A importância da mobilidade na gestão empresarial moderna

Como a mobilidade empresarial está revolucionando a gestão de negócios, promovendo eficiência, flexibilidade e inovação com soluções digitais que permitem o acesso a dados e operações a partir de qualquer lugar.

• Mobilidade empresarial permite que as empresas operem com maior agilidade e otimizem recursos.
• Adotar soluções de mobilidade é essencial para aumentar a produtividade e garantir vantagem competitiva no mundo digital.

Com um ambiente empresarial cada vez mais competitivo, a informação deverá estar mais disponível e acessível para um adequado suporte à tomada de decisão. Para ser gerada maior mobilidade na gestão empresarial, é necessário acelerar o processo de desmaterialização do suporte das transações internas e externas, com vista à melhoria da eficiência dos processos administrativos, mas também como necessidade para a produção de informação mais tempestiva, em maior quantidade e de maior qualidade.

A substituição do papel por bases de dados, disponíveis em condições de acesso em qualquer momento e por diversos meios (Ex. “cloud”) é inevitável e pode gerar ganhos muito relevantes em termos de economia de recursos, quer em termos de elementos físicos consumidos, quer em termos de tempo de ocupação de recursos humanos em atividades como a recolha, o processamento e a conferência da informação. Para além disso, deverá contribuir para a disponibilização da informação em condições que promovam a decisão em tempo real, ou quase real, permitindo a necessária mobilidade no acesso à informação de suporte à gestão.

CONTEÚDO DO POST

Não perca a oportunidade de digitalizar sua empresa e melhorar sua eficiência com o Sage One. Comece a sua transformação agora!

Pressupostos fundamentais da informação

A substituição do papel por dados (bases de dados) deverá, contudo, assegurar alguns pressupostos fundamentais da informação mais sensível dos negócios, tais como:

• Confidencialidade: a informação só deverá estar acessível a pessoas autorizadas. No caso da informação económica e financeira da atividade empresarial, incorpora ainda aspetos de concorrência e de segredos de negócio, como por exemplo a carteira de clientes, os fornecedores, os preços praticados, as margens, ou as políticas de descontos. Por isso, os dados deverão estar disponíveis apenas a utilizadores autorizados. 
• Integridade: ao garantir que a informação mantém a sua origem e não pode ser alterada, isto é, depois de produzida e devidamente validada, não pode ser modificada.
• Disponibilidade: Ao garantir que os dados das organizações precisam estar disponíveis em qualquer momento e por diversos meios, que permitam uma gestão dinâmica da informação.
• Autenticidade: Ao permitir identificar e registar o utilizador que produziu ou modificou a informação.

COMPARTILHA! A mobilidade empresarial está transformando a forma como trabalhamos, oferecendo flexibilidade, inovação e eficiência. Descubra mais sobre como sua empresa pode se beneficiar! 

Condições fundamentais para assegurar a informação tempestiva

Para uma transição que permita o acesso à informação em suportes móveis é necessário assegurar 3 condições fundamentais, que devem ser desenvolvidas em articulação, sob o risco de serem originadas entropias que podem comprometer o sucesso desejado:

1. Investimento em tecnologia;
2. Novos processos e procedimentos de trabalho;
3. Novos conhecimentos e competências.

Investimento em tecnologia

A desmaterialização das operações e a sua disponibilização em bases de dados implicam o suporte em tecnologia apropriada, quer em termos de hardware, quer através de software, bem como a meios de comunicação cada vez mais em tempo real (“on-line”), que permitam assegurar a eficiência dos processos e o acesso à informação. 

Novos processos e procedimentos de trabalho

A evolução tecnológica e o uso de novos, e mais sofisticados, meios de recolha, gestão, guarda, e comunicação de informação obriga a uma reformulação dos procedimentos de trabalho, e a introdução de novos processos, baseados em dados e sistemas que comunicam e interagem sem suporte de papel. Serão necessários o desenho e o desenvolvimento de sistemas, bem como a parametrizações das transações para o tratamento dos dados que, para além dos tradicionais conhecimentos técnicos, exigem novas competências no uso destes tipos de sistemas de informação. 

Em vez de dados impressos em papel, em pasta de arquivo, temos de saber usar, organizar e processar bases de dados, e arquivos eletrónicos, com vista ao necessário aumento da produtividade com o mesmo tempo de trabalho e uma melhor qualidade do serviço do ponto de vista técnico, para se obter o devido sucesso em indicadores críticos de desempenho como custos, qualidade, níveis de serviços e agilidade.

Novos conhecimentos e competências

Com a introdução de novos sistemas, novos processos e procedimentos, é inevitável a aquisição de novos conhecimentos e competências por parte dos utilizadores da informação, tais como o manuseamento dos sistemas, a automatização de processos (ex. Sage One) e o uso de software de gestão de projetos/tarefas e ferramentas colaborativas. É também cada vez mais usada a Inteligência artificial como os “RPA – Robot Process Automation”, que conseguem aprender, imitar e executar processos baseados em regras na construção de fluxos de tarefas para cada processo, sem necessidade de conhecimentos de programação, permitindo determinar os comandos a serem executados em cada etapa, contribuindo para a libertação de tempo a usar em atividades de maior valor acrescentado como a interpretação dos dados e o suporte à tomada de decisão.

Para uma utilização mais eficiente da informação, como suporte à gestão, é necessário assegurar que esta seja processada de forma mais célere e se encontre disponível em condições de acesso em diversos dispositivos, que permitam mobilidade, contribuindo para o acompanhamento permanente dos indicadores relevantes da gestão empresarial tais como o volume de negócios, as margens, os limites de crédito, a carteira de encomendas, o crédito vencido ou a posição da tesouraria.