a ver com a imagem de profissionalismo que se passa ao mercado e aos diferentes stakeholders. Com os programas de faturação, e ao contrário do que acontece no Portal das Finanças, é possível personalizar as faturas em termos de imagem e apresentação, o que pode fazer a diferença em estratégias de posicionamento e afirmação de uma marca.
Outra vantagem reside na informação que se consegue retirar do processo de faturação, permitindo que se tenha uma base de dados útil relativa, por exemplo, à evolução das vendas e aos artigos mais vendidos.
Ter um programa de faturação significa também, muitas vezes, poder contar com um apoio técnico em caso de dúvidas com a emissão de faturas e recibos. E, caso se trate de um negócio que tem clientes não só em Portugal como no estrangeiro, permite que se possa enviar faturas em inglês, em lugar dos documentos emitidos no Portal das Finanças, que não serão facilmente percetíveis para alguém que não fale português.
Mais do que se tratar apenas uma questão de cumprir com uma obrigatoriedade legal, a aposta num programa de faturação significa o acesso a um conjunto de vantagens que, mesmo para um negócio de menor dimensão, pode ser uma preciosa ajuda no desenvolvimento e crescimento sustentável de uma atividade.
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