Gestão de stocks, inventariação e obrigações fiscais e contabilísticas

Recentemente comunicámos o que muda com a nova legislação de comunicação de inventários e neste últimos dias tomámos conhecimento de um adiamento para 2021 naquilo que concerne à obrigatoriedade de inclusão da valorização do stock no ficheiro em formato próprio a submeter à Autoridade Tributária (despacho n.º 66/2019, de 13 de dezembro).

Há que reforçar que somente a particularidade da valorização do stock em ficheiro a submeter até 31 de janeiro de 2019, sofre adiamento, pois mantêm-se em vigor, já em 2020, o alargamento do universo de sujeitos passivos a quem passa a ser exigida a submissão do ficheiro de inventário, à Autoridade Tributária, ficando apenas excluídos desta obrigação, os sujeitos passivos em regime simplificado.

A Autoridade Tributária tem reforçado a exigência naquilo que é a prática de atualização periódica da contagem de stocks e alarga agora à sua valorização. Mas afinal o inventário é somente uma obrigatoriedade fiscal?

Considerando que:

• A Contabilidade necessita da valorização do stock, dado ser parte integrante dos procedimentos de encerramento de contas, quer se trate de sujeitos passivos com inventário permanente ou intermitente, pois o que os distingue é exclusivamente a periodicidade de inventariação e contabilização. No caso do inventário permanente, a atualização do stock é imediata, tendo em conta as transações, assim como a sua contabilização. No inventário intermitente, a atualização do stock é realizada no último dia do exercício contabilístico, através de contagem física e posterior valorização.
• O stock é um ativo das organizações, logo quanto mais exata for a informação do seu valor, maior é a perceção do empresário sobre quanto vale a sua empresa.
• Usualmente os stocks respeitam a um investimento significativo de capital e podem implicar gestão de espaço de armazenamento. Como tal, para efeitos de gestão, um controlo de stocks assente em critérios objetivos permite ao tecido empresarial uma maior eficácia na racionalização do stock e respetiva adequação à procura, reduzir o desperdício (exemplos: artigos com prazo de validade, acumulação de stock obsoleto), melhor gestão da atividade logística relacionada com os prazos de entrega ao cliente e uma melhor gestão e aproveitamento do espaço físico – armazém.

Poderemos concluir que o conhecimento exato do stock existente, onde se encontra e quanto vale, é muito mais do que uma questão de interesse fiscal. É, essencialmente, uma ferramenta valiosa para a gestão e tomada de decisão das organizações, que se torna mais eficaz, se suportada por um sistema informático de controlo de stocks.

A Sage aconselha à utilização de uma solução profissional de controlo de stock, que permita uma fácil contabilização e cumprimento das obrigações legais. Algo que, a título de exemplo, consideramos fundamental no software de faturação Sage, para pequenas e médias empresas – Sage 50cloud e Sage 100cloud. Estas soluções garantem o seguimento do stock desde que o momento em que o stock dá entrada na empresa (por exemplo pela compra), até que saia, através da venda ou da transformação ou pela sua extinção (as quebras e as sobras). Por vezes desvaloriza e outras ganha valor, mas deve ser constantemente valorizada, para que se consiga manter uma gestão fidedigna e assente em critérios específicos e fundamentados.

Outra questão que normalmente surge é de quem é a responsabilidade de comunicação do inventário à Autoridade Tributária – do contabilista ou do sujeito passivo?  O sujeito passivo é quem tem a responsabilidade pela submissão do inventário à Autoridade Tributária, enquanto o contabilista certificado é responsável pela sua contabilização, suportada na informação transmitida pelo sujeito passivo. Sabemos, no entanto, que esta responsabilidade, quer da comunicação do inventário à Autoridade Tributária quer na sua valorização, é por vezes apoiada pelo Contabilista Certificado, e, por tal, a solução para Gabinetes de Contabilidade e Contabilistas Certificados integra a ferramenta Sage Inventários, que possibilita ao Contabilista, o tratamento do inventário com base num ficheiro Excel com ou sem contagem/valorização ou através do ficheiro SAFT de Vendas para obtenção da listagem do stock. Acresce ainda a possibilidade de geração do ficheiro xml exigido pela Autoridade Tributária e está capacitado para a leitura de um ficheiro xml já submetido e onde se poderá incluir ou alterar a valorização.

A título de resumo:

• Fiscalmente, será possível a comparação de ambos os reportes – empresa e contabilidade.
• Mais do que uma obrigação fiscal e contabilística, a gestão de stocks como prática integrante de qualquer organização que movimente stocks, é uma boa prática que requere metodologia, mas cujo retorno é essencialmente o de melhor conhecer o quanto vale a sua empresa e otimizar o workflow e relação com os seus clientes, fornecedores e colaboradores.