Betaalbewijzen zijn een onderdeel van het zakenleven. Of u nu een bedrijf runt, buitenshuis vergaderingen met klanten heeft of reist voor uw werk, die kleine bonnetjes hebben waarschijnlijk de binnenkant van uw portefeuille gezien.
Ze zijn natuurlijk essentieel om uw onkosten en uitgaven bij te houden. Maar papieren bonnen zijn ook overblijfselen van vroeger. Ze nemen ruimte in beslag, zijn milieuonvriendelijk en gaan gemakkelijk verloren. Nog erger, veel kmo’s gebruiken ze nog steeds om informatie manueel in te voeren, wat leidt tot tijdverspilling en menselijke fouten.
Zoals bij veel soorten vooruitgang, is het grootste obstakel hierbij vaak angst. Zal digitaliseren te veel kosten? Is het moeilijk om te doen? Waarom zouden we veranderen?
Elke kleine onderneming zou een facturatieapp en boekhoudsoftware moeten gebruiken, ook als ze hun boekhouding uitbesteden. Uw boekhouder zal het zeker appreciëren, en er zijn nog andere merkbare voordelen om een facturatieapp en boekhoudsoftware te gebruiken. Hier zijn er vijf…
1. Digitale betaalbewijzen verminderen de arbeidskosten
U weet dat kleine bedrijven en eenmanszaken meer tijd besteden aan papierwerk dan ze zouden willen. Maar zelfs de meest doorgewinterde ondernemers kunnen geschokt zijn als ze weten hoeveel tijd ze exact verspillen. Volgens Elite Business magazine spenderen zaakvoerders gemiddeld 120 uur per jaar aan hun financiële administratie – drie volle werkweken, in andere woorden.
Papieren bonnetjes zorgen niet alleen voor werk qua gegevensinvoer. Ze nemen ook tijd en ruimte in uw hoofd in beslag. Dat betaalbewijs van 3 euro voor een koffie mag niet vergeten worden tot het moment dat de data is ingegeven (samen met andere onkosten die u verzameld heeft). Tot dan moet het bonnetje in uw portefeuille blijven, wachtend tot u uw computer bereikt. Op dat moment moet u ruimte vrijmaken in uw planning om de data in te geven. Het is geen overdrijving om te zeggen dat de arbeidskosten de prijs van die koffie doen stijgen van 3 naar 10 euro.
Een foto van het bonnetje nemen en onmiddellijk doorsturen, zorgt voor meer ruimte in uw hoofd. U besteedt als het ware de taak van het onthouden uit. En een goede facturatieapp zoals Sage Cloud Demat zal veel (en vermoedelijk het meeste) van de administratie wegnemen en terwijl ook menselijke fouten verminderen.
De menselijke fouten-factor is bijzonder relevant als u erbij stilstaat dat meer dan de helft van de kmo’s in de eerste vijf jaar failliet gaan wegens slecht administratief en financieel beheer.
Hoe het werkt…
De typische kleine onderneming of eenmanszaak heeft geen bedrijf gestart om onkostennota’s in te dienen. Als u een bloemist bent of een café draaiend houdt, kunt u in slechts een paar minuten een blik werpen op uw administratie, in plaats van er een hele ochtend of namiddag mee bezig te zijn. U kunt die tijd gebruiken om terug te focussen op wat u graag doet – met klanten omgaan en uw favoriete projecten voortzetten.
2. Het verliezen van papieren bonnen komt vaker voor dan u denkt
Kassabonnen zijn vaak klein en worden soms verwaarloosd. Was dat betaalbewijs van de Starbucks op de luchthaven zo belangrijk? Maar ze tellen snel op, vooral als de bonnen reiskosten dekken zoals accommodatie en brandstofkosten.
Een overheidsenquête in het Verenigd Koninkrijk toonde aan dat 65% van beslissingsmakers in financiën en boekhouding al eens bonnetjes is kwijtgeraakt. U heeft misschien zelf al een betaalbewijs verloren zonder het te beseffen.
Een foto nemen, vooral als het naar de cloud geüpload wordt, haalt dit probleem onmiddellijk weg.
Hoe het werkt…
Veel kleine ondernemingen, en in het bijzonder eenmanszaken, verplaatsen zich naar hun klanten. Als u bijvoorbeeld een loodgieter bent die net een onkostennota opstelde, kunt u het onderbouwen door er een foto van te nemen en het te uploaden naar de cloudgebaseerde facturatieapp. Nu maakt het niet meer uit wat er gebeurt met het papieren bonnetje.
3. Digitaal gaan vermindert rommel
Een van de gevolgen van het coronavirus is dat bedrijven hun kosten herzien. Dit is vooral van toepassing voor kantoor- en opslagruimte.
Als het op Excel-bestanden aankomt, bijvoorbeeld, kunt u meer dan 165.000 pagina’s per gigabyte bewaren. Smartphones benaderen momenteel 200 GB opslagcapaciteit en uiteraard is dat aantal hoger op uw laptop en nog groter in de cloud.
Dit is vooral belangrijk wanneer we het hebben over bewijzen en belastingen. Veel regeringen eisen dat bedrijven belastinggegevens jaren bijhouden. In België moet u zo minstens zeven jaar een kopie van de belastingaangifte bewaren.
Die doos met bonnetjes fysiek bijhouden, lijkt plots heel wat duurder en onoverzichtelijker. (En ironisch genoeg levert voor opslagruimte betalen nog meer onkostennota’s op.)
Hoe het werkt…
Als u bijvoorbeeld een platenwinkel heeft, weet u dat elke vierkante centimeter even belangrijk is als elke dertig centimeter. Zeg maar dag tegen die kartonnen doos of archiefkast in uw opslagruimte wanneer al dat papier naar het noorden migreert, naar de cloud.
4. De meeste organisaties streven ernaar om meer digitaal te werken
Als u er niet naar streeft om meer digitaal te werken, bent u in de minderheid. Volgens Finances Online hebben 70% van de bedrijven een digitale transformatiestrategie of zit die in de pijplijn.
Uw digitale transformatie hoeft geen zware of dure taak te zijn. Het kan één simpele verandering zijn, zoals een scanner van bonnetjes.
Een facturatieapp gebruiken is even makkelijk als een foto nemen en verzenden. In veel gevallen (waaronder bij Sage Cloud Demat) stuurt de facturatieapp de informatie rechtstreeks naar uw boekhoudsoftware, waar het automatisch verzameld en geordend wordt. U kunt het papieren document veilig en met een gerust hart weggooien. We raden aan om te versnipperen en te recycleren.
Hoe het werkt…
Als u zich verplaatst voor het werk en betaalt voor brandstof, neem een foto en upload het naar Sage Cloud Demat voor u het tankstation verlaat. U zal zich onder andere geen zorgen meer maken over het vervagen van de inkt terwijl het bonnetje in uw portefeuille zit.
5. Papiervrije rekeningen en onkosten verminderen menselijk contact
Sinds COVID-19 zijn we ons allemaal meer bewust van hoeveel we omgaan met zaken die aangeraakt zijn door andere mensen. Cash geld maakt plaats voor creditcards en betaalkaarten nu we het overdragen van onwelkome virussen zoveel mogelijk willen vermijden.
Hoe het werkt…
Wat uw bedrijf ook doet, er gaan minder bonnen door onze handen wanneer we digitaal werken, of u nu een freelance fotograaf bent die zulke documenten naar uw boekhouder stuurt, of de accountant die ze ontvangt.
Papiervrij is nu
De beste tijd om uw onderneming te moderniseren was gisteren; de tweede beste tijd is nu. Het goede nieuws is dat het makkelijk is om van start te gaan – door foto’s te nemen in plaats van manueel gegevens in te voeren. Wij raden alvast Sage Cloud Demat aan.
