As soluções avançadas de gestão financeira oferecem uma visão 360° para ajudar a impulsionar o desempenho organizacional. A última geração destas soluções, concebidas como plataformas dedicadas à otimização dos recursos financeiros da empresa, inclui também um módulo de business intelligence (BI).
Para avaliar a contribuição desse módulo para a gestão do desempenho financeiro da empresa, a Sage foi ouvir alguns dos seus clientes. Todos eles contribuem à sua maneira para o sucesso estratégico da sua organização, e todos eles procuram tirar o máximo partido da sua solução de gestão financeira.
Esses feedbacks cruzados e trocas de experiências apresentam sob vários pontos de vista a contribuição do BI para o desempenho da gestão da sua organização. Os debates apontam nomeadamente três vantagens principais, três boas razões para integrar um módulo de business intelligence à sua solução de gestão financeira de última geração:
- Informar a tomada de decisão
- Acelerar o reporting financeiro
- Facilitar o controlo orçamental
O Business Intelligence como instrumento de decisão
Em mercados muitas vezes ultracompetitivos, a gestão empresarial tornou-se uma prioridade para as empresas. Integrado à plataforma de gestão financeira, o BI oferece assim uma leitura dos dados orientada para o desenvolvimento de cenários e para a antecipação de resultados. Este é o primeiro dos três benefícios resultantes desta troca de pontos de vista.
Conhecer o mais cedo possível o resultado financeiro final da organização constitui uma alavanca poderosa para implementar a estratégia. A integração de um módulo de business intelligence na plataforma de produção de dados financeiros proporciona uma capacidade sem precedentes de partilhar e perspetivar os dados de forma pedagógica.
O CFO posiciona assim claramente a perícia da sua equipa e contribui para a implementação do plano estratégico da empresa. “O crescimento externo da nossa rede é uma parte importante da nossa estratégia de desenvolvimento. Dispor de uma contabilidade correta o mais cedo possível permite-nos confortar a nossa posição perfeitamente informada sobre o negócio e controlar o risco. Se os números forem fiáveis, poderemos ser mais reativos nas nossas decisões de investimento.”
O crescimento orgânico da organização, e as contrapartidas respetivas, tiram proveito na mesma medida da aceleração na produção de dados fiáveis e partilhados. “O nosso crescimento tem sido impulsionado desde o início por uma preocupação constante em controlar o seu ritmo. As possibilidades do business intelligence estão em harmonia total com esta visão saudável e ambiciosa da gestão empresarial por parte dos nossos gestores. O módulo BI dá-nos uma representação em tempo real do nosso desempenho e permite-nos construir o nosso desenvolvimento passo a passo”.
Inesperadamente, os CFO, convidados a falar sobre o valor do business intelligence aplicado à gestão financeira apresentaram um argumento de coesão de equipa. “O requisito estratégico para aumentar a produtividade é produzir mais rapidamente os dados necessários à tomada de decisões. Trata-se também de um imperativo de gestão que aumenta o bem-estar das equipas de contabilidade no local de trabalho. O facto de estarem mais envolvidas na análise e no valor acrescentado faz parte da tendência que procuramos”
O Business Intelligence como acelerador de reporting
O reporting financeiro é o instrumento primordial para orientar o desempenho coletivo da empresa. A integração de um módulo de business intelligence na sua solução de gestão financeira constitui um impulso bem-vindo, segundo os CFO inquiridos.
O potencial de discernimento pedagógico do Business Intelligence (ou BI) confere um carácter mais operacional e mais concreto às funções não financeiras. Mais uma vez, o papel do CFO é simultaneamente alimentar uma cultura financeira e divulgar o reporting. “O módulo BI é uma ferramenta poderosa e prática. Por exemplo, posso extrair os dados que me interessam, arrastando-os a partir de uma lista de campos. Sendo capaz de selecionar o que procuro de uma forma muito precisa e rápida, evito poluir os meus relatórios com números inúteis. Esta simplicidade constitui uma vantagem quando gerimos 21 centros de lucro e duas atividades, vendas e alugueres.”
Num contexto de reporting internacional e recorrente, o significado dado aos resultados produzidos e a sua tradução em oportunidades de ação são obviamente apreciados pelas empresas que pretendem ações rápidas. “Todos os meses, fornecemos à nossa empresa-mãe norte-americana relatórios muito detalhados. Um encerramento mensal, por assim dizer. Precisamos de poder analítico para automatizar a produção e perspetivar os dados estratégicos essenciais.”
Obviamente, a automatização da produção dos dados que alimentam os relatórios continua a ser a principal motivação para integrar o BI na sua plataforma. “O BI integrado permitiu-nos melhorar a gestão da empresa. Este salto qualitativo baseia-se na automatização da recolha de dados, gerados nas ferramentas empresariais e vertidos na solução. O volume de negócios, mas também as faturas não recebidas, são exemplos de dados que alimentam automaticamente o nosso reporting. É fácil imaginar o quanto a precisão da gestão da empresa é beneficiada por dispor rapidamente e de forma organizada de dados concretos do negócio, tanto em termos de receitas como de despesas.”
Os relatórios estão a evoluir e a esfera financeira responsável está cada vez mais presente na agenda do CFO. O Business Intelligence é, portanto, uma grande ajuda para processar a diversidade de indicadores e o alcance de um reporting em modo de “integrated thinking” (conceito que se propõe pensar na ação da empresa de uma forma mais global, coerente e virada para o futuro.). “A nossa gestão do desempenho financeiro deve ser entendida no sentido lato e alargada a vários indicadores. É por isso que a automatização da recolha de dados constitui um grande objetivo na minha equipa. De facto, a automatização de tarefas de baixo valor acrescentado liberta tempo para a análise. Introduzir informação, repetir uma operação simples ou gerar um gráfico já não são o horizonte da função contabilística. O valor acrescentado da nossa equipa é a análise realizada a partir dos dados em bruto.”
O Business Intelligence (BI) como facilitador do controlo orçamental
O business intelligence foi validado por muitas empresas para dar aos decisores o controlo sobre organizações que se tornaram muito complexas e com múltiplas interações. Integrado à plataforma de gestão financeira de última geração, o BI otimiza as operações de controlo orçamental.
Ajudar a antecipação orçamental é de facto uma expectativa unânime expressa pelas empresas presentes. “Eu queria um software que me permitisse avaliar o impacto orçamental dos nossos múltiplos compromissos a montante, e assim saber em qualquer altura como vamos acabar o mês.”
A contribuição do business intelligence tem um interesse muito concreto em termos de controlo orçamental. “Praticamos um controlo orçamental sistemático. Assim que se ultrapassa um certo patamar, o sistema requer um comentário. Temos implementado muita automatização. Por exemplo, as notas de encomenda saem automaticamente. As saídas de armazém são também incorporadas automaticamente. O mesmo acontece com o volume de negócios.”
A inteligência na tomada de decisões é praticada em grupo e em rede. Explorada na Cloud, a plataforma de gestão impulsionada pelo BI constitui um recurso estratégico para o desempenho financeiro coletivo. “A nossa solução avançada importa dados, tais como folhas de pagamento e entradas de receitas, a partir de material automatizado. E quando processamos uma fatura, esta já foi comparada à nota de encomenda e confirmada pelo gestor de unidade ou pelo departamento respetivo.”
Por conseguinte, a integração de um módulo de business intelligence na sua plataforma de gestão financeira de última geração constitui claramente um ativo para a função financeira. Porém, emerge outra grande lição dos comentários provenientes dos clientes Sage ouvidos: esta integração é também uma alavanca para o desenvolvimento da cultura financeira em toda a empresa.
A plataforma de gestão financeira desempenha plenamente o seu papel quando extrapola a esfera financeira com o intuito de autonomizar os negócios para operações dentro do seu perímetro. “Na nossa empresa, integramos relatórios automáticos em tempo real sobre os dados. Isto também nos permite dar acesso à ferramenta aos não financeiros.”
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