Fundaram a vossa empresa com base numa grande ideia, que executaram de forma soberba. Mas, para se manterem bem-sucedidos, há um aspeto crítico que têm de assegurar: controlem o fluxo de caixa antes que seja este a controlar-vos. É este o motivo pelo qual empresas com aparente lucro acabam por acabar em falência. Porquê?
Mais clientes = mais complexidade
A resposta mais rápida é que gerir um negócio, mesmo que seja rentável, custa dinheiro. Podem constatar que as vendas aumentam e os clientes estão satisfeitos, mas também há gastos com materiais, colaboradores e impostos. Quando crescem, as empresas tornam-se mais complexas e esta complexidade faz com que seja mais difícil ver o estado das vossas contas agora e prever como estarão daqui a semanas ou meses.
Quando têm poucos clientes, estar a par dos pagamentos é bastante fácil e podem até sabê-los de cor. Mas quando têm centenas de clientes, quem é que verifica que todos pagaram o que deviam? Como sabem se têm pagamentos em atraso? Há alguém a contactá-los para saldar as contas?
Gerir as despesas de forma sensata
Isto também se aplica aos gastos: o fluxo de caixa é um aspeto crítico na relação com fornecedores. Têm de saber quantos fornecedores têm, quanto e quando lhes pagam. Por exemplo: é melhor manter um fornecedor durante mais tempo para ter um desconto quando compram grandes volumes de materiais, ou é melhor comprar em pequenas quantidades mesmo que vos fique mais caro? É impossível tomar decisões deste tipo sem conhecer e prever a vossa posição em termos de fluxo de caixa.
Saber quando fazer investimentos de capital
Entretanto, fazer crescer um negócio requer que tenham mais capital. A determinada altura, caso sejam ambiciosos, terão de tomar decisões importantes. Quando é que precisam de instalações maiores? Quando é que precisam de um sistema de Tecnologias de Informação maior? Se o vosso negócio implica produção, precisam de mais maquinaria? Necessitam de contratar mais pessoas? Terão de fazer investimentos deste tipo para continuar a deixar os vossos clientes (e colaboradores) satisfeitos.
É determinante que saibam o estado da vossa tesouraria e seria quase suicida fazer um investimento deste tipo sem ter noção de como estará o vosso fluxo de caixa num futuro próximo. Lembrem-se que também precisam de manter a empresa a funcionar no dia-a-dia, com gastos como contas, impostos, pequenos itens, viagens e alugueres.
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Não perder o dinheiro de vista
Normalmente, os donos de pequenos negócios estão focados em adquirir novos clientes e satisfazer os já existentes. O problema é que, se ninguém estiver concentrado na liquidez de dinheiro, as coisas podem correr mal rapidamente. Se dois clientes falharem no pagamento de duas faturas de valor substancial e, na mesma semana, receberem uma conta de um fornecedor, poderão ter um problema em mãos.
Vale a pena reforçar que situações destas acontecem com frequência em empresas bem-sucedidas e em crescimento, o que e normalmente determina a sua queda.
Fazer previsões de fluxo de caixa
O vosso contabilista certamente que vos dirá que os problemas de fluxo de caixa raramente acontecem sem motivo aparente. É muito provável que tenha até havido sinais deles, mas que ninguém tenha reparado.
A questão fundamental é: sabem como estará a vossa tesouraria daqui a seis meses? Caso não saibam, poderão vir a ter de lidar com problemas se as coisas correrem mal. Se for possível saber com essa antecedência como o fluxo de caixa estará e se não vos parecer positivo, então ainda terão tempo de planear uma estratégia para ultrapassar esse período difícil de crescimento.
Contar com as ferramentas certas
As ferramentas ideais para gerir a vossa tesouraria e aferir a saúde financeira do vosso negócio são cada vez mais fáceis de utilizar, estão disponíveis na cloud e são pagas à medida que as utilizam. Sejam proativos nas previsões do vosso fluxo de caixa, de modo a que isso se torne uma forma de fazer crescer a vossa empresa e não apenas uma solução para um problema iminente. O Sage One, para além de ser um software de faturação online certificado, permite-vos registar as despesas e consultar relatórios para perceberem exatamente em que estado estão as contas do vosso negócio.
