A pandemia, provocada pelo coronavírus, trouxe e continua a trazer inúmeros desafios para os vários setores económicos. Muitos ficaram quase estagnados, outros reinventaram os seus negócios, mas no suporte a todos eles estão os Contabilistas. Fomos falar com um dos nossos Gabinetes de Contabilidade Sage – o Grupo Q – e perceber o que mudou nas suas rotinas de trabalho e o que espera que seja o futuro próximo para esta área de atividade. A esta conversa, juntamos o seu Parceiro tecnológico Sage: Vasco Arruela da MVTI, Systems.
Gabinete de Contabilidade – Grupo Q
Carlos Quintas, gerente do Grupo Q localizado no Porto, é o rosto deste Gabinete com três anos de vida, mas constituído por profissionais com mais de 15 anos de experiência na área da Contabilidade. As principais áreas de atividade do Gabinete centram-se em todos os processos relacionados com a contabilidade, consultadoria, processamento de salários e apoio na gestão das empresas, tão importante na fase de pandemia e adversidade que vivenciamos.
O Impacto da Covid-19 no Grupo Q
O espaço de trabalho enquanto o conheciam mudou radicalmente, transferindo-se para a casa de cada um dos seus funcionários. “Todos os colaboradores ficaram em teletrabalho”, afirma Carlos Quintas, esclarecendo: “tecnologicamente, estávamos preparados para que todos os nossos colaboradores pudessem trabalhar a partir de casa, mas isto obrigou-nos a implementar novas formas de trabalhar e a ajustarmo-nos a novos ritmos.”
Esta mudança provocou alterações profundas na relação com os clientes. As reuniões presenciais deram lugar a horas sem fim de chamadas telefónicas, novos meios de comunicação foram introduzidos no dia-a-dia de trabalho, como o Skype ou o WhatsApp.
Contabilistas Certificados
Os cinco desafios do Covid 19 para os Contabilistas Certificados.
A tecnologia como motor de resiliência e agilidade
Os tempos continuam pautados pela incerteza e vão surgindo várias questões no dia-a-dia:
“Como devo adaptar o meu modelo de negócio para prestar um serviço com valor aos meus clientes e responder às suas necessidades?” “O que os meus clientes esperam de um Gabinete de Contabilidade?” A procura das respostas a estas questões é traçar o caminho para modernização, para a transformação do modelo de prestação do serviço de contabilidade ao cliente.
Durante a primeira fase da pandemia, o programa de medidas extraordinárias e de caráter urgente de resposta à situação epidemiológica do novo Coronavírus – COVID 19 lançado pelo Estado, designadamente o layoff, provocou profundas “dores de cabeça” aos gabinetes de contabilidade, como o Grupo Q, com muitos processamentos de salários a terem de ser feitos dentro de prazos muito curtos, sujeitos a permanentes alterações. Quando perguntamos a Carlos Quintas como tinha ultrapassado este desafio, a resposta foi clara: “tive de investir em tecnologia, porque a que tinha naquele momento não ia responder às necessidades dos meus clientes.” E, foi em pleno período pandémico, que tomaram a decisão de mudar para o software de salários Sage.
Esta decisão foi também um desafio para o seu Parceiro Sage. Vasco Arruela afirma: “Para além da instalação, era preciso implementar atualizações permanentes, pois as alterações eram quase diárias, dar formação aos utilizadores do software.” Enfim, foram momentos desafiantes para Cliente e Parceiro.
Segundo Carlos Quintas, é preciso investir em tecnologia, que passa, segundo o próprio, pela transformação digital. Vasco Arruela vai mais longe e afirma: “não tenho qualquer dúvida de que o Gabinete de Contabilidade tem de caminhar para a digitalização de toda a documentação, de todas as metodologias e de todos os processos de trabalho” e deixa um alerta a todos os Gabinetes de Contabilidade: “a qualquer momento, podemos ter de voltar ao teletrabalho e têm de estar preparados para continuar a prestar um serviço de qualidade aos seus clientes.”
O coronavírus veio acelerar todos os processos de transformação digital das empresas e colocar a ênfase na experiência do cliente. Aliás, o estudo global “The Agents of Transformation” da AppDynamics confirma esta tendência, mostrando que 95% dos profissionais de TI mudaram as suas prioridades de transformação digital devido à COVID-19. Os tempos são difíceis, mas as empresas percebem bem que o momento da transformação digital é agora, não daqui a 10 anos.
Transformação Digital do Gabinete de Contabilidade
Documentos digitalizados e guardados na cloud, acessíveis pelo contabilista e pelo seu cliente.
Segurança e rapidez no meio de partilha de informação; em conformidade com o DL 28/2019.
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