Porque podem os dashboards de performance do negócio manter a sua empresa no bom caminho?

Os dados financeiros podem ser complicados e o departamento financeiro pode não ter muito tempo. A necessidade de celeridade é uma das grandes razões pelas quais os dashboards de performance do negócio são essenciais para tirar o máximo proveito do Business Intelligence.

Há um desejo comum – que existe há algum tempo – de as organizações tornarem os seus dados mais visíveis e, mais importante do que isso, mais fáceis de compreender à primeira vista, certamente no que se refere ao desempenho das empresas.

Nos casos em que há trabalhadores em locais remotos que talvez não beneficiem do ambiente da empresa, esta ferramenta fá-los sentir-se mais próximos e permite que as equipas de gestão se concentrem em tarefas críticas. Desde o início da pandemia do coronavírus (COVID-19) que isto se tornou ainda mais claro.

O que são dashboards de performance do negócio?

Os dashboards de performance do negócio podem monitorizar e simplificar conjuntos de dados complexos, oferecendo visualizações que dão a conhecer de forma rápida, mas detalhada, os atuais dados sobre o desempenho.

As visualizações incluem tipicamente métricas analíticas e indicadores-chave de desempenho.

Se os dados não lhe parecerem estar bem, pode fazer uma pesquisa e compreender as discrepâncias em segundos, em vezes de gastar horas.

De que forma podem os dashboards ajudar o seu negócio a tomar decisões mais inteligentes?

Os dashboards de performance do negócio podem ajudar a identificar áreas para melhorias, riscos e tendências.

Se os dashboards forem claros e de fácil leitura, podem oferecer, a si e aos outros decisores, informação num formato visual que seja fácil de compreender e de memorizar, e que possa ser usada para tomar decisões inteligentes rapidamente. 

Folhas de cálculo, software e dashboards

Muitos negócios (independentemente da dimensão) ainda usam aplicações de folhas de cálculo – pode usar ferramentas automáticas para criar gráficos como forma básica de visualização de dados.

À medida que o negócio for crescendo, terá de prestar menos atenção à atividade do dia-a-dia e mais tempo a analisar a visão geral.

Tem de ter cuidado para não exagerar na informação que dá aos trabalhadores e para estar consciente das mudanças na sua organização. Demasiadas mudanças em pouco tempo podem conduzir a que as pessoas voltem a abraçar velhos hábitos apenas para terminar as tarefas.

Pode enfrentar alguma resistência, se anunciar ao departamento financeiro que vai retirar as folhas de cálculo do conjunto de ferramentas que têm à disposição. As equipas financeiras, em geral, estão habituadas a usar macros e fórmulas e gostam do aspeto e da experiência que estes lhes dão. E enquanto a plataforma de business intelligence opera como uma ferramenta que gera visualizações de dados, o que lhes dá um propósito, não é pouco comum as pessoas descarregarem os dados para uma folha de cálculo para compreenderem as discrepâncias.

O software de gestão financeira irá ajudá-lo a criar relatórios que cumprem os requisitos de conformidade e que lhe permitem monitorizar a situação financeira.

Para complementar os relatórios, o software oferece dashboards que podem ser usados para apresentar informação em tempo real num formato visual, que pode ser útil para os decisores em toda a empresa.

Dicas sobre o uso de dashboards de performance do negócio

Idealmente, deverá querer que as ferramentas para comunicar informação e os dashboards façam parte do seu software de gestão financeira, em vez de serem um programa separado, e que apresentem os dados financeiros da sua empresa num só sítio. Com os dashboards pode combinar estes dados financeiros com outra informação, para ter uma visão exaustiva da empresa.

Os dados financeiros em tempo real, as medidas e os instantâneos são cruciais para que possa acompanhar a situação da sua empresa e ver sinais de aviso precoces em matéria de problemas financeiros. 

Escolher métricas e indicadores-chave de desempenho

As métricas e os indicadores-chave de desempenho a que deverá dar atenção incluem os seguintes:

Capital circulante

Essencialmente, o capital solvente é o volume de que a empresa precisa para dar passos importantes num mercado. O fluxo de caixa do dia-a-dia não chega.

Quando se tomam grandes decisões, precisa de saber se tem o capital disponível ou se está prestes a recebê-lo para poder fazer frente a uma importante movimentação ou mudança no mercado. Essa medição, o património líquido menos o passivo, não pode esperar pelo relatório do final do mês.

Fluxo de caixa operacional

O fluxo de caixa funciona a um ritmo completamente diferente do que o rendimento, as vendas e as receitas.

Mesmo que à superfície as coisas pareçam estar bem, o que está realmente no seu dashboard dita se consegue ou não pagar os salários no dia estipulado ou as contas em tempo útil para manter as operações.

Também é isso que define se consegue enfrentar situações externas, como o coronavírus, que podem ter um impacto no seu negócio e na sua situação financeira. Nessas situações pode ser necessário tomar decisões sobre investimentos importantes para não travar as operações.

Sem um balanço do fluxo de capital no banco, um negócio pode ter de fechar em poucos dias. Precisa de conseguir ver no dashboard a situação financeira da empresa em cada dia da semana. Só assim poderá planear o futuro.

Rendibilidade dos capitais

Se é uma empresa de capital aberto, os seus acionistas quererão saber para onde está a ir o investimento. A rendibilidade dos capitais é um indicador-chave de desempenho que decidirá o estado de espírito dos acionistas na próxima reunião trimestral de comunicação de dados. É importante ter em conta essa comunicação, porque isso permitir-lhe-á fazer alterações agora tendo em vista o que aí vem. A métrica de rendibilidade dos capitais divide a sua situação financeira entre a perspetiva do investimento e a das operações.

Coeficiente de endividamento

É fácil pedir dinheiro emprestado e gerar fluxo de caixa por via da dívida, mas está a gerir essa dívida?

Os pagamentos são feitos atempadamente, ou começam a ser um fardo para a sua empresa?

O rácio dívida/capital próprio é uma forma de olhar duramente para os seus compromissos e de assinalar situações em que a sua empresa se vê limitada pelas obrigações relacionadas com os empréstimos e os créditos.

Faturação das contas por pagar

Além da gestão do fluxo de caixa, a velocidade do processamento das contas por pagar é um barómetro da sua operação. A faturação rápida é sinal de que a sua empresa é solvente, que gere as obrigações e as salda, permanecendo longe do vermelho. Um ritmo de pagamento mais lento pode ser um sinal de problemas de falta de dinheiro, falta de trabalhadores com formação ou de erros que precisa de resolver.

Uma plataforma de inteligência empresarial dá-lhe o conhecimento dos dados de que precisa para perceber como os seus fornecedores se estão a portar em relação aos seus pedidos. Por exemplo, um fornecedor pode ter sido contratado para realizar três horas de trabalho, mas fatura o dia inteiro. Se for frequente, não só o seu negócio perde receitas, como isto gerará um problema de integridade do lado do fornecedor.

Faturação dos valores a receber

O crédito aos clientes só é benéfico se eles pagarem as contas. De outro modo, a sua empresa estará a prestar serviços ou a vender bens de graça. A faturação dos valores a receber é uma métrica crucial sobre a forma como o dinheiro e as receitas das vendas estão a entrar na sua conta bancária. Os atrasos podem obrigá-lo a pedir emprestado enquanto espera, ou a ter de adiar as operações.

Uma plataforma de Business Intelligence permite-lhe identificar os riscos sobre o processo de contas a receber antes de a atividade ter lugar.

Ao criar os dashboards, os decisores poderão identificar rapidamente certos clientes que estão em risco de não pagar de acordo com os termos e condições da sua empresa.

Personalize os seus dashboards

O seu dashboard deve responder às suas necessidades, incluindo os quadrantes, as medidas, os gráficos e os indicadores de desempenho que lhe possam oferecer uma fotografia imediata, clara e concisa do seu negócio.

Idealmente, deverá ter entre oito a dez indicadores-chave de desempenho, que cubram as métricas financeiras e não-financeiras, como o volume, o preço, o transporte e a utilização.

Para uma visão holística do desempenho, também poderá querer integrar dados de fora do sistema financeiro. Os dashboards financeiros modernos são interativos e personalizáveis, e é disso que precisa para conhecer verdadeiramente a sua empresa. No fundo, quererá separar, dividir e explorar os dados necessários até a um nível transacional.

Pense sobre a possibilidade de criar dashboards para diferentes utilizadores, para lhes dar a conhecer a informação de que precisam especificamente, tendo em conta o seu papel na empresa.

Transformar os dados em tempo real em conhecimento prático

A sua equipa financeira precisa de tentar manter-se a par das novas fontes de análise e de conhecimento, e se o seu sistema financeiro for capaz de transmitir e de atualizar os dados em tempo real, poderá divulgar relatórios mais rápido e com mais frequência.

Também estará a aliviar a pressão sobre a elaboração de relatórios no final do mês, porque já conhecerá os problemas e poderá agir em conformidade – será capaz de acompanhar e reagir aos problemas rapidamente.

Uma solução financeira com base na cloud será crucial para a comunicação e a análise de dados em tempo real, já que pode ir buscar informação a diferentes entidades e fontes.

Poderá eliminar as perdas de tempo com as transferências de tarefas, a comunicação manual de dados, as folhas de cálculo externas e os erros associados, que podem constituir uma praga para a sua equipa no momento de comunicar informação financeira.