Como os sistemas ERP podem transformar a gestão de projetos complexos

Descrevemos como apoiar-se em ferramentas ERP para a gestão de projetos complexos. Explicamos quais os benefícios que oferece e como um ERP pode ser uma alavanca para o crescimento empresarial.

• A gestão de projetos complexos é um requisito comum para o crescimento.
• As ferramentas ERP trazem coerência e organização ao fluxo de dados.

Os projetos complexos são algo que faz parte do quotidiano das empresas. Em organizações de dimensão média é habitual surgirem inovações em diversas áreas. Por isso, ao entrar em terrenos desconhecidos, o habitual é procurar apoio em ferramentas que, como o ERP, facilitam a gestão de projetos.

De facto, as vantagens das ferramentas ERP tornam-se mais evidentes quando o ambiente e os projetos se tornam complexos. Uma breve revisão dos benefícios que proporcionam explica por que se tornaram indispensáveis para negócios em crescimento.

CONTEÚDO DO POST

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O papel das ferramentas ERP no planeamento

As tarefas de planeamento são essenciais para qualquer grande projeto. Permitem abordar a estratégia e dar sentido às decisões do dia a dia. Por isso, a qualidade do planeamento condiciona a credibilidade do projeto e estimula o compromisso das várias partes interessadas.

Nesse sentido, a nova era do ERP conta com ferramentas, como o Sage X3, que funcionam como ponto de articulação. Permitem uma abordagem colaborativa que favorece a coordenação e que melhora significativamente a compreensão do conjunto de fatores envolvidos na tomada de decisões.

Diferentes tipos de controlo

Em todo o projeto complexo podem surgir desvios em relação ao que foi planeado. As medidas de correção podem ser delicadas e envolver várias áreas. As ferramentas ERP ajudam a orientar todos os pontos de vista.

Além disso, o ERP pode exercer um papel regulador. Afinal, é uma ferramenta informática que pode incorporar funções automáticas. Estas permitem iniciar ações para que a tendência do projeto seja em direção ao equilíbrio.

A fluidez na gestão de projetos

Um dos grandes problemas dos projetos complexos é a sua maior propensão para criar bloqueios. A melhoria no planeamento proporcionada pelos ERP faz com que estes se apresentem com menor frequência.

No entanto, quando um ponto de estrangulamento impede o progresso, o ERP contribui para encontrar a solução equilibrada o mais rapidamente possível. Afinal, a visão é mais profunda e a capacidade de síntese permite encontrar soluções mais rápidas e precisas.

As ferramentas ERP como motor de comunicação

Internamente, desempenham o papel de plataforma unificada. É mais fácil comunicar com uma base comum. Colaboradores com tarefas diferentes partilham uma ferramenta que cria pontes entre as diversas formas de expressão de cada área.

Externamente, a boa gestão dos dados traduz-se em relatórios de maior impacto. É possível encontrar com mais facilidade uma abordagem de apresentação a terceiros que seja compreensível e crie impacto no ponto exato. Isso é especialmente importante em áreas tão relevantes como a procura de financiamento ou o fecho de grandes contratos.

A mudança cultural após o ERP

Uma boa adaptação da equipa a um novo ERP é um passo gigante na transição tecnológica de um negócio. Representa um certo esforço, mas a ferramenta acaba por ser vista como uma alavanca de crescimento.

O sucesso nessa experiência, pelo seu caráter global, promove uma mudança cultural. As equipas tendem a ver com mais facilidade a incorporação de qualquer outro tipo de tecnologia. A experiência acaba por gerar confiança.

A otimização da dimensão do projeto

Quando temos em mãos um projeto complexo, podem surgir tentações ligadas à sua dimensão. Por outro lado, pode haver medo de ficar soterrado em complicações existindo a tendência para simplificar demasiado. Também é possível o contrário: sentir-se demasiado confiante por estar a desenvolver iniciativas ambiciosas.

Ambas as atitudes, embora compreensíveis, são prejudiciais. É preciso encontrar um equilíbrio e assumir o grau de complexidade otimizado. A questão é que um ERP pode ajudá-lo a entender melhor o seu negócio e apoiá-lo nos dados para decidir quais as complicações que vale a pena trabalhar.

A necessidade de organizar as finanças e a gestão comercial

A avaliação dos investimentos e do financiamento necessita constantemente de informação comercial que guie as expectativas de vendas e a necessidade de recursos. Ao mesmo tempo, a situação financeira do seu negócio condiciona as decisões de aprovisionamento e venda. E, quanto mais complexo for um projeto, maior será também a necessidade de que ambas as áreas trabalhem em conjunto.

Nesse sentido, o ERP oferece-lhe a oportunidade de melhorar os fluxos de intercâmbio entre os departamentos comercial e financeiro. Uma abordagem colaborativa pode aperfeiçoar os processos de dados.

O apoio imprescindível do ERP ao cumprimento normativo

Os projetos complexos exigem um esforço especial no cumprimento normativo. Cada norma atua como uma restrição que delimita até onde se pode ir e quais as barreiras que não devem ser ultrapassadas. Por isso, ter uma ferramenta que contribua para encaixar juridicamente o negócio é uma fonte de confiança.

Felizmente, o processo está a tornar-se cada vez mais natural. De facto, as próprias normas estão a avançar para uma filosofia de cumprimento por design, como a que está a ser implementada com a faturação. As ferramentas informáticas do negócio, sejam ERP ou de qualquer outro tipo, devem alinhar-se com processos orientados ao cumprimento.

O ponto de referência na gestão de projetos

A gestão de um projeto pode ser abordada de várias formas. De modo geral, é comum procurar ferramentas que minimizem a complexidade. Pode-se ter uma grande ambição empresarial e propor ações que parecem difíceis, mas é necessário procurar um ponto de referência acessível.

Neste contexto, o ERP é uma fonte de organização de dados. Deve apoiar tanto a análise detalhada como a tomada de decisões intuitiva. Deve ser minucioso e detalhado, mas sem perder de vista a coerência do projeto. Em resumo, deve ser o apoio necessário para compreender e gerir empresas complexas.

Dedicar tempo a um ERP deve ser visto como um investimento. Contribui para encontrar a melhor ferramenta para navegar no mundo da complexidade e colocá-la em prática com sucesso.

Nota do editor: Este artigo foi originalmente publicado em castelhano e posteriormente traduzido e adaptado para português.