A IES, o depósito legal das contas e as liquidações oficiosas

A declaração de “Informação Empresarial Simplificada” (IES) é uma obrigação declarativa que cumpre obrigações simultâneas para 5 entidades: Autoridade Tributária e Aduaneira (ATA), Banco de Portugal (BP), Instituto Nacional de Estatística (INE), Instituto de Registos e Notariado (IRN) e Direção Geral das Atividades Económica (DGAE), todas com o mesmo propósito de receberem a informação contabilística anual das empresas.

Esta obrigação é, normalmente, cumprida até 15 de julho de cada ano, 45 dias após o prazo limite do encerramento de contas, que ocorre, normalmente, até 31 de março de cada ano, tendo sido, este ano, dilatado o prazo de aprovação de contas até 30 de junho[1].

Em consequência da pandemia que atravessamos, e para a qual não se vislumbra fim à vista, o prazo foi prorrogado até 30 de julho[2], pese embora no ano de 2020 tenha sido prorrogada até 15 de setembro[3].

As validações da IES

A entrega da IES, atendendo aos diversos interessados, enquanto destinatários, contém centenas de campo e validações obrigatórias, nos diversos anexos (21), sem o cumprimento das quais a declaração não pode ser enviada.

A maioria dos campos do Anexo A[4] correspondem a desagregações da informação constante nos mapas principais (demonstrações financeiras) e, por isso, necessários ao detalhe da informação para entidades como a ATA, o BP ou o INE. No que respeita às centenas de regras impostas nos formulários não resultam de qualquer imposição legal. Algumas regras fazem sentido, na medida em que correspondem a meros exercícios de cálculo para confirmações, enquanto outras, que obrigam a que certo tipo de informação tenha de corresponder com condições de agregação de certas rubricas contabilísticas para efeitos de elaboração do Balanço ou da Demonstração de resultados, além de não fazerem sentido, não resultam de qualquer imposição legal, o que, em certos casos, perverte as responsabilidades que são atribuídas, por Lei, às Administrações das Sociedades[5] e aos Contabilistas Certificados[6].

E é nesta linha de avanço dos requisitos fiscais que resultam as regras sobre agregações, via plano de contas fiscal, vulgo “taxonomias”, previstas para a futura IES. Isto é, os Contabilistas Certificados deixam de poder exercer, na sua plenitude, as suas atribuições de “Planificar, organizar e coordenar a execução da contabilidade das entidades, públicas ou privadas, que possuam ou que devam possuir contabilidade organizada segundo os planos de contas oficialmente aplicáveis ou o sistema de normalização contabilística, conforme o caso, respeitando as normas legais, os princípios contabilísticos vigentes e as orientações das entidades com competências em matéria de normalização contabilística” e passarem a “Assumir a responsabilidade pela regularidade técnica, nas áreas contabilística e fiscal”, sobre Demonstrações financeiras que serão elaboradas por taxonomias, e ao “Assinar, conjuntamente com o representante legal das entidades …, as respetivas demonstrações financeiras e declarações fiscais, fazendo prova da sua qualidade, nos termos e condições definidos pela Ordem, sem prejuízo da competência e das responsabilidades cometidas pela lei comercial e fiscal aos respetivos órgãos”, o fazerem, através do envio da IES, em demonstrações financeiras que não elaboraram e poderem não ser as que foram efetivamente aprovadas nas Assembleias Gerais das Sociedades.

Resumir a preparação e apresentação das demonstrações financeiras a um mero exercício de agregação de contas é demasiado redutor para o efetivo valor da contabilidade, e não há razões que a desmaterialização o justifique.

O IASB também já publicou taxonomias para as IAS/IFRS[7] e não reduz o relevante contributo da contabilidade à mera agregação de contas, que, neste contexto, nem existem.

O exemplo mais evidente é o caso dos Fundos de Compensação do Trabalho (FCT) em que, de acordo com a FAQ 18, emitida pela Comissão de Normalização Contabilística[8], o registo contabilístico do ativo financeiro referido será feito na conta 41 – Investimentos financeiros. Contudo, para efeitos de validação da IES, não são admissíveis como registos em ativos não correntes, no Balanço, pese embora as instruções de preenchimento se refiram à conta 41, uma vez que as validações previstas para os campos possíveis na IES, o  [A5109] Outros ativos financeiros ou no campo [A5111] Investimentos financeiros (utilização exclusiva pelas pequenas entidades e microentidades), ao obrigarem ao preenchimento do campo [A6109] “A entidade declarante participa no capital de outras pessoas coletivas?” com “Sim”, não se enquadra porque as quantias em causa se referem às contribuições para o Fundo (FCT) e não a uma participação no capital de outras pessoas coletivas. Como não valida, temos de incluir estas quantias noutro campo do Balanço, e assim inadequado.

O depósito legal de contas

Para todos os efeitos legais, a prestação de contas é deliberada em Assembleia de sócios/acionistas, exceto nos casos especiais previstos, como a deliberação unânime por escrito ou nos termos do n.º 2 do art.º 263.º do CSC, sob proposta de gerência/administração, através dos documentos previstos em Legislação própria, no caso Português o Sistema de Normalização Contabilística (SNC), aprovado pelo Dec. Lei n.º 158/2009, e republicado pelo Dec. Lei n.º 98/2015, exceto para as empresas sujeitas ao Regulamento 1606/2002 da EU, que aplicam as normas internacionais de contabilidade, designadas por IAS/IFRS.

Estes documentos, após a sua aprovação, são sujeitos a registo comercial[9], por depósito, através dos meios eletrónicos previstos em legislação especial, da informação constante dos seguintes documentos:

a)     Ata de aprovação das contas do exercício e da aplicação dos resultados;

b)     Balanço, demonstração de resultados e anexo ao balanço e demonstração de resultados;

c)     Demonstração dos resultados;

d)     Demonstração das alterações no capital próprio/património líquido;

e)     Demonstração de fluxos de caixa;

f)      Anexo às demonstrações financeiras;

g)     Certificação legal das contas;

h)     Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.

Assim, podemos concluir que os meios eletrónicos devem respeitar o conteúdo e forma dos documentos que foram aprovados e nunca introduzir alterações que lhes possa provocar desconformidade.

Os modelos oficiais de depósito por meios eletrónicos consistem na designada IES (Informação Empresarial Simplificada)[10], e os formulários devem respeitar a estrutura legal definida na normalização contabilística e as demonstrações financeiras efetivamente aprovadas pelos sócios/acionistas, para que os possa substituir.

Isto é, a declaração IES só substitui os documentos em papel, se respeitarem o seu conteúdo e forma, dado que esta consiste numa declaração, e deve respeitar a verdade material contida nos documentos de prestação de contas devidamente aprovados pelos sócios/acionistas, e nunca deverá ser objeto de depósito sem que este requisito formal seja cumprido.

As liquidações oficiosas

Um dos problemas que se verifica com a falta de realidade quanto ao número de empresas realmente existentes e em atividade, em Portugal, contribuindo para a distorção das análises que se fazem aos números existentes, tem a ver com as sociedades sem qualquer atividade, e até resultantes do simples abandono.

Esta situação poderia ser bem resolvida se as autoridades públicas cumprissem melhor a sua missão, nomeadamente a Autoridades Tributária e Aduaneira e as Conservatórias dos Registo Comercial, através das liquidações oficiosas das sociedades.

Constituem causas para liquidação oficiosa de sociedades[11]:

1.     Se durante dois anos consecutivos, a sociedade não tenha procedido ao depósito dos documentos de prestação de contas e a administração tributária tenha comunicado ao serviço de registo competente a omissão de entrega da declaração fiscal de rendimentos pelo mesmo período;

2.     A administração tributária tenha comunicado ao serviço de registo competente a ausência de atividade efetiva da sociedade, verificada nos termos previstos na legislação tributária; e

3.     A administração tributária tenha comunicado ao serviço de registo competente a declaração oficiosa da cessação de atividade da sociedade, nos termos previstos na legislação tributária.

[1] Art. 12.º do Decreto-Lei n.º 22-A/2021, de 17 de março
[2] Despacho SEAAF n.º 191/2021-XXII
[3] Despacho SEAAF n.º 259/2020-XXII
[4] Entidades residentes que exercem, a título principal, atividade comercial, industrial ou agrícola e entidades não residentes com estabelecimento estável
[5] Art. 65.º do Código das Sociedades Comerciais
[6] Art. 10.º do Anexo I da Lei n.º 139/2015, de 7 de setembro, que aprova o Estatuto da OCC
[7] https://www.ifrs.org/issued-standards/ifrs-taxonomy/ifrs-taxonomy-2021/
[8] http://www.cnc.min-financas.pt/faqs_empresarial.html
[9] Art. 42.º do CRC
[10] Decreto-Lei n.º 8/2007, de 17 de janeiro, alterado pelos Decretos-Lei nºs 73/2008, de 16 de abril,
[11] Art 143.º do Código das Sociedades Comerciais