Reconciliação bancária: como poupar tempo nesta tarefa vital

Não há como escapar ao facto de que dirigir e gerir um negócio requer a necessidade de fazer face a tarefas administrativas regulares.

Um desses requisitos é a reconciliação bancária.

Embora o termo o possa fazer gemer, o progresso tecnológico tornou o procedimento mais simples e mais rápido do que outrora.

Com o software de gestão de tesouraria certo, pode levar poucos minutos uma vez começando a dominá-lo – tornando-a potencialmente numa rápida tarefa diária, que reforça significativamente a sua visão das finanças da empresa.

O resultado é uma maior flexibilidade e agilidade e tomadas de decisão mais inteligentes para o seu negócio.

Abordaremos o seguinte neste artigo:

O que é a reconciliação bancária?

Os três métodos de reconciliação bancária

Porque é a reconciliação bancária importante?

Como fazer a reconciliação bancária

Ideias finais sobre reconciliação bancária

 

O que é a reconciliação bancária?

A reconciliação bancária é um processo em que se compara o que o banco declara sobre a situação das suas finanças, com o que diz o registo do seu software.

Se os dois balanços corresponderem, a reconciliação bancária é bem-sucedida.

Os pagamentos recebidos e efetuados são considerados na reconciliação, tal como encargos, nomeadamente taxas bancárias, que podem não aparecer no software (mas que têm de ser adicionados).

Tudo deve sempre corresponder. Se tal não acontecer, é sinal de que alguma coisa correu mal e tem de ser corrigida.

Se criar uma fatura para uma grande encomenda de um cliente no seu software de gestão de tesouraria, por exemplo, isso terá de ser reconciliado contra o pagamento quando recebido. Até o pagamento recebido ser reconciliado, pode ser criada uma falsa impressão.

Poderá evitar fazer compras, por exemplo, por pensar que o seu saldo bancário é mais baixo do que é na realidade.

É claro que, se a fatura surgir como não reconciliada – mesmo depois de ter reconciliado tudo devidamente –, isso indica que o pagamento deve ser perseguido, presumindo que os termos de pagamento acordados já expiraram.

 

Os três métodos de reconciliação bancária

Dependendo do software usado, e do banco envolvido, há três opções de reconciliação.

 

1. Reconciliação manual

O método mais antigo é, talvez, reconciliar manualmente contra o extrato bancário impresso recebido ou uma versão PDF do mesmo no computador.

Pode mesmo ter o seu online banking aberto numa janela do browser, a par do seu software, para poder comparar e reconciliar as transações.

É evidentemente o trabalho intensivo da tarefa.

O que pode significar que as pessoas simplesmente o põem de parte – o que significa que a contabilidade não lhes fornece toda a informação de que necessitam.

 

2. Download e importação

Então, a tecnologia ofereceu uma solução.

Em primeiro lugar, é por vezes possível fazer o download do extrato do banco e importá-lo para o seu software.

O que significa que a reconciliação se torna uma tarefa em que se comparam as entradas num quadro no ecrã, contra um outro.

 

3. Conexão do bank feed

Contudo, o modelo de excelência pela facilidade de uso é fazer a conexão do bank feed diretamente ao seu software, para que as transações sejam importadas automática e quase instantaneamente em plano de fundo.

Isso pode acelerar o processo de reconciliação ao ponto de se tornar algo que exige poucos minutos diários de atenção, assegurando assim que a contabilidade se mantenha sempre atualizada.

Mas depende de o seu banco suportar o Open Banking. Muitos fazem-no, mas não todos.

Com base na funcionalidade de bank feed, algumas soluções de software têm mesmo funções de reconciliação automática de transações.

Se receber regularmente um pagamento todos os meses com a mesma referência, por exemplo, pode configurar o software para o reconciliar de imediato.

E cada vez mais, a funcionalidade de inteligência artificial aperfeiçoa o processo, para que o software possa reconhecer transações novas ou irregulares e reconciliá-las automaticamente, sem intervenção do utilizador (embora seja sempre sensato verificar).

 

Porque é a reconciliação bancária importante?

A reconciliação é uma prática de negócio essencial que o ajuda a ver com clareza o que se passa com o seu fluxo de caixa.

Se não proceder regularmente à reconciliação, o seu software de gestão não indicará o dinheiro que o seu negócio tem efetivamente – e quanto pode gastar ou esperar receber.

Mas mais do que isso, se as finanças do seu negócio tiverem de ser examinadas – pelo seu contabilista no final do exercício, por exemplo, ou pelas autoridades fiscais –, a reconciliação bancária regular e rigorosa é vital.

O software de gestão de tesouraria é cada vez mais sofisticado, incluindo muitas vezes funcionalidades de reporte e dashboard.

Estas funcionalidades visam proporcionar uma visão instantânea e atualizada ao minuto das finanças do seu negócio, permitindo aos gestores agir imediatamente.

Sem uma reconciliação bancária correta, o software não poderá prestar-lhe todas as suas incríveis capacidades e informações.

Os gestores poderão simplesmente encolher os ombros ao não disporem desse nível de informação. É verdade que um negócio pode operar com sucesso sem isso.

Mas o uso de relatórios e dashboards pode proporcionar-lhe o tipo de competitividade que lhe dá vantagem sobre os seus competidores, conduzindo ao crescimento e a novos negócios.

Contudo, há uma razão ainda mais fundamental para proceder à reconciliação bancária.

Pode detetar quaisquer erros introduzidos pelo banco, como débitos, créditos ou encargos.

Nunca deve assumir que o banco está correto.

Numa linha similar, a reconciliação bancária regular pode ser uma forma muito útil de detetar atividade fraudulenta no interior do próprio negócio.

 

Como fazer a reconciliação bancária

Vamos percorrer alguns passos gerais necessários para efetuar a reconciliação bancária.

Neste caso, vamos assumir que acabou de receber um extrato bancário.

 

Passo 1: Verificar as entradas

Antes mesmo de começar, certifique-se de ter introduzido todas as transações recentes no seu software de gestão, até à data final do extrato bancário que vai usar para fazer a reconciliação.

Por exemplo, se o seu negócio implica a criação de faturas ou de ordens de compra fora do software, deve assegurar-se de que esses detalhes foram corretamente introduzidos.

 

Passo 2: Selecionar a conta bancária

Em muitos pacotes de contabilidade, o primeiro passo para a reconciliação bancária é selecionar a conta bancária que gerou o extrato.

Depois, deverá existir a opção de reconciliar transações.

 

Passo 3: Fornecer informação sumária

O próximo passo será, provavelmente, fornecer informação sumária.

O propósito é indicar ao software a data até onde vai o extrato, introduzir o balanço final do extrato e criar uma referência para seu próprio uso, caso queira visualizar essa reconciliação no futuro (tipicamente, bastará uma combinação da data).

 

Passo 4: Iniciar a reconciliação

Agora, inicia-se o trabalho de reconciliação.

Verifique o que aparece na lista contra o extrato bancário. Para reconciliar a entrada no software, poderá ter de assinalar uma caixa.

Em alternativa, o seu software poderá mostrar duas listas separadas de entradas reconciliadas e não reconciliadas.

Nesse caso, terá de mover as entradas de uma para a outra lista.

 

Passo 5: Verificar a lista

Em vez de reconciliar cada entrada individualmente, pode verificar a lista visualmente e rapidamente, e se estiver certo de que tudo está correto, selecione a opção de reconciliar todas as entradas de uma só vez.

Vale a pena lembrar que pode anular uma reconciliação mais tarde, em caso de erro.

 

 

Passo 6: Verificar subida e descida dos montantes

À medida que reconcilia entradas, deverá ver os montantes a subir e a descer nos campos de pagamentos recebidos e efetuados, abaixo da lista de transações.

Isso servirá de guia para saber se está a executar o processo de reconciliação corretamente.

 

Passo 7: Introduzir taxas bancárias e encargos

As taxas bancárias, encargos ou juros que aparecem no extrato, não figuram na lista de reconciliação do seu software.

Assim, terá de os introduzir manualmente quando estiver a reconciliar.

Deverá existir uma opção para o fazer no software e será convidado a introduzir a data e o encargo ou juro.

 

Passo 8: Rever o balanço

Uma vez concluída a reconciliação, o balanço indicado abaixo da lista de transações reconciliadas deve ser igual ao balanço-alvo, que foi o que introduziu a partir do extrato quando começou.

Se os dois não corresponderem, então algo está errado e deverá ser corrigido antes de poder continuar.

Pode ter-lhe falhado uma entrada na lista de transações, por exemplo. Ou talvez tenha uma fatura ou ordem de compra pendente, que ainda não introduziu no sistema.

Pode ter introduzido incorretamente o montante final do extrato ao iniciar o processo de reconciliação ou a data final incorreta (este último caso significa que o seu software não mostrará transações que deveriam estar incluídas na lista de reconciliação).

 

Passo 9: Dividir a tarefa se necessário

Não há necessidade de concluir todo o processo de reconciliação de uma assentada. Pode ser necessário ou mais fácil dividir a tarefa por várias etapas.

Na maior parte do software, pode simplesmente clicar para guardar a lista de reconciliação. Esta será guardada como rascunho no seu software, mas sem aplicar as reconciliações ao registo.

 

Passo 10: Adicionar as reconciliações ao registo

Uma vez tendo terminado, pode clicar para inscrever as reconciliações no registo. Neste ponto, é-lhe dada a opção de imprimir a reconciliação ou guardar uma cópia em PDF para futura referência.

Essa cópia poderá ser guardada em separado da sua contabilidade principal.

 

Ideias finais sobre reconciliação bancária

Não há como escapar da reconciliação bancária, se encarar com seriedade o seu negócio e o papel que nele desempenha.

Assim, torne-se mestre na tarefa e faça pleno uso da tecnologia moderna, para poder colher os benefícios de ter uma conexão mais estreita com as finanças da sua empresa.

Se o seu negócio abraçar a reconciliação bancária, em lugar de a ver como uma obrigação, terá uma vantagem competitiva sobre os seus adversários – e isso pode fazer toda a diferença.