9 Modos de visualizar os seus dados para potencializar o crescimento do negócio

Como ter a certeza de que o trabalho e recursos que está a investir no seu negócio têm um impacto direto no seu crescimento e rentabilidade?

Precisa de ter visibilidade sobre o seu negócio. Precisa de ver não só a linha de fundo, mas tudo o mais acima dela.

Mas já é difícil o suficiente entender a informação à sua frente, sem ter que interpretar o que tudo significa. Como evitar dores de cabeça por excesso de informação?

 

Operar com dados: obter visibilidade através de dashboards

Muitos de nós já criaram um gráfico dentro de uma aplicação de folha de cálculo.

Tudo o que é preciso é destacar algumas colunas de números, depois clicar no ícone de gráfico da barra de ferramentas e seguir os passos. Dito e feito – obtém-se instantaneamente um gráfico de barras ou circular, representando esses números.

O software de gestão moderno leva-o um passo mais longe com os dashboards.

Por exemplo, com apenas uns cliques, pode transformar o seu registo de ganhos e perdas numa série de apelativos quadros, tabelas e números em destaque.

Carl Reader é um autor, orador e especialista em pequenos negócios. Ele diz:

“Estamos numa era em que os dados e relatórios disponíveis a um detentor ou administrador de negócio atingiram um nível de que apenas as grandes empresas dispunham há uns anos.

É transformacional. E fornece ao negócio mais do que apenas uma lista de números e termos. Traduz esses dados em indicadores que são facilmente entendidos.”

Se os dados forem tornados apelativos e acessíveis, é mais provável que os consigamos entender – e podemos identificar tendências e obter informação real para agirmos em conformidade.

 

Três razões porque os dashboards de contabilidade são excelentes

Mas essa não é a única vantagem dos dashboards num software de gestão.

 

• Dados em tempo real – saiba o que está a acontecer no momento. Uma grande limitação de visualizar dados através de uma simples folha de cálculo, é que os dados são antigos – e, na maior parte dos casos, cabe-lhe a si atualizá-los. Mas os dashboards recuperam dados em tempo real – tipicamente, os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que precisa de monitorizar.

• Pesquisa detalhada – os mesmos velhos dados, novas ideias. Uma funcionalidade chave dos dashboards é que são muitas vezes interativos. Não estão lá simplesmente para serem vistos! Pode clicar na coluna de um gráfico e dar-lhe destaque. O que pode significar que lhe é apresentada informação adicional e mais detalhada sobre esse item ou pode significar que o resto do dashboard é atualizado em conformidade.

• Inteligência integrada – automáticos e astutos. Os dashboards são muitas vezes inteligentes. O software conhece a natureza dos dados, bem como os números brutos e outros valores. Por exemplo, se criar um dashboard mostrando números de vendas com as localizações associadas, o software perceberá isso e gerará magicamente um mapa indicando pontos quentes que refletem os dados de vendas. O que significa que poderá ver instantaneamente onde está a vender mais – e as áreas onde pode ser necessária maior atenção.

 

Mas como é que isso se traduz em vantagens diárias reais para as pequenas empresas? Há quatro aspetos principais:

• Poupa tempo – deixando-lhe mais tempo para o seu negócio;
• Garante-lhe que se mantém em contacto com o seu negócio;
• Permite uma tomada de decisão muito mais rápida ao fornecer-lhe informação prática e útil;
• Dá-lhe real visibilidade sobre todos os aspetos do seu negócio.

Tudo isso possibilita crescimento.

Mas os dashboards precisam de ser combinados com noções básicas sólidas de negócios para tirar pleno proveito das oportunidades que lhe são abertas, bem como identificar e minimizar riscos. Seguem-se nove áreas de foco – potenciadas por um bom uso dos seus dashboards de contabilidade.

 

1. Definir objetivos e determinar medidas para o sucesso

Torne os seus objetivos desafiantes, mas exequíveis. Pretende aumentar a retenção de clientes, reforçar a quota de mercado, penetrar num novo segmento de mercado ou investir em P&D? Seja específico e torne os seus objetivos mensuráveis.

E use o seu dashboard para monitorizar dados relacionados com essas áreas, numa base regular.

Os objetivos de negócio são muitas vezes demasiado vagos, por isso use uma linguagem bastante específica para descrever as provas de obtenção dos seus objetivos. Essas provas constituirão a base do que será medido.

 

2. Estabelecer KPIs relevantes

Os KPIs são o que está em causa nos dashboards e a sua monitorização regular é facilitada, se configurar corretamente o dashboard.

Certifique-se de que os seus KPIs são relevantes para os objetivos de negócio e para os processos de negócio que devem ser aperfeiçoados para alcançar com sucesso esses objetivos.

Os KPIs são mais eficazes se simples, mas não simplistas e quando gestores e colaboradores sentem um forte sentido de controlo sobre eles. Para possibilitar esse controlo, pode optar por partilhar o seu dashboard com quaisquer colaboradores chave ou mesmo com auxiliares externos, como o seu contabilista. Pode até criar dashboards especiais especificamente para essas pessoas.

 

3. Desenvolver métodos de recolha e organização de dados

Determine um processo para rastrear e reportar todos os dados relevantes. Reporte tendências que emerjam das suas observações numa base regular. Certifique-se de que todos os processos do negócio são incluídos na sua recolha de dados, nomeadamente o marketing, crescimento de vendas, quota de mercado, qualidade de produto, pessoal, formação e orçamentação.

Sem essas práticas em atuação, o seu dashboard não poderá refletir com rigor o que se está a passar.

 

4. Monitorizar as receitas versus objetivos

Certifique-se de comparar as suas receitas reais contra as receitas pretendidas, não apenas a cada ano, mas também a cada mês e, se possível, a cada semana. Os pagamentos em atraso podem gerar o caos na rentabilidade de um negócio e poderá usar o dashboard para o monitorizar.

Use uma aplicação móvel de banking para criar templates de faturas, monitorizar quais foram enviadas, visualizadas e pagas, e aceite pagamentos também na aplicação.

 

 

5. Monitorizar as despesas

Esta é provavelmente a área da sua empresa que não quer ver crescer. Mas ao ter uma visão global correta das despesas como parte do seu dashboard, poderá projetar os seus lucros e tomar decisões melhores e mais bem informadas sobre onde aplicar o dinheiro.

 

6. Monitorizar a concorrência

Este dado fica fora do seu dashboard de contabilidade diário, mas não é menos importante.

Está muito bem focar-se nos seus KPIs e despesas empresariais, mas é imperativo que tenha uma ideia clara do que andam a fazer os seus concorrentes. Obviamente, piratear as suas redes informáticas seria uma clara violação de cibersegurança, mas há muita informação no domínio público: analise os relatórios anuais, faça pesquisas na Internet e leia publicações da indústria e associação profissional.

 

7. Avaliar a eficácia do marketing

A avaliação da eficácia estabelece o terreno para planos futuros, pelo que monitorizar os resultados é a única forma de melhorar os seus esforços de marketing. A chave é determinar que dados devem ser recolhidos. Os seus resultados de marketing podem ser avaliados nas vendas, quota de mercado, tráfego de loja, número de pesquisas ou taxas de reclamação reduzidas, ou outros indicadores. Grande parte disto pode ser mostrado num dashboard bem configurado, por vezes recuperando dados de outras fontes, e permitindo-lhe uma informação diária.

 

8. Promover indicadores de colaboradores

Ter colaboradores de topo motivados é crítico para o sucesso da sua empresa. Monitorize a eficácia dos seus métodos de recrutamento e níveis de retenção, bem como a satisfação e desempenho dos colaboradores e aí saberá quando contratar, quando dispensar, quanto está a gastar com o seu pessoal e por que ROI.

 

9. Aplicar a informação

Analise a informação que recolheu do seu dashboard, tire conclusões e faça recomendações com base nisso.

Desenvolva um plano para procurar oportunidades de demonstrar os pontos fortes da sua empresa. Se há pontos fracos que constituem obstáculos críticos ao sucesso da sua empresa, desenvolva um plano para os ultrapassar.

O velho adágio de que se pode aprender com os erros pode parecer simplista, mas quando se trata de crescimento do negócio, é realmente verdade.