Dez chaves infalíveis para aumentar a produtividade laboral na sua equipa

Neste artigo, aprenderá várias técnicas para aumentar a produtividade laboral na sua equipa e os segredos para medir o progresso obtido.

• A pergunta chave é: O que pode a sua empresa fazer para aumentar a produtividade laboral? Que medidas eficazes podem ser tomadas?
• Planos de formação específicos representam uma das estratégias utilizadas pelas empresas com o objetivo de melhorar a produtividade e a eficiência dos recursos humanos.

Atualmente, o nível de produtividade do trabalho em Portugal corresponde a 72% dos níveis registados na zona Euro. Isto significa que a produtividade por trabalhador é 28% inferior à média dos países do espaço da moeda única, segundo o Eurostat. Para melhorar estes indicadores, é necessário aplicar e monitorizar políticas para melhorar a produtividade. Neste artigo, vamos centrar-nos na produtividade laboral e nas medidas que podem ser tomadas para a otimizar.

CONTEÚDO DO POST

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O que é a produtividade laboral?

A produtividade laboral é frequentemente associada à capacidade de efetuar mais tarefas em menos tempo. No entanto, pode ser simplesmente definida como os recursos consumidos no trabalho para alcançar um resultado.

A fórmula é a seguinte:

Produtividade laboral = Bens produzidos ou serviços prestados/Recursos utilizados

Não se trata apenas de obter mais resultados em menos tempo, mas também de ter uma vida mais saudável e um equilíbrio adequado entre a vida profissional e a vida privada. Desta forma, a saúde e o bem-estar geral dos trabalhadores são protegidos. Por outras palavras, ser produtivo não é trabalhar mais horas, mas sim trabalhar menos e obter bons resultados.

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Porque é que é importante medir a produtividade laboral na sua empresa?

A produtividade está diretamente relacionada com o crescimento da empresa e medi-la irá ajudá-lo a:

• Definir objectivos para a sua empresa e prever problemas futuros.
• Conhecer os seus colaboradores e saber quais os elementos que funcionam e os que têm um impacto negativo na sua organização.
• Verificar se as metodologias de trabalho que utiliza são úteis ou se precisa de mudar alguma coisa.
• Descobrir as causas da baixa produtividade e encontrar soluções.
• Medir a evolução das medidas de produtividade que tenha implementado e corrigir desvios.

A produtividade é definida como os recursos consumidos no trabalho para alcançar um resultado.

Dez chaves para aumentar a produtividade laboral da sua equipa

A produtividade laboral faz a diferença entre as empresas e pode influenciar o seu desenvolvimento futuro. Estas são algumas técnicas para a melhorar:

1. Reuniões em excesso: apenas o essencial

Em quantas reuniões já participou em que não se chega a acordos ou não se definem objetivos? É provável que em muitas. Um estudo de Harvard afirma que 70% das reuniões impedem os colaboradores de realizar um trabalho produtivo. Para evitar que isso aconteça, pode tomar várias medidas:

• Verificar se a reunião é necessária ou se o assunto pode ser resolvido com um telefonema.
• Controlar quem são as pessoas cuja presença é imprescindível na reunião.
• Estabelecer uma ordem de trabalhos, em colaboração com todos os participantes, e respeitá-la.
• Elaborar uma ata da reunião com os pontos acordados.
• Evitar que a reunião trate de questões não incluídas na ordem de trabalhos.
• Dar a palavra a cada participante, por ordem.

Na empresa norte-americana Mekle, por exemplo, as reuniões são focadas em encontrar soluções e centradas no cliente. O tempo máximo de duração costuma ser limitado a 50 minutos, e entre 2 e 10 pessoas no máximo.

De acordo com um estudo de Harvard, 70% das reuniões impedem os trabalhadores de realizar um trabalho produtivo.

2. E se aplicares a técnica pomodoro?

Lembra-se dos temporizadores de cozinha em forma de tomate? Pois bem, eles são uma ferramenta muito útil para esta técnica concebida por Francesco Cirilo. A ideia é trabalhar por períodos de 25 minutos e fazer pausas de 20 minutos. É uma forma de se concentrar numa tarefa e descansar, para que a concentração se mantenha e a atividade seja concluída em menos tempo.

3. A primeira coisa: comer um sapo vivo

Mark Twain disse: “Coma um sapo vivo logo de manhã e nada de pior lhe acontecerá durante o resto do dia”. Isto significa que é melhor começar o dia com as tarefas mais difíceis e que menos nos apetece fazer, para deixá-las concluídas e depois concentrarmo-nos em atividades mais fáceis e agradáveis.

4. Antes de tudo: flexibilidade

De acordo com o estudo Workmonitor da Randstad, 97% dos trabalhadores portugueses classificam o equilíbrio entre a vida profissional e familiar como um dos critérios mais importantes na escolha de uma empresa para trabalhar, com 62% a afirmar que o lado pessoal tem mesmo um peso maior em relação ao profissional. A flexibilidade ajuda nesta conciliação e pode ser de diferentes tipos:

• Salarial. Depende de variáveis como o desempenho ou o esforço.
• No espaço de trabalho. Consiste na possibilidade de trabalhar fora dos escritórios da empresa.
• Funcional. As equipas de trabalho são criadas com base nas competências de cada colaborador.
• Jornada de trabalho. Neste caso, é possível adaptar o dia de trabalho às circunstâncias de cada trabalhador.

97% dos trabalhadores portugueses classificam o equilíbrio entre a vida profissional e familiar como um dos critérios mais importantes na escolha de uma empresa para trabalhar

5. Feedback: sim e bidirecional

Para cada colaborador e gestor da sua empresa, e mesmo para a própria organização, é essencial saber o que estão a fazer bem e o que podem melhorar nas suas atividades diárias. Pode propor avaliações de 360 graus para determinar estes aspetos, de modo que haja uma avaliação contínua e que as áreas a melhorar sejam rapidamente identificadas. Para isso, é possível considerar a utilização de inquéritos anónimos ou reuniões individuais para trocar ideias com cada empregado ou dirigente.  

6. Digitalização 100%

As ferramentas digitais, como um software de recursos humanos, são excelentes para melhorar a produtividade laboral porque:

• Automatizam tarefas.
• Encontram os pontos de melhoria.
• Evitam erros e duplicação de tarefas.
• Medem a produtividade.
• Podem fazer previsões futuras.
• Reduzem o tempo gasto em cada tarefa.

Este tipo de ferramentas são especialmente úteis para o teletrabalho, uma vez que são fáceis de utilizar e ajudam a garantir um intercâmbio contínuo de informações que facilita o trabalho em equipa, mesmo à distância. Além do software de recursos humanos, pode utilizar ferramentas como:

• as videoconferências,
• o armazenamento na nuvem,
• os chats em grupo
• ou as plataformas para gerir o trabalho em equipa.

7.Deteta os rabbit holes

Lembra-se de “Alice no País das Maravilhas”? A protagonista caía numa toca de coelho e perdia a noção do tempo. Isso é o que acontece com as reuniões e outras atividades que funcionam como lugares onde as horas passam sem que nos apercebamos. O importante é compreender esses momentos e evitá-los.

8. De passar o tempo a trabalhar por objetivos

Durante muito tempo, tivemos a ideia de que os empregados não iam para casa até cumprirem o seu dia de trabalho (mesmo que tivessem terminado as suas tarefas) ou até que o seu chefe saísse. Esta é uma forma de os colaboradores perderem a motivação e a empresa tornar-se pouco produtiva. A solução: trabalhar por objetivos. Estabeleça os objetivos da empresa, tanto gerais como para cada empregado, e avalie o progresso.

9. Pausas sim, distrações não

Quer se trabalhe a partir de casa ou na empresa, é necessário fazer pausas e evitar distrações. Alguns estudos indicam que os comportamentos mais comuns consistem na utilização da Internet, correio eletrónico e redes sociais. Para evitar essas situações, podem ser adotadas várias medidas:

• Silenciar as notificações do telemóvel.
• Definir um momento do dia para responder a chamadas e e-mails.
• Trabalhar num local tranquilo e silencioso.
• Estabelecer períodos de tempo de atividade e de descanso e cronometrá-los a ambos. Neste ponto, pode-se aplicar a Técnica Pomodoro que detalhámos anteriormente.

10. Medir a produtividade

Parece óbvio, mas a melhor forma de incrementar a produtividade laboral, após ter implementado as ações que propusemos, é medi-la. Como? Estabelecendo KPIs (Key Performance Indicators) relevantes e utilizando um software de recursos humanos. Os KPIs que pode aplicar são os seguintes:

• Nível de absentismo.
• Índice de rotatividade de pessoal.
• Benefício gerado por cada colaborador.
• Tempo médio para cada tarefa.
• Taxa de cancelamento de clientes.

Medir e melhorar a produtividade laboral da sua empresa ajudará a otimizar o uso dos recursos disponíveis, melhorar os processos, atingir os objetivos estabelecidos em menos tempo e tomar decisões com base em dados reais e atualizados.

Nota do editor: Este artigo foi originalmente publicado em castelhano e posteriormente traduzido e adaptado para português.