É bom saber que temos dinheiro suficiente na carteira para comprar pão quando entramos na padaria, mas é ainda melhor saber que amanhã também vamos dispor de moedas suficientes para voltar à padaria e comprar o pão do dia. Gerir o fluxo de caixa é não só conhecer a sua situação num determinado momento, mas também antecipar as despesas previstas – e estar em posição de lidar com quaisquer despesas imprevistas.
Esta gestão de tesouraria é particularmente relevante se quiser estar preparado para tirar partido de todas as oportunidades neste ambiente incerto em que vivemos há um ano. Mas mesmo que o contexto não seja de crise, Covid ou outra, gerir o fluxo de caixa é um exercício essencial para qualquer empresa que queira ter espaço de manobra e não perder nenhuma oportunidade. E para atingir esse objetivo, existem soluções digitais que seria uma pena ignorar.
Gerir o fluxo de caixa é ser capaz de desenvolver cenários para atuar melhor no futuro
Gerir o fluxo de caixa pormenorizadamente significa conhecer as despesas e receitas previsíveis a curto prazo, mas também significa antecipar as variações desses dados. Por exemplo, um confinamento pode provocar a queda das receitas – queda do fluxo de clientes, riscos de atraso de pagamento ou cancelamento de encomendas, etc. – e ter impacto nos custos – queda das despesas, parte do pessoal com horário reduzido, possível renegociação do arrendamento, etc. Um confinamento parcial terá outras consequências. É, portanto, possível elaborar diferentes cenários, envolvendo diferentes métodos de financiamento se a tesouraria disponível for insuficiente – recurso ao empréstimo, aumento de capital, etc. Essas simulações são possíveis para muitos outros indicadores – o risco cambial ou a evolução das taxas de juro, por exemplo.
Os grandes desafios dos gestores financeiros
As decisões de gestão têm um impacto direto no fluxo de caixa da empresa. E os erros saem caro. Por conseguinte, mais vale acertar em cheio, ou seja, acertar no custo. Na verdade, prever é sempre um exercício delicado. Os gestores financeiros são confrontados com muitas dificuldades, entre as quais:
- a recolha de dados utilizáveis, tanto a nível interno como externo,
- uma visão partilhada do futuro
- a ocorrência de acontecimentos imprevistos
- a gestão dos diferentes cenários.
Uma coisa é certa: a gestão de tesouraria requer o processamento de estatísticas e números fiáveis. Contudo, o problema já é frequente pois em muitas empresas, o Excel ou uma folha de cálculo equivalente é utilizado como ferramenta de gestão, sendo os dados introduzidos de forma manual. A falta de digitalização dos documentos aumenta as dificuldades no dia a dia dos gestores financeiros, constituindo-se estas práticas em potenciais fontes de erro. Além disso, a obrigação de realizar reuniões à distância torna mais do que nunca necessário implementar ferramentas que permitam uma consulta remota segura.
Soluções de nova geração para antecipar melhor
A nova geração de soluções de gestão de tesouraria responde aos problemas encontrados. As previsões podem ser introduzidas individual ou globalmente, duplicadas, alteradas de um dia para o outro, recorrentes… Os dados podem ser importados a partir do ERP ou de outros módulos. Após o processamento dos dados, é possível elaborar orçamentos de forma empírica – por exemplo, prolongando o orçamento do ano N-1 com uma alteração percentual nos dados – ou analítica – através da construção de diferentes hipóteses que possam criar vários cenários. A ferramenta permitirá então:
- controlar a execução efetiva do orçamento,
- medir as diferenças
- corrigir a meio do ano (orçamento revisto).
E, claro, pode ser instalada uma solução de nova geração tanto no servidor da empresa (on premise) como na cloud.
Para concluir, podemos dizer que a ferramenta de gestão de caixa faz parte da estratégia global de digitalização da empresa, sendo essencial para enfrentar os desafios de um mundo incerto. Permite ao gestor gerir melhor o seu fluxo de caixa no presente, de modo a cumprir os seus prazos imediatos e adquirir meios para se desenvolver amanhã, podendo aproveitar as oportunidades que surgirão no final da crise. Gostamos de citar o engenheiro Henri Fayol, um pioneiro na gestão empresarial: «Prever é simultaneamente prever o futuro e preparar-se para ele; prever já é agir».
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