Prestação de contas: o corolário da qualidade do trabalho do contabilista

Apesar de terem sido prorrogadas as datas-limite (1) para a realização das assembleias gerais das sociedades comerciais, das associações ou das cooperativas (2), não obstante a possibilidade de realização de assembleias gerais através de meios telemáticos nos termos legais (3), para 30 de junho de 2021, esta é uma atividade de grande relevância e o corolário, para os contabilistas, do trabalho de todo um exercício económico, que ocorre, normalmente, nos primeiros meses de cada ano.

Por isso, nesta fase, devem os contabilistas e as administrações das entidades dedicar suficiente tempo para garantir que a elaboração das demonstrações financeiras, de acordo com cada tipologia de empresas ou para as entidades do setor não lucrativo (4), cumpram os objetivos essenciais de “proporcionar informação acerca da posição financeira, do desempenho e das alterações na posição financeira de uma entidade que seja útil a um vasto leque de utentes na tomada de decisões económicas” (5).

Esta é uma fase crucial e que tem consequências relevantes, e de longo prazo, na relação das entidades com os destinatários da informação, nomeadamente os financiadores, os investidores, o estado e demais interessados.

O que verdadeiramente importa, nesta fase, é que as demonstrações cumpram os pressupostos subjacentes, ou seja:

1. O regime de acréscimo (6): através do qual “os efeitos das transações e de outros acontecimentos são reconhecidos quando eles ocorram (e não quando caixa ou equivalentes de caixa sejam recebidos ou pagos) sendo registados contabilisticamente e relatados nas demonstrações financeiras dos períodos com os quais se relacionem”, ou seja, a devida especialização dos exercícios. Recorda-se, a este propósito, que faturação (7) e crédito (8) ou mais frequentemente definido como volume de negócio (9), são conceitos completamente distintos. Faturação é um ato administrativo e de natureza fiscal, e o reconhecimento e mensuração do volume de negócios implica o uso de princípios e normas de natureza contabilística que exigem conhecimentos técnico-científicos e uma adequada representação das operações económicas das entidades. Isto é, faturação não representa necessariamente volume de negócios, e quebra de faturação não representa necessariamente perda de rendimentos, ou quebra no resultado das atividades.
2. Continuidade (10): “As demonstrações financeiras são normalmente preparadas no pressuposto de que uma entidade é uma entidade em continuidade e de que continuará a operar no futuro previsível. Daqui que seja assumido que a entidade não tem nem a intenção nem a necessidade de liquidar ou de reduzir drasticamente o nível das suas operações; se existir tal intenção ou necessidade, as demonstrações financeiras podem ter que ser preparadas segundo um regime diferente e, se assim for, o regime usado deve ser divulgado”. Para este tema cumpre dar especial enfoque à recomendação técnica n.º 2 (11), publicada pela Comissão de Normalização Contabilística e disponível no respetivo sítio na internet (12).

É com base nos procedimentos que conduziram à preparação e apresentação das demonstrações financeiras que cumpram estes requisitos e as demais condições previstas na estrutura concetual, nas bases de apresentação de demonstrações financeiras (13) e em cada uma das normas contabilísticas aplicáveis, que realmente se pode aferir da qualidade do trabalho de um contabilista. O mero registo em contas, sendo importante, não passa de um ato administrativo cada vez mais automatizável.

A preparação das demonstrações financeiras e o SAF-T da contabilidade

No que respeita à estrutura e conteúdo das demonstrações financeiras a apresentar às Assembleias gerais, estas devem respeitar o previsto na respetiva normalização contabilística (14), de acordo com a tipologia de entidade e regime contabilístico aplicável, e depositadas na Conservatória do Registo Comercial (15)

Quando as demonstrações financeiras eram depositadas, em papel, na Conservatórias Comerciais, havia um tempo perdido em filas de espera, mas a questão ficava resolvida. Contudo, esta tarefa que deveria ser simples, tem vindo a escalar em tempo perdido e custos de contexto, para os contabilistas e para as empresas. Para efeitos de pré-preenchimento da IES (16) a legislação relativa ao SAF-T (17), tem vindo a introduzir regras e exigências que, nalguns casos, criam exigências não requeridas pelas normas contabilísticas, ou sequer, pelos códigos fiscais. Por exemplo, a necessidade de registo contabilístico autónomo, documento a documento, apenas para gerar a “chave única do movimento contabilístico” (18).

Por outro lado, a possibilidade de rejeição do ficheiro SAF-T relativo à contabilidade quando não forem respeitados os critérios de validação da AT (19). Tais critérios exigem uma ligação das contas contabilísticas aos planos fiscais, vulgo “taxonomias” (20), para a agregação destas em demonstrações financeiras, que assim são produzidas automaticamente por regras impostas pela Autoridade Tributária e Aduaneira (ATA), com o pré-preenchimento do Anexo A da IES (21) publicadas através de instruções de preenchimento da IES e não, necessariamente, de acordo com a normalização contabilística.

Podem assim derivar desconformidades com as demonstrações financeiras efetivamente aprovadas em Assembleia Geral que são inaceitáveis. A proposta de resolução prevista na legislação fiscal para suprir esta desconformidade é a seguinte: “Os campos da declaração que tiverem sido pré-preenchidos nos termos do número anterior não são editáveis, podendo ser corrigidos mediante nova submissão do ficheiro SAF-T (PT) relativo à contabilidade (22)”. E, se fora do prazo, aplicada a respetiva coima.

Recorde-se a este propósito que “o registo da prestação de contas consiste no depósito, por transmissão eletrónica de dados e de acordo com os modelos oficiais previstos em legislação especial, da informação constante dos seguintes documentos (23):

a) Ata de aprovação das contas do exercício e da aplicação dos resultados;

b) Balanço, demonstração de resultados e anexo ao balanço e demonstração de resultados;

c) Demonstração dos resultados;

d) Demonstração das alterações no capital próprio/património líquido;

e) Demonstração de fluxos de caixa;

f) Anexo às demonstrações financeiras;

g) Certificação legal das contas;

h) Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.”

Isto é, os modelos oficiais devem estar em conformidade com a estrutura da informação prevista na normalização contabilística para a apresentação das demonstrações financeiras e nunca o contrário.

O pré-preenchimento da IES é mais um custo de contexto

Desde 2019 que se tem assistido a uma sobreposição galopante das regras de natureza fiscal sobre a contabilidade e a legislação comercial. Este processo deve ser, definitivamente, travado, porque é incorreto e porque tem originado enormes custos de contexto para as empresas e para os contabilistas, bem como muito tempo perdido.

Os softwares usados pelos contabilistas, para a preparação da informação contabilística, já se encontram devidamente estruturados, há muitos anos. Os que já existem estão preparados para solucionar a necessária eficácia para elaboração prévia das demonstrações financeiras, a partir das contas contabilísticas, e até para o preenchimento de algumas notas do anexo, quando obrigatório, sem necessitarem de mais regras e momentos declarativos prévios.

A criação de mais uma obrigação declarativa (24) para pré-preencher alguns quadros do Anexo A da IES, não se justifica.

[1] Art. 12.º do Decreto-Lei n.º 22-A/2021, de 17 de março
[2] No caso das cooperativas e das associações com mais de 100 cooperantes ou associados, as assembleias gerais que devam ter lugar por imposição estatutária podem ser realizadas até 30 de setembro de 2021
[3] Decreto-Lei n.º 76-A/2006, de 29 de março
[4] Portaria n.º 220/2015, de 24 de julho
[5] § 12 da Estrutura conceptual, publicada pelo Aviso n.º 8254/2015
[6] § 22 da Estrutura conceptual, publicada pelo Aviso n.º 8254/2015
[7] Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro
[8] NCRF 20 – Rédito, publicada pelo Aviso n.º 8256/2015, para o regime geral.
[9] «Volume de negócios líquido» o montante que resulta da venda dos produtos e da prestação de serviços, após dedução dos descontos e abatimentos sobre vendas, do imposto sobre o valor acrescentado e de outros impostos diretamente ligados ao volume de negócios, conforme disposto na alínea i) do n.º 1 do art. 2.º do Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13 de julho, na redação dada pelo Decreto-Lei n.º 98/2015 de 2 de junho
[10] § 23 da Estrutura conceptual, publicada pelo Aviso n.º 8254/2015
[11] Tratamento dos impactos da COVID-19 no relato financeiro das empresas e entidades em SNC dos exercícios que encerram após 31 de dezembro de 2019 (aprovada em 06 de maio de 2020.
[12] http://www.cnc.min-financas.pt/COVID19_CNCE.html
[13] Anexo ao Decreto -Lei n.º 158/2009, de 13 de julho, na redação dada pelo Decreto-Lei n.º 98/2015 de 2 de junho
[14] Portaria n.º 220/2015 de 24 de julho
[15] Alínea n) do n.º 1 do art. 3.º do Código do Registo Comercial
[16] Decreto-Lei n.º 8/2007, de 17 de janeiro
[17] Portaria 321-A/2007, de 26/03
[18] Notas técnicas do campo 3.4.3.1 da estrutura de dados prevista no anexo da Portaria n.º 1192/2009, de 08/10
[19] N.º 4 do art. 3.º da Portaria n.º 31/2019, de 24 de janeiro
[20] Portaria n.º 302/2016, de 2 de dezembro
[21] N.º 1 do art. 4.º da Portaria n.º 31/2019, de 24 de janeiro
[22] N.º 2 do art. 4.º da Portaria n.º 31/2019, de 24 de janeiro
[23] Art. 42.º do Código do Registo Comercial
[24] Portaria n.º 31/2019, de 24 de janeiro