Digitalização nos mercados para controlar, melhorar e criar um Fluxo de Caixa moderno

As necessidades das organizações, os instrumentos financeiros e os modelos de negócio, atualmente tornaram-se muito diferentes dos que existiam no passado. As organizações movimentam-se em mercados competitivos, incertos e complexos, fruto de uma proximidade crescente, física e virtual, entre qualquer ponto do globo.

A saúde financeira das organizações é um ponto fulcral, quer para fazer face à sua operação diária, quer para a sua sustentabilidade a longo prazo. Um dos vários indicadores chave que permitem aferir se uma organização se encontra financeiramente estável é o fluxo de caixa.

Como tal, o desenho, a implementação e a manutenção de um fluxo de caixa moderno é determinante para a sobrevivência e sucesso de qualquer tipo de empresa. Uma crise no fluxo de caixa pode ser provocada por vários fatores, sejam internos: o aumento dos custos, a diminuição das vendas e/ou o atraso nos pagamentos de clientes, como externos à organização: recessões económicas, alterações cambiais e/ou catástrofes naturais.

As empresas devem monitorar os fluxos de caixa e tomar medidas para mitigar os riscos que podem levar a uma crise. Uma empresa com um bom fluxo de caixa tem mais oportunidades de ultrapassar períodos de incerteza e turbulência econômica, visto que tem recursos suficientes para pagar suas contas e investir no seu crescimento.

Além disso, um fluxo de caixa otimizado proporciona que as empresas tenham flexibilidade para tomarem decisões estratégicas, tais como 1) expansão da sua base de negócios, 2) lançamento de novos produtos ou serviços e/ou 3) aquisição de concorrentes.

“Cashflow is having the right amount of cash

in the right places at the right time, every time.”

Adam Stewart – CEO Sandals Resorts International

Por esse motivo, é importante desenhar uma estratégia financeira que propicie o menor número de erros e que permita obter um fluxo de caixa ótimo. Deste modo, acabará por criar benefícios, tais como:

• O aumento da sustentabilidade financeira, através da manutenção de uma caixa estável, pagamentos e recebimentos controlados.
• Uma redução do risco de falência, visto que tem recursos suficientes para fazer face as suas despesas e pagar as suas dívidas.
• Uma facilidade de obter financiamento, um bom histórico de fluxo de caixa aumenta as probabilidades de obter financiamento de instituições financeiras ou de investidores, o que pode ajudar a crescer e/ou a expandir os seus negócios.
• O aumento da competitividade, mais fluxo de caixa determina mais recursos para investir em inovação, marketing e/ou outras atividades que possam ajudar a organização a tornar-se mais competitiva.

Apesar de existir acesso a muita informação, automação e tecnologia, as organizações ainda têm um longo caminho a percorrer para se tornarem, mais ágeis quer ao nível operacional, quer ao nível financeiro. Sabe-se que a evolução da economia, da tecnologia e dos mercados, ao longo dos anos, vieram criar necessidades de fluxo de caixa diferentes das que existiam.

Fluxo de Caixa: Old school vs New school

No século XX, as empresas tinham uma maior previsibilidade das necessidades de fluxo de caixa. As tecnologias eram menos complexas, as economias eram mais estáveis, as empresas tinham menos concorrência e, além disso, existiam menos opções de financiamento.

Atualmente, tudo isso mudou as necessidades de fluxo de caixa, tornaram-se imprevisíveis e voláteis, fruto de uma constante evolução da tecnologia, da globalização das economias e do aumento constante da concorrência. Para além, está claro, dos novos modelos de negócio ao nível do financiamento, que vieram alterar as regras do jogo, e aumentaram ainda mais a volatilidade dos fluxos de caixa.

As diferenças entre as necessidades de fluxo de caixa no século XX e as atuais, colocam desafios adicionais para as empresas, hoje precisam ser mais flexíveis e ágeis para lidar com as mudanças nos fluxos de caixa. Além disso, necessitam de um planeamento financeiro rigoroso que garanta os recursos suficientes para atender às suas necessidades.

Nos anos 80, a Atari, uma empresa de produtos eletrónicos popularizada pela venda de jogos de computador, cometeu erros na gestão e operação do seu fluxo de caixa que a levou à sua falência e determinou perdas significativas aos seus investidores, colaboradores e consumidores.

Alguns dos erros da Atari passaram por uma expansão rápida e excessiva para o mercado europeu, o que levou a um aumento das despesas e uma aposta desmesurada em marketing, o que reduziu os seus lucros.

É importante que as organizações monitorizem rigorosamente o seu fluxo de caixa e tomem medidas para garantir que têm recursos suficientes para minimizar os riscos e atender às suas necessidades.

Em contrapartida, a Amazon é o exemplo de uma empresa com uma estratégia de fluxo de caixa moderna, tem um modelo de negócios baseado em vendas online e investe num conjunto de estratégias para melhorar continuamente o seu fluxo de caixa, tais como:

• Automatização da cobrança: utilização de software automatizado para cobrar os clientes rapidamente.
• Exclusão de descontos: oferecer descontos limitados aos clientes de modo a aumentar margem de lucro.
• Otimizar os níveis de stock: utilização de técnicas de gestão de stock que garantam o nível ideal de stock a todo o momento, nem mais, nem menos!
• Redução de despesas: Procura constante por formas de reduzir despesa de modo a potenciar um aumento da margem de lucro.

“An error doesn’t become a mistake

until you refuse to correct it.”

J.F. Kennedy – 35º presidente dos EUA

Os erros e o desperdício na gestão manual do cashflow

Apesar de o mundo estar cada vez mais tecnológico, automatizado e digitalizado, ainda existem muitas empresas que continuam a gerir o seu fluxo de caixa manualmente. Esta gestão pode provocar erros e impactar significativamente nas decisões financeiras, criar uma visão imprecisa do fluxo de caixa e levar a problemas de liquidez ou mesmo à falência.

Alguns dos erros comuns numa gestão manual incluem:

• Omissões e não incluir receitas ou despesas importantes, o que pode levar a uma visão imprecisa e destorcida dos fluxos de caixa.
• Erros de cálculo que podem ocorrer ao inserir dados ou ao realizar cálculos manuais.
• Atrasos na atualização do fluxo de caixa: estes devem ser atualizados regularmente para refletir todas as alterações nas receitas, despesas e outros fatores que afetam os fluxos de caixa.
• A falta de estandardização na formatação e apresentação do fluxo de caixa pode dificultar a análise e a comparação dos fluxos de caixa de períodos diferentes.

Estes erros, efetuados através da gestão manual levam ao chamado desperdício no fluxo de caixa ou como se diz em inglês “cash-flow waste“. É a utilização ineficiente e desnecessária de recursos financeiros ao longo do ciclo de receitas e despesas, que passam muitas vezes por:

• Processos de cobrança ineficientes,
• Descontos desnecessários,
• Inventário excessivo,
• Despesas desnecessárias ou excessivas,
• Gestão de fluxo ineficaz e sem controlo.

A eliminação do desperdício no fluxo de caixa é um processo contínuo que requer dedicação, esforço e disciplina, e que trará retorno significativo sobre o investimento.

A digitalização como modo de controlar e melhorar o fluxo de caixa

Para auxiliar as organizações a criarem processos eficientes, a reduzirem a taxa de erros no tratamento das operações, a eliminarem os desperdícios e a diminuírem os riscos de crise é essencial que implementem processos de digitalização na sua cadeia de valor.

Esta digitalização irá permitir:

1. A automação de processos através de software de gestão pode ajudar a automatizar atividades de cobrança, conciliação de contas e produção de relatórios de apoio à decisão,
2. A visibilidade em tempo real dos fluxos de caixa, diminuindo os tempos de decisão e ação em medidas corretivas e
3. O aumento da agilidade da organização para se adaptar e responder às mudanças, um software de gestão permite ajustar rapidamente os processos de cobrança ou pagamentos.

A digitalização e automação do fluxo de caixa oferecem vantagens para as organizações a vários níveis, tais como:

• Eficiência: A automação ajuda as organizações a economizar tempo e esforço, permitindo que concentrem os seus recursos em atividades estratégicas.
• Precisão: A automação reduz os erros humanos e garante que os registos financeiros são precisos e confiáveis.
• Visibilidade: A automação ajuda as organizações a visualizar os fluxos de caixa de forma mais clara e concisa, o que facilita a tomada de decisões informadas.

A digitalização não resolve todos os problemas, no entanto, ajuda a mitigar riscos, a reduzir erros, a otimizar fluxos, a diminuir os desperdícios e a dar visibilidade aos processos operacionais e financeiros! Estes são alguns dos motivos fortes para utilizar um software de gestão que ajude no processo de digitalização e na gestão eficaz do fluxo de caixa. Assim é possível uma tomada de decisão factual e assertiva independentemente do mercado em que se atua.