A importância do Fluxo de Caixa no planeamento, na estratégia e no sucesso das Empresas

Tudo começa com uma ideia, uma visão, um sonho de concretizar um projeto, de ter uma vida melhor, de poder gerir o próprio negócio, de cumprir uma missão, enfim de ter liberdade financeira e atingir o sucesso.

Depois do sonho e da visão vêm as dúvidas, como vou colocar em prática esta ideia, este projeto? Como faço o planeamento? Que recursos preciso? Quantas pessoas? Preciso de tecnologia? Quais são as matérias-primas essenciais? Onde é que vou abrir o espaço? Será que tenho a capacidade financeira para ir em frente? Vou conseguir fazer face às despesas? Terei clientes? Preciso de alguém para me ajudar?

E quando respondo a estas questões, tenho ainda o embate com a realidade, com o que me rodeia:

Com questões do foro político e económico, tais como:

• Que impostos tenho de pagar?
• Que seguros tenho de ter?
• Que contratos tenho de fazer? (com colaboradores, fornecedores, advogados, contabilistas, instituições financeiras ou até mesmo clientes)
• O que tenho de fazer se quiser vender o meu negócio?

Com questões relacionadas com a sociedade e com os clientes, tais como:

• Qual a melhor localização para o meu negócio?
• Qual o estilo de vida da sociedade onde me insiro?
• O que pode trazer clientes ao meu estabelecimento?
• Para que tipo de clientes estou a trabalhar?
• Como os posso fidelizar os meus clientes?

Com questões relacionadas com a tecnologia, tais como:

• Que “máquinas” tenho de ter?
• Qual o material que me pode ajudar a automatizar o trabalho?
• Vou ter presença digital, vou vender pela internet?
• Que competências tecnológicas tenho de ter na minha empresa?

« Believe you can and you are halfway there»

Theodore Roosevelt – 26º Presidente EUA

O que vou fazer? Desistir? Entrar em pânico? NÃO, este é o momento em que as questões têm de ser respondidas e traçar um plano para que possamos dar um rumo ao negócio de forma assertiva! Que consigamos encontrar as alternativas e as respostas que nos permitam seguir em frente, fazendo face aos nossos compromissos financeiros e encontrando oportunidades de parceria e de investimento.

Estas questões são um exercício de planeamento e estratégia, e devem ser respondidas por qualquer empresário, quer tenha ou não um projeto novo, como exercício de estratégia é também importante para quem se quer manter ou reinventar no mercado.

Gerir uma organização sem dinheiro, pode e é uma tarefa Dantesca, pode ser a diferença entre fazer um investimento e prosperar ou perder a vantagem competitiva, por falta de pagamento a um fornecedor estratégico. Conhecer a saúde financeira da organização é uma vantagem competitiva e a base de qualquer empresa. Por esse motivo, quer a contabilidade analítica quer a contabilidade financeira, são determinantes na gestão e, consequentemente, no sucesso de uma organização.

Seja um negócio novo, uma necessidade de redirecionar o negócio ou apenas a gestão do dia-a-dia, é fundamental que o gestor tenha o controlo e a capacidade de avaliar as entradas e saídas de dinheiro, de modo a garantir o cumprimento de todas as obrigações e também determinar como pode investir para se tornar a empresa melhor, diferente e, ao mesmo tempo sustentável.

Logo, uma das ferramentas imprescindíveis para conseguirmos tornar a gestão financeira da empresa eficaz é a utilização e manutenção de um fluxo de caixa. A utilização desta ferramenta, tem um conjunto de vantagens e permite gestor a capacidade de:

• Controlar, prever e planear as entradas e saídas de capital;
• Conhecer os custos e as despesas da empresa;
• Avaliar se a entrada de capital através das vendas é suficiente para cobrir os gastos assumidos e previstos;
• Monitorar e prever a todo o momento o saldo, positivo ou negativo, permitindo antecipar decisões para investimentos ou pagamentos;
• Antecipar necessidades de empréstimos;
• Verificar a capacidade financeira de modo a ser mais ou menos agressivo em promoções e campanhas;
• Projetar e planear investimentos para crescimento organizacional.

Quando os tempos são de prosperidade e tudo corre sem problemas, sem falta de dinheiro, os clientes continuam a entrar e a adquirir os nossos produtos e serviços, mesmo, nesses tempos, a inexistência de uma ferramenta de controlo financeiro como o fluxo de caixa, pode trazer vários problemas para a organização, tais como:

• O vencimento e incumprimento de obrigações a pagar: à banca, a fornecedores, a prestadores de serviços ou ao Estado;
• Pode ser um impedimento ao investimento obrigando por vezes as organizações a fazerem um esforço financeiro maior, contraindo empréstimos desnecessários, fruto de um controlo e gestão ineficiente;
• Contratação de recursos inapropriada face ao capital existente ou à projeção de capital num determinado período.

« Never take the eyes out of the Cashflow because

it is the lifeblood of business»

Richard Branson – Empresário britânico

É portanto, essencial que os gestores utilizem ou criem uma verdadeira base de dados sobre as entradas e saídas diárias de capital no seu negócio e que analisem frequentemente os dados disponíveis. A monitorização, controlo e análise do fluxo de caixa pode ser feito manualmente através de uma simples tabela de Excel ou de um software desenvolvido especificamente para esse efeito, o que pode automatizar e agilizar o processo de cálculo.

É importante que o fluxo de caixa seja atualizado constantemente, conforme vão surgindo novas despesas e receitas. O relatório deve ser produzido e atualizado de forma sistemática, enviado aos gestores e analisado consoante as necessidades, seja diária, semanal, quinzenal ou mensalmente. Esta periodicidade deve ser aplicada, tendo em conta o mercado em que a organização se insere.

Esta análise irá permitir que se possa responder a questões operacionais e estratégicas, reduzir o pânico, antecipar problemas e identificar oportunidades. É através do controlo e da monitorização que conseguimos reduzir o risco, identificar necessidades de stock, criar promoções no timing certo e adequar os nossos produtos e serviços às necessidades dos nossos clientes.

Sejam quais forem os problemas pelo qual passamos, sejam quais forem as crises que encaramos, sejam quais forem as batalhas que travamos é decisivo que nos conheçamos, que saibamos como atuamos, que recursos temos e quais as armas que podemos manusear para enfrentar os mercados, os nossos concorrentes e qualquer evento disruptivo que possa surgir.

O planeamento, o controlo, a gestão e a inovação são essenciais para que qualquer organização, grande ou pequena, possa, passo a passo, de forma simples e consistente encontrar as alternativas certas para a sustentabilidade e para o sucesso.