Hoe start ik een boekhoudkantoor?

Overweeg je je eigen boekhoudkantoor te starten? Dan ben je hier op de juiste plaats om je eerste stappen van idee naar werkelijkheid te zetten. Er zijn veel redenen om een eigen kantoor te overwegen. Misschien heb je als boekhouder al voor een bedrijf gewerkt en ben je nu klaar om de sprong te wagen en voor jezelf te beginnen. Ook ontslag kan een reden zijn om je eigen kantoor uit te bouwen. Zie het als een goede kans om je toekomst zelf te bepalen.

Misschien heb je er altijd al naar verlangd je eigen onderneming te beginnen, ben je goed met cijfers, georganiseerd, op zoek naar flexibiliteit, en wil je iets doen dat klanten helpt hun doelen te bereiken. Wat het ook is, je eigen boekhoudkantoor runnen kan veel voldoening geven.

Je bent geïnteresseerd om je eigen boekhoudkantoor op te starten? Ontdek dan de belangrijkste stappen in dit artikel.

Volgende topics komen aan bod: 

• Wat is het verschil tussen een accountant en een gecertificeerd accountant?
• Hoe software kan helpen om bedrijfsprocessen te beheren
• Hoe begin je een boekhoudkantoor?
• Word een gecertificeerd accountant
• Sluit een verzekering af
• Let’s go: de oprichting van jouw kantoor
• Conclusie: jouw beslissing

Wat is het verschil tussen een accountant en een gecertificeerd accountant?

De termen ‘accountant’ en ‘gecertificeerd accountant’ worden vaak door elkaar gebruikt, maar in principe zijn het twee verschillende rollen.

De termen ‘accountant’ en ‘gecertificeerd accountant’ worden soms door elkaar gebruikt, maar het zijn in feite twee verschillende beroepen. Een accountant houdt bij hoeveel geld een bedrijf binnenkomt en uitgaat door een nauwkeurige financiële administratie bij te houden.

 Accountants helpen kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s):

• de belasting- en btw-aangifte aan het einde van het jaar voor te bereiden;
• de dagelijkse cashflow onder controle te houden;
• hun financiën efficiënt beheren.

Nauwkeurigheid en een goed begrip van financiële onderwerpen zijn eigenschappen waarover je moet beschikken als je een goede accountant wil worden.

Sommige accountants bieden ook commerciële bemiddelingsdiensten aan, waarbij ze bedrijven helpen om de beste deal te sluiten bij het vernieuwen van verzekeringen, de aankoop van nieuwe apparatuur of de leasing van bedrijfswagens.

Wat doet een gecertificeerd accountant?

Er zijn talrijke rollen die gecertificeerde accountants voor hun klanten vervullen. Hieronder een aantal voorbeelden:

• Een analyse maken van de financiële situatie van bedrijven en die aan de relevante autoriteiten communiceren.
• Financiële overzichten opstellen als onderdeel van de boekhouding.
• Speciale vaardigheden inzetten omwille van de analytische en complexe aard van de boekhouding.
• Optreden als vertrouwenspersoon voor ondernemingen.

Hoeveel mag je de klant aanrekenen voor je diensten?

In feite is er geen duidelijk antwoord op die vraag. Factoren die je best overweegt zijn:

• je boekhoudervaring;
• de behoeften van je markt;
• de diensten die je aanbiedt;
• de grootte van het bedrijf van je klant.

Accountants rekenen over het algemeen ofwel een uurtarief of een vast maandelijks bedrag aan. Je kan ook met sommige (of alle) klanten een vast bedrag afspreken. De vaststelling van de tarieven en de prijsafweging zullen wat werk vragen, maar je mag niet het gevoel hebben dat je jezelf tekort schiet. Je verkoopt immers je expertise en biedt toegevoegde

Hoe software kan helpen om bedrijfsprocessen te beheren

Digitale software kan je helpen de werking van een bedrijf in realtime te volgen. Vervolgens rapporteer je analyses van die cijfers en stel je je klanten in staat om beter geïnformeerde beslissingen te nemen op basis van hun financiële situatie.

Je zou er misschien van uitgaan dat accountant software enkel voor accountants is, maar dat is zeker niet het geval. Je kan het namelijk gebruiken bij het beheer van je boekhoudkantoor. Het helpt je onder andere om de financiën van klanten te analyseren en financiële rapporten op te stellen. Daarnaast kan je een cloud accounting-oplossing gebruiken zoals Sage Cloud Demat, waarmee je de cijfers kan raadplegen op elk toestel, waar je ook bent. Dat betekent dat het mogelijk is om op hetzelfde moment samen te werken met klanten om hun boekhouding door te nemen en eventuele vragen gemakkelijk te verduidelijken.

Hoe begin je een boekhoudkantoor?

Ben je klaar om de eerste stappen te zetten richting je eigen boekhoudkantoor? Dit is wat je moet doen:

Doe onderzoek en maak een businessplan

Het is belangrijk om onderzoek te doen vooraleer je je boekhoudkantoor opricht. Vragen die je moet stellen zijn onder andere:

• Hoe zal je klantenbestand eruitzien? Het zal misschien bestaan uit kleine bedrijven (met 50 werknemers of minder), micro-ondernemingen (met 9 werknemers of minder) of eenmanszaken.
• Hoe zal je klanten werven? Je zou ze kunnen bereiken via vrienden en familie, je vorige werkplek, lokale advertenties, je website, social media marketing en mond-tot-mondreclame.
• Welke diensten zal je aanbieden? Dat kan gaan van kasontvangsten registreren, bankstortingen doen, leveranciers betalen, een jaarbegroting bijhouden, salaris beheren, enzovoort. Welke diensten je aanbiedt, hangt sterk af van de behoeften van je klanten.
• Hoe zal je met klanten samenwerken? Kies je voor een aanbod van eenmalige boekhouddiensten of doorlopende contracten?

Al die overwegingen maken deel uit van het grotere geheel van je businessplan.

Heb je één-, drie- of zelfs vijfjarenplannen voor je kantoor? Wat wil je bereiken met je boekhoudkantoor in termen van personeel, omzet en succes?

Het is belangrijk om onderzoek te doen voordat je begint, zodat je duidelijk weet welk pad je wil volgen en welke doelen je wil bereiken.

Word een gecertificeerd accountant

Om je eigen kantoor te starten moet je een gecertificeerd accountant worden. Daarvoor moet je over het juiste diploma beschikken, een toelatingsexamen afleggen, minstens drie jaar en maximaal 8 jaar stage lopen, tussentijdse proeven en vervolgens een bekwaamheidsexamen afleggen. Nadat je geslaagd bent voor het bekwaamheidsexamen, kan je de eed afleggen bij de ondernemingsrechtbank en word je ingeschreven in het openbaar register. Meer informatie over het parcours dat je dient af te leggen vind je op de website van het ITAA of het Institute for Tax Advisors & Accountants.

Sluit een verzekering af

Om als accountant erkend te worden en te blijven, moet je je burgerlijke beroepsaansprakelijkheid verzekeren door een verzekeringsovereenkomst af te sluiten. Wie onverzekerd is, begaat een deontologische fout en kan – volgens de wet – bovendien geen erkend accountant blijven.

Meer informatie over de collectieve polis burgerlijke beroepsaansprakelijkheid vindt u op de website van ITAA.

Let’s go! De oprichting van jouw kantoor

Nadat je de voorgaande stappen doorlopen hebt, ben je klaar om je eigen kantoor op te richten. Dit is ook het moment waarop je moet beslissen of je thuis of vanop kantoor wenst te werken. Aan een kantoor zijn uiteraard meer kosten verbonden.

Daarnaast moet je ook nog een aantal praktische zaken regelen. Zo zal je nog een laptop of computer aanschaffen, boekhoudsoftware en kantoorbenodigdheden aankopen en een zakelijke bankrekening opzetten.

Conclusie: jouw beslissing

Een eigen boekhoudbedrijf kan zeer lonend zijn, niet alleen op financieel gebied maar ook wat je work-life balance betreft.
Bovendien verleen je een essentiële dienst aan je klanten en help je hen om hun bedrijf soepel en efficiënt te runnen.

Noot van de redactie: Dit artikel werd voor het eerst gepubliceerd in september 2020 en is bijgewerkt voor relevantie.