9 conselhos para fomentar a colaboração entre os serviços  

“Não nos entendemos uns aos outros!”Quantas vezes já ouviu este comentário (ou pior) feito por colaboradores descontentes que sentem que as outras equipas da empresa não seguem as mesmas regras, não estão empenhadas na mesma missão ou não jogam na mesma equipa? O problema – colaboração efetiva entre departamentos – é muito mais comum do que se possa pensar.

A colaboração entre equipas tornou-se mais importante e mais difícil à medida que as equipas passaram a trabalhar de forma mais flexível e em regime de teletrabalho, em resultado da transformação digital. Como é que se lida com esta situação enquanto líder de uma empresa moderna?

Obviamente, a solução não é simples e não há remédios milagrosos para fomentar a colaboração entre os serviços. Porém, deixamos aqui algumas dicas úteis…

1. Certifique-se de que todos estão em sintonia

Certifique-se de que todos sabem qual o papel que têm de desempenhar para atingir o objetivo comum e que todos o compreendem.

Ninguém pode contribuir para a missão se todos a interpretarem de forma diferente. Utilize uma mensagem única para se dirigir a todas as equipas – técnicas ou não – para que todos trabalhem em uníssono.

2. Fomente uma comunicação aberta e coerente

O que é surpreendente no mundo empresarial é verificar a falta de comunicação entre as equipas e a cultura da compartimentação. A comunicação é uma das formas mais fáceis de gerar compreensão, transparência, empatia e estima! De facto, são poucas as empresas que sabem comunicar corretamente.

Se pretende ter êxito, deverá promover uma cultura de comunicação. Isto significa partilhar prazos e objetivos de trabalho associados aos vários departamentos. Também significa ter uma dose saudável de respeito pelo que a outra equipa está a fazer e deixar claro que nenhuma equipa poderia existir sem a outra.

3. Seja transparente

Este princípio anda de mãos dadas com a comunicação. Os líderes da empresa também devem estar preparados para partilhar os seus próprios fracassos e admitir que podem cometer erros.

Quando as equipas virem que os seus líderes aceitam que podem ser cometidos erros humanos, ficarão menos defensivas e mais motivadas para unir esforços de modo a atingir um determinado objetivo.

4. Favoreça a empatia e a compreensão

De facto, não pode tornar alguém empático, mas pode dar sugestões que ajudem os membros da equipa a conhecerem-se a um nível mais pessoal, o que levará a uma melhor compreensão.

Quando se conhecem as razões por detrás da atitude de alguém, é mais provável que se abram exceções, que se ajude e que se comece a dialogar quando necessário.

5. Pregar dando o exemplo

Parece óbvio, mas ficaria surpreendido com a quantidade de líderes que exigem determinadas atitudes por parte da sua equipa – comunicação, transparência, transmissão hierárquica de informações, colaboração entre departamentos – que eles próprios não têm.

Uma transformação digital bem-sucedida exige que os líderes se empenhem nas mudanças que pretendem implementar nas suas empresas. Se eles não se empenharem, não há razão para que os outros o façam.

6. Incentive a troca de ideias

Não há nada melhor do que uma cultura empresarial em que a colaboração entre departamentos desempenha um papel central. A empresa deve ser um local onde as pessoas se sentem motivadas, não têm medo de expressar as suas ideias e até de cometer erros de vez em quando. E isso porquê? Porque as melhores ideias surgem quando as pessoas se sentem seguras, quando arriscam e sabem que os outros as apoiam.

7. Criar uma comunidade e uma cultura de colaboração 

Incentive as pessoas a ajudarem-se mutuamente. Por exemplo, organize uma pequena reunião, diária ou semanal, em que cada um explique brevemente a sua carga de trabalho. Isto encorajará os membros da equipa que, temporariamente têm menos trabalho, a ajudar quando necessário. Desta forma, ninguém se sentirá isolado e gerar-se-á confiança entre os membros da equipa.

8. Partilhe tecnologia e informação

Se as suas equipas não tiverem acesso às mesmas tecnologias, programas e informações que as outras equipas da empresa, será confrontado com amargura, desconfiança e até revolta. Tudo isto nos leva de volta à transparência.

Mantenha os canais de comunicação abertos e facilite o contacto entre as equipas.

9. Descubra as tarefas das outras equipas

Quando vemos que as nossas tarefas se sobrepõem às das outras equipas e compreendemos o trabalho que ambas as equipas têm de fazer para alcançar o mesmo resultado, começamos a apreciar todo o processo empresarial, não só a nossa contribuição, mas também a dos outros.

É importante que cada membro da equipa saiba qual é a equipa responsável por cada tarefa e por que razão isso é importante. Por exemplo, deixe cada colaborador juntar-se a outra equipa por um dia, de vez em quando. Esta mistura trará inevitavelmente novas ideias e reforçará o respeito pelo trabalho das outras equipas.

Não existe uma solução mágica para estabelecer uma colaboração partilhada e sem problemas entre os vários serviços. Na realidade, mesmo com a transformação digital, não existe um atalho rápido ou uma aplicação que garanta uma colaboração harmoniosa entre equipas. Basta haver empenho, cultura e trabalho à boa maneira tradicional.