Bent u ooit al eens uw kantoor binnengewandeld op een rustige dag – misschien tijdens het weekend of op een vakantiedag – en heeft u toen gewoon even rond gekeken? U zag die professionele omgeving waarschijnlijk volstaan met computers, bureaus, stoelen en kasten. Voor de gemiddelde persoon zijn dat gewoon meubelen, maar in de wereld van financiën krijgen ze een speciaal label. Dan zijn ze plots vaste activa.
Het afschrijven van vaste activa – ofwel het bijhouden van de levenscyclus van vaste activa en het rapporteren van de restwaarde voor verzekerings- en belastingdoeleinden – is één van de belangrijkste financiële processen voor bedrijven. Toch vinden veel organisaties het moeilijk om accuraat te rapporteren over hun vaste activa. Het gevolg: ze betalen te veel voor verzekeringspremies en belastingen. We kijken in deze blog waarom dit proces voor velen een uitdaging is en hoe u dat obstakel kan overwinnen.
De uitdagingen bij het berekenen van de afschrijving van vaste activa
Vaste activa zorgen voor groei. Elke organisatie heeft nood aan computers, kopiemachines, bureaus en kantoormateriaal om te floreren, ongeacht de sector. Maar al deze zaken moeten door de jaren heen correct afgeschreven worden volgens een vaak complexe planning. Daarbovenop bepaalt het type activa welke regels en wetgeving er van toepassing zijn. Zo kan het zijn dat het object in kwestie een bepaald schema of methode moet volgen om afgeschreven te worden.
Weten welke activa er op uw bedrijfsrooster staan, is essentieel voor het afschrijven. Weet een bedrijf dat niet met 100 procent zekerheid, dan wordt het hele proces algauw erg complex en tijdrovend. Veel bedrijven gebruiken bijvoorbeeld spreadsheets om hun vaste activa op te lijsten en hun afschrijvingsschema op te maken. Dat wordt dan gekoppeld met informele en ad hoc inventarisaties van hun activa wanneer een medewerker tijd heeft. Dat leidt soms tot hiaten in de administratie die de inventaris snel uit balans brengen.
Het bijhouden en afschrijven van vaste activa is dan ook vaak een uitdaging voor het financiële team. Zeker wanneer ze al druk bezig zijn met het verzamelen van budgettaire materialen met hoge prioriteit en de jaarlijkse controles. Bovendien moeten de boekhoudkundige medewerkers hiervoor soms samenwerken met andere afdelingen zoals IT of regionale kantoren. Die hebben dan nog eens vaak hun eigen lijsten met activa die zij beheren. Waardoor het samenbrengen van die gegevens zorgt voor een extra administratieve last.
Hoewel deze methode om uw vaste activa te beheren wijdverspreid is, loopt de teller, zowel op vlak van tijdsbesteding als kapitaal, al snel op. Allereerst, het op deze manier handmatig beheren van uw vaste activa vraagt veel tijd van uw medewerkers. Tijd die beter kan geïnvesteerd worden. Meer nog, het is één van de meest voorkomende productiviteitsobstakels bij groeiende bedrijven. Ten tweede, als activa die niet meer gebruikt worden niet uit de boekhouding worden gehaald, blijven bedrijven er belastingen en verzekeringspremies voor betalen.
Hoe het onnauwkeurig afschrijven van vaste activa voor onnodige kosten zorgt
Hoeveel kost een inefficiënt afschrijfproces een bedrijf nu precies? Gemiddeld betalen bedrijven voor ongeveer 12 procent van hun vaste activa te veel belastingen en verzekeringspremies. Ook fouten in het berekenen van het af te schrijven bedrag zorgen voor extra kosten. Dit komt doordat verzekeringspremies meestal gebaseerd zijn op een percentage van de volledige huidige waarde van een activum.
Bedrijven lopen zo verminderingen mis waar ze anders wel recht op zouden hebben. Aan het einde van de rit, zorgt dat voor hogere totale eigendomskosten dan strikt noodzakelijk. Een inefficiënt afschrijfproces van de vaste activa zorgt ervoor dat bedrijven kapitaal verkwisten dat ze anders slim konden investeren om het bedrijf te doen groeien.
De opportuniteitskosten bij het beheer van uw vaste activa zijn trouwens niet louter financieel. Eerder verborgen kosten gelinkt aan de tijdsbesteding van medewerkers en efficiëntie spelen ook een rol. Wanneer financiële professionals vast zitten aan het uitpluizen van uw vaste activa en hun afschrijving, ontneemt u hen tijd die ze nuttiger kunnen besteden. Denk bijvoorbeeld aan het verzekeren van GDPR-naleving of het opstellen van strategisch financieel advies voor het hoger management.
Bovendien kan een laks beheer van uw vaste activa ervoor zorgen dat de accuraatheid van uw financiële rapporten in vraag wordt gesteld. Een extra zorg die uw team niet nodig heeft. Activa die niet goed worden opgevolgd, kunnen daarnaast vermist raken of zelfs gestolen worden. Wat op zich weer tijd vraagt van uw medewerkers en kosten om ze te vervangen. De meeste bedrijven die tegen deze uitdagingen aanlopen, zoeken daarom naar manieren om het proces onder controle te krijgen.
Hoe de controle terugnemen en geld besparen
Gelukkig zijn er eenvoudigere en goedkopere manieren om uw vaste activa te beheren. Met speciaal daarvoor voorziene software kan een organisatie een gezond register bijhouden en zijn activa gepast verzekeren. Het spaart op die manier ook tijd uit. Zo kan uw financieel team zich focussen op belangrijkere projecten. Op deze drie manieren krijgt u de controle terug, kunt u de vaste activa accuraat beheren, en betaalt u enkel voor diegene die uw bedrijf gebruikt.
- Zorg voor een complete inventaris. Het maken van een volledig overzicht van uw vaste activa hoeft niet moeilijk te zijn. Met barcode-scanners kunt u bijvoorbeeld eenvoudig een inventaris aanleggen. Zelfs wanneer u meerdere locaties hebt. De records die u zo verzamelt, kunt u vervolgens samenbrengen op één centrale locatie. Zo maakt u komaf met silo’s, vermijdt u duplicaten en bespaart u medewerkers tijd en kopzorgen.
- Optimaliseer de levenscyclus van uw vaste activa. Eens u weet welke middelen u heeft, kunt u aan het leuke werk beginnen: uitpluizen welke afschrijfmethode van toepassing is op elk item en bepalen hoe u hun levenscyclus best beheert. Slimme software om vaste activa op te volgen kan hier ook handig zijn. Die helpt u van het berekenen van de afschrijving en kostenverdeling tot de jaarrekeningen. Deze tool kan zelfs digitale afbeeldingen bijhouden van belangrijke activa om zo een duidelijke referentiebron te vormen voor elk activum binnen de organisatie. In plaats van achter de informatie aan te hollen wanneer u ze nodig heeft, kunt u als organisatie proactief toekomstige investeringen plannen en de ROI ervan maximaliseren.
- Investeer in software om uw vaste activa bij te houden. Spreadsheets zijn nuttig, maar om uw activa bij te houden schieten ze al snel te kort. Op een bepaald moment is het beter om te investeren in toegewijde software die het proces kan stroomlijnen en meer. Zo krijgt u als bedrijf meer inzicht in uw vaste activa, verlaagt u de totale eigendomskosten en vereenvoudigt u tegelijkertijd uw operationele en financiële workflows.
Vaste activa zijn op het eerste gezicht complex. Ze zijn onderhevig aan een waaier van regels, wetgeving en afschrijfmethodes en zijn soms nog eens geografisch verspreid ook. Ze in het oog houden is dus sowieso al een uitdaging. En dan hebben we het nog niet over het kluwen van spreadsheets en informatiesilo’s. Er is echter een betere manier om ze te beheren, die kosten bespaart en de productiviteit verhoogt. Met een gestroomlijnd proces voor het opvolgen en afschrijven van vaste activa, worden activa een onopvallend deel van de organisatie dat eerder zorgt voor groei dan een obstakel te zijn.
