Hybride werken: hoe u omgaat met thuiswerkers en kantoorwerkers

Hybride werken is een term die de komende maanden en erna waarschijnlijk aan kracht zal winnen als reactie op de coronapandemie en de veranderingen in de werkplaats.

Van thuis werken stond het afgelopen jaar op de agenda. Maar nu de lockdown-maatregelen aan het versoepelen zijn, moeten we nadenken over terugkeren naar het kantoor en hoe dat eruit ziet.

Echter, u kunt misschien kiezen voor een dubbele benadering – uw medewerkers van thuis en op kantoor laten werken.

Dit zou ofwel een splitsing tussen teams kunnen zijn (sommige werknemers thuis, sommige op kantoor) ofwel mensen die een paar dagen thuis werken en de rest van hun werkweek in de officiële werkplaats.

Hoe kunt u deze nieuwe manier van werken laten werken voor uw bedrijf?

In dit artikel bekijken we hybride werken, hoe uw bedrijf er voordeel uit kan halen, en wat u moet overwegen om het efficiënt te laten verlopen – zowel voor u als werkgever als voor uw personeel.

Dit behandelen we:

• Wat is hybride werken?
• Voordelen van hybride werken
• Uw hybride werkers ondersteunen
• Uw personeel managen wanneer ze hybride werken
• Onthoud dat internetbeveiliging belangrijk is voor thuiswerkers
• Bied steun aan op vlak van gezondheid en welzijn
• Herbekijk communicatie en teamdynamieken

Wat is hybride werken?

Alhoewel er geen officiële definitie van hybride werken is, is het algemeen aanvaard dat de term verwijst naar mensen die zowel in een officiële werkplaats werken (zoals een kantoor) als thuis of ergens anders.

Als de lockdown-maatregelen blijven versoepelen, kunnen uw medewerkers bijvoorbeeld drie dagen per week op het werk doorbrengen, en twee dagen thuis.

Wat zeker is, echter, is dat deze manier van werken al het voorbije decennium aan het opkomen was, en dat het nu in een stroomversnelling geraakt is door de coronapandemie en herhaaldelijke lockdowns.

Volgens een recent rapport van de denktank Demos is voor twee derde van de werkende bevolking (65%) hun dagelijkse locatie noodgedwongen veranderd als gevolg van de pandemie op een bepaald punt in 2020.

Meer zelfs, bijna acht op tien mensen (79%) die van thuis hebben moeten werken, willen dit blijven doen, ten minste deels (57%) of zelfs altijd (22%).

Het rapport zegt verder dat een duidelijk resultaat van het onderzoek is dat de meeste mensen die van thuis moesten werken, dit alleen een deel van de tijd willen blijven doen.

Eén vijfde (22%) wil enkel nog van thuis werken. De verandering brengt nu al voordelen met zich mee, zowel voor medewerkers als ondernemingen. Veel werkers hebben er bijvoorbeeld van genoten de ochtendspits te kunnen vermijden.

Voordelen van hybride werken

Kinderen van school gaan halen, familieleden helpen, van de tuin kunnen genieten tijdens de werkdag, en de mogelijkheid voor flexibelere werktijden zijn enkele van de andere voordelen van teams zowel van thuis als in de hoofdwerkplaats te laten werken.

Ondertussen is een groeiend aantal ondernemingen aan het ontdekken dat, met meer personeel dat van thuis of elders werkt, ze niet evenveel kantoorruimte als vroeger nodig hebben. Dus besparen ze op huur en nutsvoorzieningen.

De trend lijkt te zullen blijven en het biedt ook echt voordelen.

Maar hoe laat u het werken voor uw bedrijf?

Naast het omgaan met de potentiële nadelen van deze gigantische verandering in werkgewoontes (zoals minder tijd besteden aan face-to-face interacties en minder momentjes aan de koffiemachine waaruit soms nieuwe ideeën kunnen ontstaan), hoe kunt u zeker zijn dat uw organisatie effectief voordeel haalt uit hybride werken?

Denise Jennings, hoofd van HR bij personeelssoftwareleverancier RotaCloud, raadt aan dat bedrijfseigenaars en managers starten door de basis te leggen.

“Voordat u hybride werken invoert, moet u kijken naar elke functie en bepalen of het vanop afstand gedaan kan worden of het vanuit de werkplaats moet gebeuren,” zegt ze.

“U zou ook werknemers moeten vragen naar hun persoonlijke voorkeuren en omstandigheden, om er zeker van te zijn dat elk teamlid blij is met de locatie van hun job.”

“Dit zou een collaboratief proces moeten zijn, geen top-down aanpak.”

Jennings raadt aan om indien nodig nieuwe werkafspraken in te voeren.

Ze zegt: “Volg de gezondheids- en veiligheidsrichtlijnen van de overheid, en voer nieuwe risicoanalyses uit waar nodig.”

“Plus, zorg ervoor dat het arbeidscontract van elke persoon up-to-date is en hun locatie weergeeft. U kunt de werklocatie van een werknemer niet veranderen zonder hun toestemming.”

Uw hybride werkers ondersteunen

Werknemers bij Glass Digital, een digitaal marketingbureau in het Verenigd Koninkrijk, begonnen voor het eerst van thuis te werken, in combinatie met op kantoor, na de aankomst van het ‘Beast from the East’, een serieuze koudegolf in 2018.

Sindsdien heeft het bedrijf een aantal voordelen van dit hybride werkmodel opgemerkt.

“We ontvingen erg veel positieve feedback van de werknemers, en terwijl de productiviteit en standaarden hoog bleven, gingen de afwezigheden naar omlaag,” zegt operationeel directeur Craig Hall.

“Het is duidelijk dat de medewerkers het extra vertrouwen en de flexibiliteit die een afstandswerkbeleid biedt, erg waarderen, en dat heeft de productiviteit en moraal goed gedaan. Bovendien helpt het ons het beste talent aan te nemen.”

“We hebben geleerd om minder terughoudend te zijn met voordelen zoals deze in te voeren.”

Hij voegt toe: “Ons managementteam heeft ook een mentale gezondheidstraining gevolgd en houdt regelmatig één-op-één bijpraatmomenten met medewerkers. Veel teams komen samen voor virtuele lunches en dergelijke.”

“We hebben geïnvesteerd in een wekelijkse personeelsenquête om zeker te zijn dat we op de hoogte blijven van de moraal en eventuele problemen in de kiem kunnen smoren.”

Weinig organisaties zullen een exact aantal dagen willen voorop zetten waarop het personeel op kantoor of thuis moet zijn. Deze nieuwe manier van werken heeft alles te maken met flexibiliteit.

Bepaalde medewerkers willen vooral van thuis werken, terwijl anderen misschien verkiezen om drie of vier dagen per week naar kantoor te komen.

Echter, u zou in de gaten moeten houden wie u een tijdje niet in het echt gezien heeft en hen misschien aanmoedigen eens langs te komen op de werkplaats. Dit zal zowel hen als u goed doen.

Jongere medewerkers of degenen met stressvolle jobs hebben misschien meer begeleiding nodig. Het kan dat zij meer voordeel halen uit tijd op de werkvloer dan thuis.

Thuiswerken balanceren met aanwezig zijn op kantoor is essentieel en regelmatige (formele of zelfs informele) meetings inplannen met volledige teams en afdelingen kan hierbij helpen.

Het is belangrijk dat u ervoor zorgt dat de bureau-regelingen en systemen om vergaderruimtes te boeken ook efficiënt werken.

Uw personeel managen wanneer ze hybride werken

Volgens Charlotte Bate, directeur van HR-consultancybureau MAD-HR, gaat u best regelmatig na hoe het gaat met personeelsleden die thuis en op kantoor werken.

“Alhoewel veel mensen bereid waren om er het beste van te maken en vanuit hun extra kamers te werken – voor een tijdje vanuit de ‘kantoorkast’ onder de trap – dit op lange termijn blijven doen past voor hen of hun familie misschien niet. Dit kan leiden tot problemen op vlak van prestaties, betrokkenheid, mentale gezondheid en welzijn,” zegt ze.

“De thuissituaties van mensen kunnen veranderen. Een risicoanalyse en audit voor thuiswerken is misschien uitgevoerd in het begin van de pandemie in maart 2020. Dit kan nu echter gedateerd zijn en niet meer geschikt voor de lange termijn.”

Ze benadrukt het belang van uw team als individuen te bekijken.

Bate zegt: “Vrouwen, aangezien ze nog steeds grotendeels verantwoordelijk zijn voor kinderzorg, jonge mensen, die niet alleen de job leren kennen maar ook de werkwereld, oudere mensen die minder technisch aangelegd zijn en ‘digitale introverten’, zijn degenen die er waarschijnlijk het meest onder zullen lijden als bedrijven fouten maken bij het plannen en invoeren van een hybride werkbeleid.”

“Zorg ervoor dat u niet rechtstreeks of onrechtstreeks discrimineert tegen eender welke beschermde groepen in uw werkpraktijken.”

Mensen van thuis laten werken, vereist vaak een groter niveau van vertrouwen van managers en een nieuwe manier van toezicht houden over hun teams.

Sally-Ann Hall-Jones, CEO van Reality HR, zegt: “Het is belangrijk dat uw teamleden hun agenda’s up-to-date houden, zodat managers weten wanneer mensen aan het werk zijn, wanneer ze virtuele meetings hebben en wanneer ze niet aan hun bureau zitten.”

“Een goede manager zal het vertrouwen van zijn of haar team hebben, duidelijke briefings geven en uitgerust zijn met de training en tools die nodig zijn om effectief om te gaan met problemen op vlak van personeelsbeheer.”

“Hecht niet te veel waarde aan het aantal uren en minuten die uw teams per dag besteden aan afstandswerken.”

“Om prestaties bij te houden, zouden leidinggevenden eerder moeten focussen op verwezenlijkingen dan op werkuren.”

Onthoud dat internetbeveiliging belangrijk is voor thuiswerkers

Beveiliging is een ander probleem van deze nieuwe manier van werken.

“Zorg ervoor dat alle medewerkers een beleid ontvangen hebben met advies over discretie, inclusief hoe documenten veilig opgeslagen worden in uw IT-systeem,” zegt Hall-Jones.

“U moet het er misschien met uw IT-leverancier over hebben of het systeem even veilig is voor afstandswerkers als op kantoor.”

“Breedbandverbindingen thuis zijn vaak minder veilig dan verbindingen op bedrijfsniveau. U kan misschien het gebruik van een VPN (Virtual Private Network) overwegen.”

Vergeet niet dat de gebruikelijke regelgevingen rond databescherming en GDPR nog steeds van toepassing zijn. Controleer dus zeker of uw systemen conform de wetgeving zijn en of uw team hun verantwoordelijkheden kent.

Bied steun aan op vlak van gezondheid en welzijn

Als werkgever kunt u overwegen om gezondheidsevaluaties in uw bedrijf in te voeren.

Brendan Street is het professionele hoofd van emotioneel welzijn bij Nuffield Health. Hij zegt: “Gezondheidsevaluaties kunnen nuttig zijn voor de mensen die terugkeren naar kantoor.”

“Ze geven werknemers en werkgevers gedetailleerde informatie over de huidige gezondheidsstatus van beide partijen. Ze zorgen voor nuttige informatie over hoe u de gezondheid van medewerkers kunt verbeteren. Terwijl moedigen ze werknemers aan om meer verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen gezondheid.”

Het online platform van Nuffield Health, PATH, gebruikt meerdere bewezen wiskundige algoritmes om de risicofactoren van een persoon vast te stellen en genereert dan een evaluatie volledig op maat.

Street zegt: “Het is ook belangrijk voor degenen die van thuis werken om toegang te hebben tot de juiste steun om hun gezondheid en productiviteit te onderhouden.”

“Bedrijven zouden moeten bepalen wat de parameters voor hun afstandswerken zijn en welke medewerkers geschikt zijn om langdurig thuis te werken.”

Het onderzoek van Nuffield Health toont bijvoorbeeld aan dat jongere werknemers zich soms minder ontplooien als thuiswerkers vanwege mentale gezondheidsproblemen.

Herbekijk communicatie en teamdynamieken

Helen White is de CEO van lichtverkoper Houseof. Zij zegt: “Creativiteit is het hart van ons bedrijf en een groot deel ervan is altijd voortgekomen uit de face-to-face klik tussen onze teamleden.”

“Maar we begrijpen ook dat de wereld veranderd is, en we zijn gedwongen geweest om nieuwe manieren te zoeken om oplossingen te bedenken.”

“Het eerste dat we doen is ‘de conversatie forceren’. Als afstandswerker is het makkelijk om geïsoleerd te raken, en isolatie is zelden de ideale stimulans voor creativiteit en innovatie.”

“Als gevolg doen we een georganiseerde poging om de open uitwisselingen op kantoor na te bootsen en conversatie te integreren in alles dat we doen.”

Het bedrijf verspreidt projecten, die voorheen opgenomen werden door individuen, over teams.

White voegt toe: “We moedigen ons team aan om hun nieuwe omgevingen te gebruiken om creatieve oplossingen te bedenken, en we hebben onze probleemoplossingen opengezet naar de mensen rond ons. We werken nu samen met meer organisaties en individuen dan ooit tevoren.”

Medewerkers bij Addition, een Londens financieel dienstenbedrijf dat kmo’s ondersteunt, hebben de voorbije zeven maanden thuis gewerkt en huren nu een kantoorruimte in Londen.

“Niemand is verplicht om op kantoor te werken, maar we hebben ervoor gezorgd dat er genoeg bureaus zijn indien iemand van ons team nood heeft aan een andere omgeving,” zegt Liesa Stecher, de chief growth officer van het bedrijf.

“Wij zetten flexibele werkuren en evaluaties op basis van resultaten op de eerste plaats, in plaats van het aantal uren gespendeerd aan de bureau,” zegt ze.

“We hebben onze aanpak veranderd en besteden veel tijd aan het aanwervingsproces, om er zeker van te zijn dat we mensen aannemen die een meer zelfstandige werkomgeving waarderen en erin groeien.”

Conclusie

Hybride werken biedt spannende mogelijkheden, maar het staat nog in de kinderschoenen.

Als communicatietechnologie zoals Slack, Microsoft Teams en Zoom aan een snel tempo blijven evolueren, zal hybride werken heel waarschijnlijk de norm worden – ten minste voor professionelen en kenniswerkers.

Naast deze bijna zekerheden, zijn organisaties en hun medewerkers echter nog aan het ontdekken hoe ze het voor hen kunnen doen werken.

Sectoren, werktypes, bedrijfsgroottes, locaties, teamdynamieken en de individuele persoonlijkheden en thuissituaties van uw medewerkers zijn allemaal belangrijke factoren om rekening mee te houden.

Uw tijd nemen om werkwijzen en beleidsvormen te ontwikkelen, constant in nauw contact met uw teams blijven, en ervoor zorgen dat u zich bewust bent van het recentste advies over het onderwerp, zullen ertoe leiden dat het hybride werkformaat werkt voor uw organisatie.