Como contabilizar as gratificações de balanço e compreender os seus efeitos fiscais no IRC e no IRS

Saber como contabilizar correctamente as gratificações de balanço e compreender os seus impactos fiscais no IRC e IRS é essencial para as empresas que pretendem recompensar os seus trabalhadores sem complicações fiscais. Neste artigo, explicamos como contabilizar as gratificações de balanço, as normas contabilísticas aplicáveis, os efeitos fiscais e contributivos, e apresentamos um exemplo prático de registo.

• Fique a par das novas condições para isenção de IRS até 6% da retribuição base anual relativamente às gratificações de balanço em 2025.
• Descubra como contabilizar correctamente as gratificações de balanço em 2025, desde a constituição da obrigação até ao pagamento, tendo em conta as novas regras fiscais e contributivas.

Diante dos desafios económicos atuais, as empresas continuam a procurar formas de compensar os seus colaboradores pela perda de poder de compra. Uma das estratégias mais eficazes é a atribuição de gratificações de balanço. Por esse motivo, neste artigo, explicamos em detalhe como contabilizar estas gratificações e como beneficiar das novas isenções fiscais e contributivas previstas no Orçamento do Estado para 2025.

Perante os desafios económicos atuais, as empresas continuam à procura de formas de compensar os seus trabalhadores pela perda de poder de compra. Uma das estratégias mais eficazes é a atribuição de gratificações de balanço. Por essa razão, neste artigo, explicamos em pormenor como contabilizar estas gratificações e como tirar partido das novas isenções fiscais e contributivas previstas no Orçamento do Estado para 2025.

ÍNDICE DO ARTIGO

Benefícios excecionais para os trabalhadores

Com o objetivo de compensar os trabalhadores pela perda de poder de compra, muitas empresas têm adoptado benefícios excecionais para os seus funcionários.

Entre tais benefícios, destacam-se as gratificações de balanço, que consistem na decisão da Assembleia Geral das sociedades em atribuir, aos trabalhadores (incluindo gerentes ou administradores), uma parte dos resultados positivos apurados pelas empresas e disponíveis para distribuição.

O governo, para além disso, também introduziu um benefício fiscal no Orçamento do Estado para 2025, através do respetivo artigo, permitindo a isenção de IRS até 6% da retribuição base anual nas gratificações de balanço, desde que o aumento salarial dos trabalhadores no ano anterior tenha sido igual ou superior a 4,7%. Para além disso, estas gratificações ficarão isentas da Taxa Social Única (TSU), proporcionando um benefício fiscal adicional para as empresas e os trabalhadores.

Normas contabilísticas aplicáveis

As empresas podem distribuir os resultados das gratificações de balanço a partir dos lucros apurados no próprio exercício ou das reservas de exercícios anteriores. Para assegurar o cumprimento das normas, o registo contabilístico das gratificações deve seguir as normas aplicáveis consoante a dimensão da empresa.

Neste contexto, as empresas, independentemente da sua dimensão – sejam micro, pequenas ou sujeitas ao regime geral do SNC –, tratam os benefícios atribuídos aos trabalhadores da mesma forma em 2025. Por este motivo, é fundamental garantir que a contabilização cumpre as normas fiscais.

Uma entidade deve reconhecer o custo esperado dos pagamentos de participação nos lucros e gratificações quando, e apenas quando:

• Tiver uma obrigação presente de efectuar tais pagamentos, em consequência de factos passados;
• For possível efectuar uma estimativa fiável da obrigação.

O trabalho dos trabalhadores gera a obrigação por participação nos lucros e gratificações, e não uma transacção com os proprietários da entidade. Assim, a entidade deve reconhecer este custo não como uma distribuição dos lucros, mas como um encargo do período.

Para cumprir correctamente as normas contabilísticas e fiscais de 2025, será necessário constituir a obrigação construtiva da empresa, por exemplo, por decisão da administração. A Assembleia Geral deverá confirmar essa decisão ao deliberar sobre a aplicação dos resultados do período ou das reservas de períodos anteriores. Desta forma, a empresa considerará esse valor como encargo do período correspondente, garantindo o cumprimento da nova regulamentação fiscal e evitando riscos de reclassificação fiscal.

Como contabilizar correctamente as gratificações de balanço: Registo contabilístico e boas práticas

Para efeitos de registo, a contabilização das gratificações exige que, com a decisão que gera a obrigação construtiva, a empresa proceda ao reconhecimento da obrigação no passivo, como acréscimo de encargos, com base na melhor estimativa, e o correspondente encargo do período.

Com a introdução das novas regras fiscais em 2025, é essencial distinguir a parte das gratificações que está isenta de IRS e TSU da parte que continua sujeita a impostos. Para tal, recomenda-se a criação de contas específicas para reflectir correctamente as obrigações fiscais e contributivas.

No ano seguinte, este processo inclui o registo em dívidas ao pessoal pela regularização dos acréscimos de encargos e, com o pagamento, a extinção da obrigação. O registo contabilístico actualizado deve ser efectuado da seguinte forma:

Reconhecimento da obrigação (ano de constituição):

• D 63 – Gastos com o pessoal
• C 27.2.2 – Credores por acréscimos de gastos

Processamento da obrigação:

• D 27.2.2 – Credores por acréscimos de encargos
• C 23.1 – Remunerações a pagar

Pagamento:

• D 23.1 – Remunerações a pagar
• C 12 – Depósitos à ordem

Caso a empresa beneficie da isenção parcial de IRS e TSU para gratificações de balanço em 2025, deverá também registar correctamente a parte isenta, de forma a assegurar o cumprimento das obrigações fiscais e evitar reclassificações fiscais indevidas. O registo actualizado pode incluir:

Registo da parte isenta:

• D 63.1 – Custos com pessoal – Parte isenta
• C 27.2.3 – Credores por acréscimos de encargos – Isenções de IRS e TSU

PARTILHE! A contabilização das gratificações de balanço é estratégica para as empresas e os trabalhadores. Fique a saber como efectuar correctamente o processo!

Efeitos fiscais das gratificações de balanço no IRC

Para efeitos de IRC, a empresa considera as gratificações e os encargos com a participação nos lucros de membros dos órgãos sociais e trabalhadores como custos do exercício. Contudo, para que sejam dedutíveis, a empresa deve pagar esses montantes ou colocá-los à disposição dos beneficiários até ao final do período de tributação seguinte.

Tratamento fiscal das gratificações de balanço no IRC em 2025

Em 2025, com a redução da taxa geral do IRC de 21% para 20% e a redução para 16% sobre os primeiros 50.000 € de matéria colectável para pequenas e médias empresas, torna-se ainda mais relevante para as empresas planear adequadamente o registo contabilístico destes encargos para optimizar a carga fiscal.

Neste caso, a legislação não exige que a empresa atribua os montantes de forma igual para todos os trabalhadores, pois o conceito de generalidade dos trabalhadores não se aplica. No entanto, deverá existir um plano formal de distribuição da participação nos lucros, garantindo transparência e o cumprimento das obrigações fiscais.

A empresa pode efectuar o pagamento de uma só vez ou de forma faseada ao longo do ano, desde que respeite os prazos estabelecidos para a dedução fiscal.

Caso se trate de encargos relativos à participação nos lucros por membros dos órgãos sociais, é necessário avaliar a participação no capital social. Quando os beneficiários forem titulares, directa ou indirectamente, de partes representativas de pelo menos 1% do capital social, só será aceite como encargo o montante limitado.

Esse montante não pode exceder o dobro da remuneração mensal recebida no período de tributação correspondente, sendo o cálculo efectuado com base na seguinte fórmula:

Rendimento Anual ÷ 12 × 2

Com a entrada em vigor das novas medidas fiscais em 2025, as empresas devem garantir o correcto registo contabilístico e fiscal para optimizar os benefícios fiscais e evitar penalizações.

Exemplo prático: Gratificações de Balanço em 2025

A Administração decidiu, em 15/12/2024, atribuir gratificações de balanço aos órgãos sociais e ao restante pessoal. Essa decisão foi ratificada na Assembleia-Geral realizada em 20/02/2025, com as seguintes condições:

• Administrador: € 30.000 (o administrador é sócio maioritário da sociedade e aufere um rendimento médio mensal de € 3.200);
• Ao pessoal: € 50.000.

A empresa pode pagar os montantes devidos ao pessoal sem limitações, desde que os disponibilize até ao final do exercício seguinte, permitindo a sua dedução fiscal no IRC.

No entanto, os membros dos órgãos sociais que detenham 1% ou mais do capital social devem seguir as regras fiscais de 2025, que determinam a tributação da participação nos lucros na parte que exceda o dobro da remuneração média mensal recebida no exercício fiscal correspondente.

Cálculo da parte não dedutível:

• Rendimento médio mensal do administrador: € 3.200
• Limite permitido: € 3.200 × 2 = € 6.400
• Valor atribuído ao administrador: € 30.000
• Montante tributável em excesso: € 30.000 – € 6.400 = € 23.600

Assim, em 2025, o valor de € 23.600 deverá ser acrescido ao resultado tributável da empresa.

Consequências do não pagamento no prazo estipulado

Se a empresa não pagar as gratificações de balanço dentro do prazo estabelecido, deverá acrescer ao valor do IRC do período de tributação seguinte o montante em falta. Tal situação pode originar penalizações fiscais. Esse montante deve ser declarado no campo [363] do quadro 10 da Modelo 22.

Para além disso, conforme a legislação fiscal de 2025, a empresa poderá estar sujeita aos seguintes acréscimos adicionais, se aplicável:

• Derrama Estadual;
• Juros compensatórios correspondentes (campo [366] do quadro 10);
• Derrama Municipal (campo [364] do quadro 10).

Com o reforço da fiscalização fiscal em 2025, o não pagamento atempado pode resultar em penalizações mais severas, incluindo coimas e juros adicionais sobre os montantes em dívida. Assim, torna-se fundamental um planeamento adequado e rigoroso da gestão de tesouraria, garantindo que as gratificações de balanço sejam pagas dentro do prazo legal para evitar encargos fiscais adicionais.

Não sujeição à taxa contributiva

O Código Contributivo estabelece que os montantes atribuídos aos trabalhadores a título de participação nos lucros da empresa integram a base de incidência contributiva se não existir uma remuneração certa, variável ou mista assegurada pelo contrato de trabalho. Os empregadores pagam aos trabalhadores prestações pecuniárias ou em espécie, conforme o contrato, as normas vigentes ou os usos estabelecidos, em contrapartida pelo trabalho prestado.

No entanto, o Orçamento do Estado para 2025 introduziu uma isenção da Taxa Social Única (TSU) para as gratificações de balanço, desde que:

• O pagamento respeite os critérios de elegibilidade definidos pela legislação;
• A empresa tenha atribuído um aumento salarial mínimo de 4,7% no ano anterior;
• Os montantes atribuídos não substituam outras componentes fixas da remuneração

Com esta mudança, os montantes pagos a título de gratificações de balanço não serão sujeitos a contribuições para a Segurança Social, permitindo às empresas uma maior flexibilidade na atribuição destes incentivos sem aumento da carga contributiva.

IRS sobre gratificações de balanço: Como funciona em 2025?

As gratificações de balanço continuam a ser tributadas em sede de IRS e sujeitas a retenção na fonte. Por outro lado, parte desses valores pode estar isenta, de acordo com as novas regras fiscais. No entanto, o Orçamento do Estado para 2025 introduziu uma isenção parcial, permitindo que parte desses valores não sejam tributados, desde que cumpram certos critérios.

A medida excecional de 2025 estabelece que:

• Está isento de IRS até 6% da retribuição base anual, desde que a empresa tenha atribuído um aumento salarial mínimo de 4,7% em 2024;
• A isenção não se aplica a membros dos órgãos sociais (Ex.: administradores);
• Tem de abranger todos os trabalhadores da empresa, independentemente de aumentos individuais, salvo em casos justificados como faltas, processos disciplinares ou mau desempenho;

Os órgãos responsáveis irão verificar se a empresa cumpre o critério de aumento salarial de 4,7%, comparando as remunerações de dezembro de 2025 com as de dezembro de 2024, para garantir a sua elegibilidade à isenção.

Perguntas frequentes sobre gratificações de balanço

O que são as gratificações de balanço e quando podem ser concedidas?

• As empresas pagam as gratificações de balanço aos trabalhadores com base nos seus lucros. Normalmente, atribuem-nas no final do exercício económico, dependendo dos resultados financeiros e da política interna da empresa.

Como contabilizar correctamente as gratificações de balanço?

• Para garantir o cumprimento das obrigações fiscais, é essencial seguir as normas contabilísticas aplicáveis e classificar correctamente os lançamentos no plano de contas da empresa. O registo deve ser feito de acordo com os princípios contabilísticos e fiscais em vigor.

Quais são os efeitos fiscais das gratificações de balanço no IRC?

• A empresa pode considerar as gratificações de balanço como custos fiscalmente dedutíveis, desde que cumpra os requisitos estabelecidos pela legislação do IRC. É importante verificar as regras específicas para evitar ajustes fiscais.

As gratificações de balanço estão sujeitas a IRS?

• Sim. A empresa considera os montantes pagos aos trabalhadores como rendimento de trabalho dependente e aplica a retenção na fonte de IRS, conforme as taxas vigentes.

Estão sujeitas a contribuições para a Segurança Social?

• Não. Se a empresa cumprir os critérios legais, essas gratificações não serão consideradas remuneração regular e ficarão isentas de contribuições para a Segurança Social.

As gratificações de balanço continuam a ser uma ferramenta importante para motivar os trabalhadores. Com as novas regras fiscais de 2025, as empresas podem beneficiar de isenções em IRS e TSU, desde que cumpram os critérios exigidos. Por isso, actualizar os procedimentos contabilísticos e fiscais é essencial para garantir a correcta aplicação desses benefícios. Saber exactamente como contabilizar as gratificações de balanço permite que as empresas evitem riscos fiscais e optimizem a sua gestão financeira.

Nota do editor: Este artigo foi publicado anteriormente e actualizado para 2025 devido à sua relevância.