Zeven goede redenen voor kleine kmo’s om nu te starten met elektronische facturatie

De technologie staat niet stil en heeft ervoor gezorgd dat het al enkele jaren mogelijk is om facturen te digitaliseren. Kort samengevat: je ruilt de papieren factuur in voor een digitale versie. Ben je als kleine kmo nog niet overgeschakeld naar elektronische facturatie? We geven je meerdere redenen om er snel werk van te maken!

1- Elektronische facturatie wordt verplicht

2- Elektronisch factureren bespaart je tijd

Met e-facturatie kan je in één klik je facturen opmaken en verzenden. Je software automatiseert het volledige proces, van het invoeren van informatie die vaak al in je software zit tot het verzenden van je factuur naar de ontvanger. De verwerkingstijd per factuur vermindert aanzienlijk. Het betekent ook dat je sneller facturen kunt innen.

3- Minder kans op fouten…

E-facturatie vermindert menselijke gegevensinvoer. Dat komt doordat de facturatiesoftware automatisch informatie overneemt die al eerder eens werd ingevoerd. Hierdoor is de kans op fouten in documenten veel kleiner.

4- Het kost minder!

Wie het heeft over e-facturatie heeft het ook over besparen. De drukkosten van je facturen (printer, inkt, papier) en de frankering ervan verdwijnen. Je bespaart ook op personeelskosten. Dat geld kan je dan weer gebruiken om te investeren in andere zaken. In totaal kan er 70% bespaard worden op verwerkingskosten door over te stappen naar e-facturatie.

5- Een e-factuur is traceerbaar

Om de authenticiteit, de integriteit en de inhoudelijke betrouwbaarheid van een factuur te kunnen garanderen, moet je computersysteem het wel mogelijk maken om elke stap in het facturatieproces te kunnen traceren. Dit van bij het opmaken van de factuur tot tien jaar later wanneer de wettelijke bewaartermijn van facturen afloopt. Dankzij e-facturatie vind je meteen de juiste factuur terug door te zoeken op datum, uitgever, ontvanger, bedrag, … Op zoek gaan in de mappen van je archief is verleden tijd. De kers op de taart? Je hoeft niet langer te stressen over fiscale controles, aangezien alles elektronisch is bewaard.

6- De veiligheid van gegevens: een belangrijke uitdaging

Het maken van een elektronische factuur houdt in dat er een bepaalde hoeveelheid gegevens wordt verwerkt en dat het document tien jaar lang wordt gearchiveerd. Dit roept natuurlijk vragen op over gegevensbeveiliging. Je facturatiesysteem moet er dus voor zorgen dat deze documenten worden bewaard en de informatie vertrouwelijk blijft. Het is dan ook belangrijk om hier nu al over na te denken en je grondig te informeren over welke software je hiervoor wenst te gebruiken. Aarzel niet om je softwareleverancier hierover aan te spreken.

7- E-facturatie is ecologischer

Papieren facturen vervangen door e-facturen is goed voor het milieu. Je verbruikt veel minder papier (waardoor het gebruik van chemicaliën ook daalt) en verbruiksgoederen zoals inkt. Daarnaast vermijd je ook het fysieke transport. Uiteraard geldt het ecologische voordeel alleen maar als de ontvanger van je facturen deze zelf niet gaat afdrukken.