Een van de belangrijkste taken van je boekhoudkantoor is klantenbeheer. Daarbij is het je doel hen van de beste service te voorzien. Als je een kleiner boekhoudkantoor leidt of net bent gestart, kan je gerust je klantenbestand beheren met eenvoudige spreadsheets. Toch?

Fout.

In dit artikel bespreken we waarom het gebruik van spreadsheets je meer werk opleveren en wat je in plaats daarvan best gebruikt.

Wat komt er aan bod?

• De problemen bij het gebruik van spreadsheets
• Hoe stop je ermee
• Rapportering van klantgegevens en statistieken
• Drie manieren waarop KPIs je boekhoudkantoor kunnen helpen
• Tijd is onbetaalbaar

De problemen bij het gebruik van spreadsheets

Hoe meer klanten je binnenhaalt, hoe complexer je administratieve taken worden. En als je spreadsheets gebruikt, kunnen die je werk echt vertragen.

Hier zijn een aantal redenen waarom spreadsheets niet ideaal zijn voor je klantenbeheer:

• Ze zijn niet gebruiksvriendelijk. Naargelang je meer klanten aan de lijst toevoegt, is het waarschijnlijk dat je door honderden rijen en kolommen moet scrollen om te vinden wat je zoekt.

• Ze zijn niet echt veilig. Je weet maar al te goed hoe het voelt als een van je collega’s per ongeluk essentiële data verwijdert.

• Het is een hele uitdaging om de data te delen en te bewerken. Elk van ons herkent de situatie wel; het lukt je niet de spreadsheet te bewerken omdat er iemand anders in hetzelfde document aan het werken is.

• Het is moeilijk om ze te structureren. Hoe meer klantgegevens er in een spreadsheet-database zitten, hoe moeilijker die te beheren is.

• Ze kunnen onnauwkeurig zijn. Het is gemakkelijk om fouten te maken als je met formules speelt. Zo kan je het slachtoffer worden van beruchte ‘copy paste’-fouten.

Hoe stop je ermee

Accountantssoftware is de beste optie. Het geeft je de mogelijkheid om kerngegevens van klanten in een gemakkelijk toegankelijke database te stockeren. Daarin kan je alle klanteninteracties vastleggen en waarschuwingen instellen voor wanneer je een klant moet contacteren of zaken moet afhandelen.

Met deze software kan je administratieve taken automatiseren. Daardoor hoef je alle ontbrekende of gedateerde gegevens niet meer zelf op te sporen en manueel aan te passen.

Dit is belangrijk. Als je niet vaak een update van je klantgegevens doet (minder dan een keer per jaar), dan heb je dat e-mailadres of gsm-nummer misschien niet wanneer je ze het hardst nodig hebt.

Elk personeelslid zou toegang moeten hebben tot de data zodat ze de klanten kunnen helpen. Het zou zelfs beter zijn als ze ook notities konden bijhouden voor anderen waaruit blijkt welke stappen precies ondernomen moeten worden.

Andere voordelen van boekhoudkantoor-software zijn:

• Workflow management – Organiseer een reeks activiteiten die nodig zijn om een bepaalde taak te voltooien.

• Capaciteitsplanning – Identificeer wat nodig is om je werk voor een bepaalde periode te voltooien.

• Toewijzing van werk – Geef taken aan je teamleden en ga dan de status van voltooiing na.

Stefan Barrett is de oprichter van Bee Motion Accounting, een boekhoudkantoor dat hij opstartte nadat hij verscheidene jaren als werknemer in dienst was.

“Mocht ik mijn eigen zaak opnieuw starten, zou ik vanaf de eerste dag al met praktijkmanagementsoftware gewerkt hebben”, deelt hij.

Dankzij de software kan Stefan de workflow van zijn team digitaal opzetten en bijhouden en medewerkers taken laten afvinken, of het nu gaat om het opstellen van de boekhouding of om btw-aangiften en boekhouding.

“Achter elke workflow zitten er ook ‘procesnotities’”, zegt hij. Daaraan voegt hij toe: “Als een medewerker ergens onzeker over is, kunnen zulke nota’s hem helpen. Als dat niet helpt, kan hun manager zich erover buigen. Negen van de tien keren zijn de procesnotities echter zo goed dat dat niet nodig is.”

Klantenrapportage en statistieken

Rapportage is een groot onderdeel van klantenbeheer. Je krijgt daardoor inzicht over hoe je er als kantoor voorstaat, of het nu gaat om hoeveel vooruitgang je maakt in het bereiken van je doelen, problemen oplossen, of de vergelijking van je prestaties ten opzichte van de concurrentie.

Met sommige intuïtieve softwaretools bewerk en visualiseer je gegevens gemakkelijker dan met de rijen, kolommen en basisweergavemogelijkheden in een spreadsheet.

BI-tools (Business Intelligence) kunnen je data ‘mijnen’: er patronen uithalen die je nieuwe inzichten geven over je klanten. Je kan bijvoorbeeld op zoek gaan naar het soort werk, de klantensector en teamcombinaties die het meeste winst opleveren. Ook kan je de belangrijkste KPIs bepalen en volgen.

Er zijn twee zaken die je moet onthouden wanneer het over KPIs gaat:

1. Controleer of de metingen regelmatig zijn en met het juiste bereik.
2. Neem actie op basis van de inzichten.

De meetwaarden die je instelt zijn afhankelijk van je doelstellingen en de inzichten die je nodig hebt.

Drie manieren waarop KPIs je boekhoudkantoor vooruithelpen

Hier zijn een aantal manieren waarop KPIs je kunnen helpen om je bedrijf beter te begrijpen

1. Zoek uit welke van je diensten het meeste geld oplevert

Er zijn veel voordelen verbonden aan makkelijk toegankelijke, gevisualiseerde data. Je leert de sterktes van je boekhoudkantoor kennen, vindt regio’s die realistisch zijn om naar uit te breiden en merkt ook de zwaktes van je diensten.

Het zou bijvoorbeeld kunnen dat je veel belastingen doet, maar je zou ook kunnen ontdekken dat advies- of consultancy-diensten voor een handjevol klanten je meer geld oplevert.

2. Begrijp wat voor klanten jouw boekhoudkantoor helpt

Je kan ook klanten categoriseren gebaseerd op de natuur van hun bedrijf en hoe frequent ze van bepaalde diensten gebruik maken.

Je wil misschien nog meer verkopen aan bestaande klanten. Om daarachter te komen kan het nuttig zijn om een analyse te maken van je maandelijks terugkerende inkomsten per klantentype.

Het zal je helpen om je toekomstige cash flow te voorspellen, te budgetteren en te controleren op welke manier je je kantoor wil laten groeien.

3. Ga de tevredenheid van je klanten na

Zijn je klanten tevreden met de service die je hen biedt?

Hou hun noden nauwkeurig in de gaten, zodat je kantoor consequent kan inspelen op hun vraag. Als je een klant aanneemt die in een ongebruikelijke sector werkt, moet je misschien hun unieke boekhoudkundige of financiële noden onderzoeken.

Een stap voor zijn in het spel, werpt ongetwijfeld zijn vruchten af.

Tijd is onbetaalbaar

Wanneer je zelf met een onderneming start, is het logisch dat je bij elk aspect van het runnen van je bedrijf geld wil uitsparen door spreadsheets te gebruiken.

Je kan staren naar een spreadsheetbestand en proberen de rapporten en visualisatie voor de geest te halen gebaseerd op de rijen en kolommen data. Maar je kan ook cloud-software inschakelen om te vinden wat je zoekt en met gemak te creëren wat je nodig hebt.

Gebruik dus accountantssoftware zo snel mogelijk om de waarde ervan te maximaliseren.

Een digitaal systeem zal je waardevollere data opleveren. Dat zorgt ervoor dat je geen complexe processen moet doorgaan om chaotische spreadsheets vol gedateerde informatie te interpreteren.

Je hebt meer baat bij het gebruik van de gepaste technologie. De extra tijd die je daardoor krijgt, kan je energiek en enthousiast besteden aan opdrachten voor klanten.

Tijd is onbetaalbaar, dus zorg dat je er meer uit haalt.