Como implementar uma cultura de “compliance” no seu escritório de contabilidade

Saiba como implementar um programa eficaz de compliance no seu escritório de contabilidade. Garanta a conformidade com normas legais e regulamentares, minimizar riscos e fortalecer a credibilidade no mercado.

• As três etapas essenciais do compliance – prevenir, detetar e corrigir – ajudam a mitigar riscos e proteger a reputação da sua empresa.
• A implementação de um Código de Conduta e sistemas de denúncia confidenciais são fundamentais para fortalecer a integridade organizacional.

“Compliance” significa conformidade, ou seja, o conjunto de políticas e práticas que visam garantir que uma empresa cumpre, e faz cumprir, as normas legais e regulamentares aplicáveis ao negócio ou ao setor. Além disso, permite evitar, detetar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possam ocorrer.

CONTEÚDO DO POST

Para uma empresa de contabilidade existem vários desafios de conformidade tais como o cumprimento de normas legais ou internas às organizações relativas à:

• Contabilidade: SNC/IFRS-IAS.
• Fiscalidade e Contribuições: IRC, IVA, IRS, IS, TSU, IEC.
• Ética e Deontologia: CEDP.
• Legislação comercial: CC, CRC, CSC.
• Mercado de capitais: CVM.
• Regulação especial: Instituições financeiras e seguradoras.
• Concorrência: PIRC.
• Conduta interna: Estatutos, pacto social, regulamentos e instruções.
• Relato não financeiro.

Os dirigentes devem estabelecer um programa eficaz de conformidade para minimizar riscos de incumprimentos legais e éticos. Além disso, tal programa deve proteger a reputação e a notoriedade da empresa. 

Há ainda a considerar, num mercado cada vez mais exigente e informado, o estabelecimento de práticas que valorizem a integridade e a responsabilidade na condução dos negócios. Isso aumenta a credibilidade da empresa e atrai clientes, parceiros e investidores com os mesmos princípios.

PARTILHAR! Compliance vai além da conformidade: é sobre proteger a reputação e atrair clientes com valores alinhados. Descubra como implementar uma cultura de compliance no seu escritório de contabilidade.

Etapas do processo de compliance (“PDC”)

No desenvolvimento dos procedimentos de conformidade (“compliance”), há que ter em consideração as diversas fases do processo:

• Prevenir.
• Corrigir.
• Detetar.

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1. Prevenir riscos com praticas de compliance

Esta é a etapa crucial e onde a empresa deverá investir a parte substancial dos recursos a alocar. É mais eficiente prevenir do que reparar os danos causados pelas más práticas. Para ser eficaz na prevenção, a empresa deverá definir políticas e procedimentos claros e simples, orientando inequivocamente a forma como as pessoas devem agir e o que devem fazer para estarem em sintonia com os mecanismos de integridade e sistemas de conformidade. 

O ponto inicial deverá ser assim o estabelecimento de um Código de Conduta bem estruturado, de forma a englobar os aspetos mais relevantes da organização, os principais riscos, os princípios a seguir e os mecanismos identificados para mitigação dos riscos, tais como:

• Procedimentos relativos a confidencialidade.
• Conflito de interesses.
• Normas e regulamentos a cumprir.

Além disso, é indispensável implementar e monitorizar sistematicamente, um processo de formação, treino e sensibilização de todos os colaboradores de forma a assegurar que todos os públicos-alvo sejam abrangidos, com o objetivo de todos assimilarem o conteúdo e agirem com ética e integridade.

2. Detetar

Uma empresa é formada por pessoas e estas podem agir em desacordo com o Código de Conduta conhecido e em vigor, transgredindo nas normas implementadas e legislação ou incorrer em desvios por diversas razões. 

Assim, por mais adequada que seja prevenção, é impossível atingir a perfeição e impedir os incumprimentos. Por consequência, a detecção assume papel fundamental para a salvaguarda dos pressupostos estabelecidos.

Poderão ainda surgir novas situações, não identificadas inicialmente, ou porque surgiram factos novos, variáveis de contexto legal, o que implica a revisão dos processos em vigor e a implementação de novas medidas. Voltamos à fase da prevenção.

Os sistemas de controlo deverão ser implementados com a maior eficiência possível, evitando custos desnecessários e medidas inúteis, mas que prossigam o objetivo de reduzir as possibilidades de estarem a ocorrer atos “ilícitos” sem serem descobertos. 

Atendendo à perspicácia do ser humano quando este deseja contornar alguma regra há assim que implementar canais de denúncia, que assumem um papel muito importante na detecção. Por isso, assegurar a confidencialidade do denunciante, mas é também necessário implementar medidas para despistar eventuais denúncias não fundamentadas.

3. Corrigir

Esta é a fase de tolerância zero para desvios e inconformidades em relação aos princípios da instituição, independentemente do nível hierárquico envolvido. A partir do momento em que seja detetada uma falha deve ser imediatamente corrigida e, se aplicável, uma medida disciplinar proporcional e imediata.

Há que distinguir, nesta fase, três situações distintas e escolher as medidas consideradas mais adequadas:

• Erro: que ocorre quando alguém procede de uma forma inadequada, mas sem intuito de prejudicar ou colocar o processo em causa. É tipicamente resolvido com informação e treino adequado sobre os procedimentos em vigor. A punição de um erro é mais prejudicial que a sua aceitação e aprendizagem.
• Negligência: quando alguém procede de uma forma inadequada, mas em consciência de que está errado. Nestes casos a resolução passa por formação na área comportamental, trata-se de atitudes e não ocorrem por falta de conhecimento. Deverá ser aplicada uma forma de punição proporcional à falha cometida.
• Fraude: quando alguém procede de uma forma inadequada, em consciência e com o intuito de prejudicar a organização ou de se beneficiar a si mesmo. A punição deverá ser máxima.

Uma falha não corrigida nesta fase colocará todos os mecanismos implementados em risco. A credibilidade é crucial e se for posta em causa todo o processo estará em causa.

Em muitas instituições a implementação do Provedor do Cliente conduz para diversos objetivos, incluindo a identificação das inconformidades nos sistemas implementados.

Glossário

• SNC: Sistema de Normalização Contabilística
• IFRS/IAS: International Financial Reporting Standards/International Accounting Standards
• IRC: Imposto sobre o Rendimento das Pessoas Coletivas
• IRS: Imposto sobre o rendimento das Pessoas Singulares
• IVA: Imposto sobre o Valor Acrescentado
• IS: Imposto do Selo
• TSU: Taxa Social Única
• IEC: Impostos Especiais sobre o Consumo
• CEDP: Código de Ética e Deontologia Profissional
• CC: Código Comercial
• CRC: Código do Registo Comercial
• CSC: Código das Sociedades Comerciais
• CVM: Código dos Valores Mobiliários
• PIRC: Práticas Individuais Restritivas da Concorrência

A implementação de uma cultura de compliance no seu escritório de contabilidade é mais do que uma obrigação legal; trata-se de uma estratégia essencial para garantir a integridade e a sustentabilidade do negócio. Ao investir em prevenção, detecção e correção, a sua empresa não só minimiza riscos, como também reforça a confiança junto de clientes, parceiros e investidores. 

A conformidade é uma jornada contínua que exige compromisso, mas os benefícios para a reputação e o crescimento da organização fazem dela um investimento indispensável.