Como gerir eficazmente o seu inventário

Neste período económico complicado, em que as empresas enfrentam incertezas e condições de mercado difíceis, é mais importante do que nunca tirar proveito do software, em vez de tentar gerir o inventário e as reservas com folhas de excel.

O que é a gestão do inventário?

Fundamentalmente, a gestão do inventário inclui a compra, o armazenamento e o uso ou a venda dos produtos.

Estes podem ser matérias-primas, componentes para a transformação, produtos inacabados que aguardam pelas peças finais, ou produtos acabados que aguardam serem recolhidos e entregues.

Não ter inventário disponível implica desiludir os clientes ou atrasar os processos de fabrico por as peças ainda não estarem disponíveis.

Por outro lado, se tiver um excesso de inventário, dará por si a empatar capital em existências que não estão a ser usadas.

Terá também de pagar para as armazenar, proteger e fazer um seguro, e corre o risco de estas passarem do prazo de validade antes de ter conseguido usá-las ou vendê-las.

Lidar com os desafios relativos ao inventário

É com vista a evitarem o segundo destes desafios, ao mesmo tempo que satisfazem o primeiro, que, nos últimos anos, muitas empresas, incluindo pequenas e médias empresas, têm adotado um modelo de entregas em tempo útil [just-in-time].

Este modelo permite ter um inventário reduzido, mas obriga a que seja bem gerido.

De acordo com  um inquérito recente, feito nos Estados Unidos, mais de metade dos inquiridos (58%) nomearam a gestão do inventário como a principal competência técnica exigida aos especialistas em cadeias de abastecimento.

O coronavírus veio realçar a importância, que é hoje maior do que nunca, de uma gestão do inventário eficaz, mais sofisticada e ágil.

Como refere a consultora de gestão Deloitte num relatório recente: “As empresas que ainda usem técnicas simplistas de gestão do inventário talvez possam fazer uma avaliação rápida e encontrar formas imediatas de reduzir o inventário.

No entanto, é provável que muitas empresas percebam que cortes significativos no inventário têm um efeito adverso no serviço ao cliente e na produção.

As poupanças sustentáveis requerem provavelmente melhorias fundamentais na visibilidade do inventário de toda a cadeia de fornecimento, exigem planeamento, políticas de segurança relativas ao inventário e às existências, planeamento e agendamento da produção, diminuição do tempo de processamento, uma disponibilidade para atendimento em toda a rede e a racionalização da unidade de manutenção de existências”.

O inventário é a maior despesa – e a maior responsabilidade – para muitas empresas.

Se é bem gerido e se os produtos são transportados do armazém para onde for necessário de forma rápida e eficaz diz-nos muito sobre a saúde do seu negócio a um nível puramente prático.

Conhecer a posição do seu inventário permite-lhe planear e projetar algo com mais eficácia.

Problemas relacionados com o uso do excel na gestão do inventário

Devido ao seu custo e complexidade, a gestão de um inventário digital era, até há algum tempo, privilégio das grandes empresas, mas atualmente os preços estão a descer e os sistemas estão mais flexíveis, graças ao crescimento da computação na cloud.

Há um conjunto de razões que justificam a menor eficácia da folha de cálculo tradicional, quando comparada com a computação na cloud.

Com as folhas de cálculo, a informação tem de ser introduzida à mão. Isto não só demora muito tempo, como também aumenta a probabilidade de se cometerem erros, quando comparamos este sistema com o automático, e é muito menos provável que as folhas de cálculo estejam atualizadas.

O ERP na cloud apresenta os níveis de inventário em tempo real. Se utilizar folhas de cálculo, à medida que o seu negócio for crescendo, precisará de um número crescente de folhas de cálculo e terá de garantir que estão todas coordenadas.

É mais difícil partilhar informação relevante rapidamente e em segurança a partir de folhas de cálculo, tanto internamente como em articulação com os fornecedores e outras organizações.

Como pode o software ajudar com a gestão do inventário

Um software eficaz de gestão do inventário pode oferecer-lhe muito mais:

• Informá-lo sobre os custos de armazenamento de alguns produtos específicos.
• Pode acompanhar os produtos quando entram e saem com mais pormenor do que uma folha de cálculo tradicional.
• Criar uma ligação para outra tecnologia. Isto pode significar usar códigos QR, códigos de barras e até sensores que disponibilizam informação em tempo real sobre os movimentos do inventário.
• Ajudá-lo a dar prioridade às existências, para que saiba o que precisa de encomendar e para que o possa fazer com mais frequência.
• Mostrar-lhe o saldo entre os bens de valor mais alto que são vendidos com menos frequência e aqueles que são mais baratos e que representam a maior parte do volume de negócios.
• Uniformizar a forma como recebe as existências, para que os seus trabalhadores o façam sempre da mesma forma e assinalem as caixas necessárias.
• Permitir-lhe ver o que está em falta, para que possa encomendar a quantidade certa rápida e facilmente.

É importante procurar um sistema que lhe permita desempenhar tarefas relacionadas, como o envio de faturas. Deverá também poder distinguir entre as existências, o material que não pode armazenar e os itens de serviço em apenas uns cliques.

A tecnologia permite-lhe também oferecer preços variáveis, com descontos para os melhores clientes.

O que quer que armazene, é importante que esteja bem classificado. Há artigos que podem fazer parte de uma categoria e se for capaz de distinguir entre tamanhos, cores, preços e outros fatores, melhor será o seu conhecimento sobre as suas existências.

Poderá dispor de grandes quantidades de um artigo em particular, por exemplo, mas sabe quantos desses artigos nas suas prateleiras se enquadram na categoria das peças pequenas e quantos na das muito grandes? Será que sabe o que é que vende e quando?

Outra vantagem do ERP, quando comparado com as folhas de cálculo, como um crescente número de pequenas empresas tem vindo a descobrir, é que lhe permite ver o valor das existências que tem armazenadas e o valor do que entra e sai em tempo real.

Pode ver instantaneamente os dados sobre as vendas de qualquer período e responder em conformidade.

Essencialmente, a tecnologia com base na cloud permite que toda a sua equipa tenha acesso instantâneo, em tempo real, a informação pormenorizada e atualizada sobre o inventário, quer sejam do departamento de vendas, do de compras ou os gestores.

Isto aplica-se quer eles estejam no escritório, no armazém, no terreno ou, como é cada vez mais provável, a trabalhar a partir de casa. As aplicações possibilitam que qualquer pessoa dentro da empresa possa verificar o inventário a partir de um computador, de um portátil ou de um telemóvel inteligente.

Fazer mudanças para obter melhores processos

É importante que, no momento de adotar um novo software de gestão do inventário e das existências, todos os funcionários estejam envolvidos.

Isto significa formá-los, mas poderá também incluir a identificação de um ou dois “promotores”, pessoas que estejam no terreno e que possam responder às perguntas do colegas e promover o uso desta nova tecnologia diariamente.

O coronavírus acelerou muitas tendências de negócio, e a adoção de softwares de contabilidade na cloud para uma melhor gestão do inventário é uma delas.

Como afirmam os consultores da Bain & Company: «A oportunidade de criar valor nestes tempos caóticos está na capacidade de acrescentar equilíbrio à cadeia de fornecimento e de concentrar esforços nas três características essenciais: resiliência (o inventário está no sítio certo à hora certa), visibilidade (uma visão, apoiada pela tecnologia, de todas as dependências, de uma ponta da cadeia à outra) e simplicidade (linhas de produtos especializadas e uma cultura permanente de redução de resíduos).»

Conclusões sobre a gestão eficaz do seu inventário

A gestão eficaz dos níveis de existências é um aspeto muito importante do seu negócio. Ter quantidades insuficientes ou exageradas dos seus produtos pode resultar em perdas de receita e de lucro.

Se não for capaz de perceber com facilidade o que tem no inventário, isso pode atrasá-lo. Se tiver de perder tempo a examinar folhas de cálculo – que podem estar desatualizadas – perderá tempo e dinheiro.

Adotar os processos certos para que possa gerir o seu inventário eficazmente significará que o seu negócio funcionará de forma mais inteligente e, no final de contas, que será mais bem-sucedido.

Com a sua capacidade de oferecer informação precisa em tempo real, flexibilidade e uma visão detalhada das existências, o software na cloud é essencial para o crescimento do seu negócio e para o tornar mais rentável.