Joaquim Machado exerce atualmente funções nas áreas de Compliance, Alliances e Business Development na Sage Portugal. Previamente nos últimos anos foi responsável pela equipa de desenvolvimento da Sage Portugal. Com mais de 30 anos de experiência em software de gestão, desempenhou variadissimos papéis, em diversas áreas, desde o Suporte a Clientes, Product Management, Alliances Manager e Unit Business Manager.
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Até 30 de setembro*, as empresas terão de proceder à entrega do Relatório Único, obrigação legal a cumprir todos os anos, sempre referente ao exercício anterior. Devem fazê-lo todas as entidades empregadoras com trabalhadores por conta de outrem, abrangidas pelo Código de Trabalho, tendo o prazo começado a contar a 16 de abril.
A informação dirá, desta vez, respeito a 2020, ano de arranque da pandemia, o que significa que há algumas diferenças e especificidades a ter em conta, nomeadamente por força do teletrabalho e do regime de layoff.
O que muda (ou não) com o teletrabalho
Nas áreas de atividade onde o trabalho remoto é possível, nomeadamente os relacionados com a prestação de serviços, o teletrabalho instalou-se, de forma por vezes ininterrupta, desde março de 2020.
1. Onde alocar os trabalhadores em teletrabalho
No preenchimento dos tópicos relativos aos sistemas de gestão de unidades locais, os trabalhadores em teletrabalho devem ser alocados ao estabelecimento ou unidade local da empresa a partir da qual recebem instruções, ainda que estejam a trabalhar à distância.
2. Que códigos de tipo de contrato escolher para os trabalhadores que passaram ao teletrabalho
Caso o teletrabalho tenha sido instituído – total ou parcialmente – apenas por força da pandemia, tendo caráter temporário, os códigos a usar no preenchimento dos anexos A (quadros de pessoal) e B (fluxo de entradas e saídas) não sofrem alterações. No preenchimento do Relatório Único referente a 2020, os códigos de tipos de contratos associados ao teletrabalho só devem ser selecionados se, de facto, tiver ocorrido uma alteração do tipo de vínculo entre trabalhador e empresa ou no caso de uma contratação feita já nesses termos.
3. Como inscrever o teletrabalho para efeitos da Segurança e Saúde no trabalho
Já para efeitos do preenchimento do anexo D (segurança e saúde no trabalho), se o trabalhador esteve em teletrabalho na maior parte do tempo, e não nas instalações da unidade local respetiva, deve ser inscrito na rubrica 3.1.2.3. (‘outros trabalhadores, em regime de teletrabalho ou trabalhadores no domicílio’).
4. Contabilização das horas de teletrabalho
Também para efeitos da segurança e saúde no trabalho (anexo D), e somente para este efeito, apenas devem ser contabilizadas as horas trabalhadas na unidade local quando os trabalhadores estiveram a maioria do ano em teletrabalho.
Como registar as alterações provocadas pelo regime de layoff
O regime de layoff veio tentar travar o número de despedimentos nos setores mais afetados pela pandemia, na esperança de que um regresso à normalidade volte a justificar essa força de trabalho.
1. Adoção do layoff dá direito a dispensa da entrega do Relatório Único?
Não. Mesmo uma empresa que esteja desde o arranque da pandemia com os trabalhadores em layoff total tem de entregar o Relatório Único. O layoff pressupõe a manutenção dos postos de trabalho, o que mantém o estatuto das empresas em causa enquanto entidades empregadoras com trabalhadores por conta de outrem.
2. Contabilização de cortes salariais
Caso a remuneração paga aos trabalhadores tenha sido inferior à que lhes era devida, por estes terem estado abrangidos pelo layoff simplificado ou pelo apoio extraordinário à retoma progressiva de atividade, tal deverá ser reportado e deve ser identificado o motivo.
3. Contabilização das horas trabalhadas, quando em layoff
Para efeitos do reporte dos dados relativos à segurança e saúde no trabalho (anexo D), as horas correspondentes ao período em que os trabalhadores estiveram em layoff não devem ser consideradas. Somente as horas efetivamente trabalhadas, incluindo as suplementares, deverão ser tidas em conta para este efeito.
Efeitos da Covid-19 nas horas trabalhadas
1. Registo das horas não trabalhadas em resultado da pandemia
As horas não trabalhadas por força das restrições impostas pela pandemia devem ser registadas no Relatório Único. Tanto quando a ausência teve uma relação direta com a Covid-19 (suspensão parcial ou temporária via layoff ou medidas de apoio à retoma progressiva, isolamento profilático, quarentena, entre outros), como nas situações de relação foi indireta (encerramento de escolas, por exemplo). Em ambos os casos, devem ser identificados os motivos.
2. SARS-CoV-2 e Covid-19: gestão da segurança e saúde no trabalho
Tendo ou não sido observada a ocorrência de casos positivos de SARS-CoV-2 entre os trabalhadores da empresa, o risco da atual pandemia deve ser assinalado na área do Relatório Único relativa à identificação dos fatores de risco. Em concreto, na rubrica relativa aos fatores de risco biológico, deverá também ser especificado o número de trabalhadores potencialmente expostos, as avaliações feitas e as medidas de prevenção adotadas.
Depois, e por causa da crise pandémica, foram criados novos códigos para o registo deste fator de risco biológico assim como para a informação a prestar quanto à promoção e vigilância da saúde dos trabalhadores.
Até porque, recorde-se, todas as empresas estavam já obrigadas a divulgar, quando é identificado um fator de risco, que planeamento de prevenção e acompanhamento foi desenhado para o efeito, seja pela via das ações de imunização, seja nas ações de promoção da saúde no trabalho, nas de informação, consulta ou formação ou através dos exames complementares realizados.
O Relatório Único, que permite ter informação sobre as condições de trabalho existentes nas empresas e a política de gestão de recursos humanos, tem, este ano, um período de entrega diferente, entre 16 de abril e 30 de junho.
Ainda assim, não são de excluir alterações em termos de calendário. Isto porque têm existido algumas dificuldades técnicas na plataforma através da qual é feita a entrega do Relatório Único. Numa nota publicada no site do Ministério do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social, à data da publicação deste artigo, é dito que se está a trabalhar para resolver o problema.
*O prazo de entrega foi adiado de 30 de junho para 30 de setembro.
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