Tien manieren om kosten te besparen in de levenscyclus van vaste activa

Wat omschrijft het beheerproces van uw vaste activa het best: een strijd om vaste activa nauwkeurig vast te leggen en te rapporteren, of een systeem dat u via betrouwbare rapportage en prognoses kosten laat verlagen en laat profiteren van fiscale voordelen?

Uitdagingen bij het beheren van vaste activa met spreadsheets

Spreadsheets en legacy-software kunnen uw bedrijf maar zo ver brengen als het over het beheer van vaste activa gaat. Versiebeheer is een van de grootste uitdagingen bij het beheren van vaste activa met spreadsheets. Het vaak doorsturen van medewerker naar medewerker, maakt het moeilijk te zeggen welke versie de recentste is.

Spreadsheets hebben geen controlesporen. Naast de laatste persoon die het bestand geopend heeft en de datum dat het was gewijzigd, moeten alle aanpassingen handmatig bijgehouden worden. Dit maakt spreadsheets kwetsbaar voor onbedoelde en opzettelijke veranderingen die de data-integriteit aantasten, in zowel grote als kleine organisaties.

Redenen om te kiezen voor een beheersoplossing voor vaste activa

Meerdere redenen drijven organisaties om in te zetten op een beheersoplossing voor vaste activa. Deze omvatten een groter volume en grotere complexiteit van de data, het handhaven van veiligheid en stabiliteit van de data, en het benutten van de beperkte beschikbaarheid van deskundige werknemers.

45% van de organisaties gebruikt een beheersoplossing voor hun vaste activa om het toegenomen volume en de complexiteit van data aan te pakken. De juiste tools gebruiken is cruciaal om nauwkeurig elk activum te verantwoorden. De risicofactoren begrijpen doorheen de levenscyclus van elk activum is essentieel om verborgen kansen om kosten te besparen te identificeren. Wat u niet weet over de vaste activa van uw bedrijf, kan kostelijk zijn voor uw zaak.

Opportuniteiten bij het afschrijven van vaste activa

Afhankelijk van de technologiefuncties die beschikbaar zijn in de oplossing die u gebruikt, kunt u kansen missen om te besparen tijdens de afschrijving. Handmatige processen maken het moeilijk om risico’s te verminderen en kansen te grijpen in deze gebieden:

1. Alle vaste activa nauwkeurig vastleggen

Uw registratie van alle vaste activa zou volgende zaken moeten bevatten: locatie, aankoopprijs en -datum, gebruiksduur van het item, en geschatte waarde aan het einde van zijn levenscyclus. Zo kunt u zowel boekhoudkundige als aftrekbare belastingkosten samenvatten.

2. Naleving van actuele fiscale regels

Conform de wet zijn om boetes te vermijden, is logischerwijs de focus. Naleving van nieuwe en/of veranderende wettelijke vereisten is een belangrijke factor voor het verminderen van risico’s. Op de hoogte blijven van de fiscale regels kan licht schijnen op belastingverlagingen en tegoeden in uw voordeel.

Soms komt er een uitbreiding op de fiscale regels, wat extra aftrekkingen van uw belastingen mogelijk kan maken, bijvoorbeeld voor bepaalde investeringen, energiewaarden of energie-efficiëntie in uw gebouw.

Deze veranderingen niet bijhouden, zou een gemiste kans kunnen betekenen voor de vele bedrijfstypes waarop ze van toepassing zijn.

3. Nauwkeurige, algemeen aanvaarde afschrijfberekeningen

Meerdere afschrijfmethodes en berekeningen combineren voor verschillende soorten vaste activa kan tijdrovend zijn en kostelijk als het inefficiënt gebeurt. Moderne oplossingen die belastingveranderingen automatiseren, verbeteren de nauwkeurigheid, maken tijd vrij voor medewerkers die het beter ergens anders in kunnen steken, en elimineren de meest voorkomende negatieve effecten op de productiviteit die groeiende bedrijven teisteren. Automatisering kan uw bedrijf ook helpen makkelijk voordeel te halen uit bepaalde fiscale wijzigingen.

Bedrijven kunnen inspelen op veranderingen in afschrijving en de boekhouding laten vallen voor activa die niet meer in gebruik zijn. Zo vermijden ze dat ze te veel betalen voor de belastingen en verzekeringskosten die eraan verbonden zijn.

4. Nauwkeurig rapporteren voor de belastingdienst, het grootboek, afschrijfkosten, en prognoses

Incorrecte data op formulieren voor de belastingdienst beïnvloeden de periodeafsluiting, financiële overzichten en de belastingaangifte. Nauwkeurigheid hier bespaart uw bedrijf forse boetes en schadelijke barsten in de financiële basis.

Kosten besparen door de activastatus goed bij te houden

Voor fysieke inventarissen kan het gedetailleerd rapporteren over vaste activa aan het einde van hun levenscyclus een licht schijnen op besparingsmogelijkheden. Ondersteuning door een sterke oplossing kan afstemming makkelijker maken en als gevolg verzekeringskosten en belastingen verlagen.

5. Nauwkeurige boekhouding van verwijderingen, pensioneringen en overdrachten

Dit is waar spook- en zombie-activa zich verstoppen en kosten opdrijven. 15 tot 30% van vaste activa zijn spook-activa, wat wil zeggen dat ze niet bestaan. Spook-activa zijn zichtbaar in de boekhouding maar kunnen fysiek niet gelokaliseerd worden. Zombie-activa zijn fysiek aanwezig maar zijn niet geregistreerd in de boekhouding.

Bedrijven kunnen makkelijk tienduizenden euro’s met zich meedragen aan niet-getrackte activa als de levenscyclus van de activa niet nauwlettend bijgehouden wordt en regelmatig geanalyseerd wordt. Met het juiste beheersysteem kunt u 10.000 activa net zo makkelijk verwijderen, buiten gebruik stellen en overdragen als 10 activa.

6. Workflow-integratie voor efficiënt vaste activabeheer

Spreadsheetformules kunnen onderbroken worden bij het doorgeven van de ene medewerker naar de andere, en onjuiste celverwijzingen kunnen leiden tot incorrecte waarden. Deze fouten kunnen makkelijk voor grotere problemen zorgen.

Integratie met de inkoop- of boekhoudsoftware van uw organisatie voegt een extra laag van controle en eenvoud toe die u niet zal krijgen van spreadsheets. Inkoopgegevens worden automatisch geladen van de ene bedrijfsstroom naar de andere, wat menselijke fouten vermindert en nauwkeurigheid garandeert bij elk contactpunt. U kunt zelfs een factuur toevoegen aan één of tien nieuw gekochte computers, bijvoorbeeld.

Een geïntegreerd systeem voor de boekhouding en rapportage van vaste activa elimineert de nood om invoeren te dupliceren of data tussen systemen te exporteren.

Mogelijkheden voor prognoses en vroege kostenbeheersing

Sommige van de belangrijkste opportuniteiten om te besparen met uw vaste activabeheer dienen zich al aan voor het activum zelfs bestaat:

7. Plannen om het bedrijf uit te breiden en nieuwe projecten te starten, moeten vaste activa-prognoses bevatten

Dit houdt de verantwoording voor nieuwe activa op de voorgrond en verbetert de traceerbaarheid later.

8. Budgetten bepalen en beheren voor alle vaste activa

Vaste activa budgetteren voegt een extra laag verantwoording en zichtbaarheid toe. Dit vermindert fouten in verband met te veel of te weinig betalen bij het afschrijven van activa.

9. Hou gerealiseerde kosten bij en vergelijk uitgaven met het budget

U kan naar deze rapporten verwijzen als u toekomstige projecten plant en het budget voor nieuwe activa dienovereenkomstig moet voorspellen.

10. Beheer en controleer de activastatus goed

Activa zouden naadloos moeten migreren van de planningsfase naar in gebruik en afschrijving.

Naarmate uw bedrijf groeit en meer verwerft, zal het noodzakelijk worden om over te schakelen naar een krachtiger en robuuster systeem om bovenstaande processen en nog veel meer te stroomlijnen. Dit kan uw bedrijf meer inzicht geven in de vaste activa, en hun totale eigendomskost minimaliseren en terwijl de operationele en financiële workflows vereenvoudigen.

Nieuwe productintelligentie biedt een betere manier om vaste activa op grote schaal te beheren, en zorgt tegelijkertijd voor kostenbesparingen en verhoogde productiviteit voor de verantwoordelijken.