Hoe maak je een succes van de digitale transformatie van je boekhoudkantoor? 

Om een volledig digitale praktijk op te bouwen, moet je je digitale transformatie omarmen. Ontdek nu hoe je dat doet.

Soms is het een hele uitdaging om klanten van dienst te zijn, tegelijkertijd te jongleren met kantoortaken én op de hoogte te blijven van de nieuwste boekhoudtechnologie. Een digitale transformatie kan hier een waardevolle oplossing zijn. Maar het gaat om meer dan een digitalisering; waarbij je analoge informatie omzet in digitale vorm.

Een echte digitale transformatie is nodig; je moet de manier waarop je werkt volledig omgooien en heruitvinden. Je zet in op een naadloze integratie tussen technologie en dienstverlening, terwijl je de controle behoudt.

Stel een praktische wegwijzer voor je digitale transformatie op. Aan de hand daarvan identificeer je gemakkelijk tools en inzichten die je processen vereenvoudigen en tijd vrijmaken. Door de belangrijkste stakeholders erbij te betrekken, kan je een strategie creëren die is afgestemd op de unieke behoeften van je kantoor.

De naleving van regels is niet gewoon een noodzaak, maar ook een belangrijk aspect van je functie. Een volledig gedigitaliseerde praktijk maakt compliance eenvoudiger, efficiënter en minder tijdrovend.

Je hebt dan meer tijd om te focussen op de klantervaring en op het leiden van je bedrijf.

Het volgende komt aan bod:

• Wat is een digitale praktijk?
• Van digitaliseren naar digitaal transformeren
• De impact van digitale transformatie
• Wat het betekent voor je klantenbeheer
• Digitaal praten met klanten
• Klanten informeren over regelgeving
• Je mensen zijn van vitaal belang
• Conclusie: de digitale transformatie van je praktijk

Wat is een digitale praktijk?

Om een volledig digitale accountancypraktijk op te bouwen, moet je je digitale transformatie omarmen. Met technologie is het mogelijk je boekhoudprocessen te stroomlijnen, de efficiëntie en productiviteit te verhogen en diensten met toegevoegde waarde te leveren aan klanten.

Hoe weet je of je een volledig digitale boekhoudpraktijk hebt opgebouwd?

Cloud boekhoudsoftware

Je gebruikt cloudgebaseerde boekhoudsoftware om klantgegevens te beheren, routinetaken te automatiseren en klanten realtime, financieel inzicht te geven.

Papierloze workflows

Je hebt papieren workflows geëlimineerd en alle boekhoudprocessen gedigitaliseerd, van gegevensinvoer tot rapportage.

Gegevensanalyse

Je maakt gebruik van data-analyse om inzicht te krijgen in de financiële gegevens van klanten, trends en patronen te identificeren en klanten strategisch advies te geven.

Automatisering

Je zal routinetaken en workflows automatiseren. Daardoor heb je meer tijd om te focussen op strategische initiatieven.

Cybersecurity

Je beschikt over degelijke cybersecurity-maatregelen om klantgegevens te beschermen en dreigingen te voorkomen.

Van digitaliseren naar digitaal transformeren

‘Digitaliseren’ kent twee betekenissen. Daarom verwijzen we naar de tweede vorm als ‘digitale transformatie’. Even toelichten:

Digitaliseren

Boekhoudprocessen digitaliseren, is de omschakeling van papier, of handmatige processen naar digitale formaten en processen. Wat er bestaat, zet je om in een digitale vorm zonder noodzakelijkerwijs de onderliggende werkwijze zelf te veranderen.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Papieren documenten scannen en elektronisch opslaan
• Papieren facturen omzetten naar e-facturatie
• Elektronische spreadsheets gebruiken om financiële gegevens te beheren
• Elektronische formulieren gebruiken om financiële informatie te verzamelen.

Digitale transformatie

Wanneer je boekhoudprocessen digitaal maakt, gebruik je technologie om je processen fundamenteel te transformeren.

Je gebruikt het om workflows te automatiseren, de nauwkeurigheid en efficiëntie te verbeteren en realtime inzichten te verschaffen. Enkele voorbeelden:

• Het automatiseren van factuurverwerking met behulp van OCR-software of optical character recognition-software, wat patronen herkent en opslaat.
• Cloud-boekhoudsoftware gebruiken om financiële gegevens en workflows te beheren
• Tools voor gegevensanalyse gebruiken om inzicht te krijgen in financiële gegevens en trends en patronen te identificeren
• Processen ‘robotiseren’ om routinetaken en workflows te automatiseren.

Beide vormen kunnen voordelig zijn voor boekhoudpraktijken. De tweede vorm, een digitale transformatie, zal klanten op lange termijn meer voordelen opleveren op het gebied van efficiëntie, nauwkeurigheid en diensten met toegevoegde waarde.

De impact van digitale transformatie

De digitale transformatie heeft de manier waarop boekhoudpraktijken werken veranderd. Denk maar aan de manier waarop je financiële gegevens beheert tot de manier waarop je met klanten communiceert.

Enkele van die effecten opgelijst:

Verhoogde efficiëntie

Routinetaken en workflows gebeuren automatisch, waardoor je meer tijd overhoudt voor strategische initiatieven. Je verhoogt de efficiëntie en productiviteit.

Verbeterde nauwkeurigheid

Er zijn minder handmatige fouten en de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van boekhoudgegevens is verbeterd.

Je krijgt nauwkeurigere financiële rapportage en neemt daardoor betere beslissingen.

Rapportage in real time

Klanten krijgen realtime, financiële inzichten, zodat je weloverwogen beslissingen kunt nemen op basis van actuele informatie.

Verbeterde klantenservice

Je kan diensten met toegevoegde waarde leveren aan klanten, zoals gegevensanalyse en strategisch advies. Dit kan helpen om sterkere klantrelaties op te bouwen en de tevredenheid te verhogen.

Concurrentievoordeel

Je ontwikkelt een concurrentievoordeel ten opzichte van andere accountantskantoren die zich minder snel aanpassen. Dit betekent dat je je marktaandeel en groei kunt vergroten.

Wat het betekent voor je klantenbeheer

Er zijn zeer veel voordelen voor de groei van je praktijk en je klantrelaties.

Door je digitale transformatie te omarmen kan je accountantspraktijk…

Nieuwe klanten aantrekken

Je omschakeling kan een belangrijke, onderscheidende factor zijn en nieuwe klanten aantrekken die op zoek zijn naar innovatieve en vooruitstrevende kantoren.

Bestaande klanten behouden

Bestaande klanten weet je gemakkelijker te houden door je aanbod van diensten met toegevoegde waarde en realtime rapportage.

Inkomsten verhogen

Door diensten met toegevoegde waarde te leveren en hogere tarieven te vragen voor meer strategisch werk, kan je je inkomsten verhogen.

Klanttevredenheid verbeteren

Je zal financiële rapporten kunnen voorleggen die qua tijdsperspectief en inhoud nog nauwkeuriger zijn. Daarnaast zal je meer diensten met toegevoegde waarde kunnen aanbieden, zoals gegevensanalyse en strategisch advies.

Relaties met klanten versterken

Je zal meer mogelijkheden hebben voor communicatie en samenwerking, waardoor je je klantrelaties zal versterken.

Digitaal praten met klanten

Het kan zijn dat je klanten hebt die niet echt thuis zijn in technologie. Een mogelijke eerste stap? De voordelen van een digitale aanpak bespreken en bewijzen.

Breng klanten de voordelen van digitale transformatie bij. Wanneer de klant inzet op digitalisering, is de kans groter dat ze accurate en actuele financiële gegevens hebben, waardoor ze betere, strategische adviezen kunnen bieden.

Laat dat ook doordringen aan klanten die niet overweg kunnen met technologie. Benadruk dat ze te maken kunnen krijgen met vertragingen in de financiële rapportage en diensten met toegevoegde waarde kunnen mislopen.

Hieronder vind je een aantal strategieën om je klanten te overtuigen van een digitale omschakeling:

Informeren over de voordelen

Informeer klanten over de voordelen van realtime financiële inzichten, verbeterde nauwkeurigheid en diensten met toegevoegde waarde.

Kijk naar webinars, of leer bij via o.a. Sage Advice.

Wijs op de voordelen van digitale transformatie

Geef voorbeelden hoe het de financiële rapportage en besluitvorming verbetert.

Zorg voor training en ondersteuning

Zorg voor een soepele overgang naar digitale workflows. Begin met een training over boekhoudsoftware en samenwerkingstools.

Ga in op de zorgen van klanten

Stel klanten gerust over het niveau van cyberbeveiliging en gegevens-privacy. Verzeker hen dat er genoeg maatregelen worden genomen om klantgegevens te beschermen.

Bied een gefaseerde aanpak

Begin met digitale basisworkflows en introduceer geleidelijk meer geavanceerde digitale technologieën.

Informeer klanten over wettelijke vereisten

Digitalisering wordt een wettelijke vereiste en compliance is een belangrijk aandachtspunt. Denk bijvoorbeeld aan de elektronische factuur die nu meestal verplicht is als je facturen stuurt naar de overheid en die vanaf 2026 verplicht wordt tussen ondernemingen.

Belangrijk voor de digitale transformatie van je bedrijf:

Gebruik van goedgekeurde software

Bedrijven zijn verplicht om goedgekeurde software te gebruiken voor het digitaal bijhouden en indienen van gegevens. Die software moet voldoen aan specifieke technische vereisten.

Verplichte e-facturatie

De facturatiesoftware van je klanten zal facturen moeten kunnen maken in het correcte formaat (een XML-bestand volgens een opgelegde structuur) en ze op de juiste manier elektronisch versturen via PEPPOL. Ook jouw boekhoudsoftware moet die gestructureerde factuurbestanden volautomatisch kunnen verwerken. Wees alvast gerust, onze software zal er klaar voor zijn.

Elektronische handtekeningen

Elektronische handtekeningen kunnen vereist zijn voor het digitaal indienen van documenten, zoals belastingaangiften of financiële overzichten.

Bewaren van gegevens

Bedrijven moeten digitale records gedurende een minimumperiode bewaren.

Cybersecurity

Bedrijven moeten robuuste cyberbeveiligingsmaatregelen hebben om digitale dossiers te beschermen en cyberdreigingen te voorkomen.

Blijf op de hoogte van de verplichte vereisten voor het digitaal bijhouden van gegevens, zodat je er mee op kan toezien dat je klanten de wetgeving naleven en boetes vermijden.

Je mensen zijn van vitaal belang

Belangrijk om te onthouden bij een digitale bedrijfstransformatie: mensen zijn en blijven essentieel.

Zo is een hoge medewerkerstevredenheid van cruciaal belang.

Accountants die tevreden zijn met hun werkomgeving en de technologie die ze gebruiken, zijn vaker productief en betrokken. Daardoor verbetert de dienstverlening aan klanten en neemt de omzet toe.

Kijk of je kunt investeren in gebruiksvriendelijke technologie die ook waardevol is voor werknemers. Opleidings- en ontwikkelingsprogramma’s zorgen er ook voor dat je mensen de vaardigheden en kennis hebben om effectief te werken in een digitale omgeving.

Een ander belangrijk menselijk aspect is de betrokkenheid van het personeel en communicatie. Verduidelijk de voordelen van digitale transformatie aan je werknemers en betrek ze bij het overgangsproces. Vraag om feedback over de implementatie van digitale workflows en geef hen de kans om bij te dragen aan nieuwe digitale initiatieven.

Digitalisering kan je mensen veel voordelen opleveren, waaronder:

Een vermindering van handmatige taken

Automatiseer routinetaken en workflows, zodat er minder gegevens handmatig ingevoerd moeten worden en er meer tijd vrijkomt voor strategische initiatieven.

Groter werkplezier

Mensen kunnen beter werken met realtime financiële gegevens en diensten met toegevoegde waarde, omdat ze de resultaten voor de klant effectiever kunnen beïnvloeden.

Beter talent behouden

Bied medewerkers mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling en bijscholing, wat kan helpen om toptalent binnen je boekhoudpraktijk te behouden.

Verbetering van de balans tussen werk en privé

Stel medewerkers in staat om op afstand te werken en geef hen van overal toegang tot werkgerelateerde informatie. Daardoor verbetert hun werk-privébalans en neemt stress af.

Conclusie: de digitalisering van je praktijk

De overgang naar een volledig digitale praktijk in de accountancy is niet langer optioneel; het is een noodzaak.

De sprong van digitalisering naar digitale transformatie levert ongekende voordelen op, zoals verhoogde efficiëntie, verbeterde nauwkeurigheid en verbeterde klantrelaties.

Het is essentieel om te onthouden dat deze transformatie verder gaat dan het toepassen van technologie. Het gaat ook – en vooral – om je mensen. Creëer een volledig gedigitaliseerde omgeving en stel je team in staat om strategische waarde te leveren, ondersteun je klanten bij hun digitale omschakeling en stimuleer een voortdurend leer- en groeiproces.