Hoe introduceert u modern boekhouden bij traditionele klanten?

Hoewel de perfecte klant wel degelijk bestaat, anticiperen de meeste accountants wijselijk op complicaties wanneer ze de noden van klanten vervullen. Of het nu om slechte communicatie gaat of een algemeen onvermogen van de klant om boekhoudprincipes te begrijpen, accountants zijn altijd voorbereid om hun kennis te delen.

Desondanks vrezen veel accountants voor wat we “de traditionele klant” zouden kunnen noemen. Ze bestaan in verschillende vormen, maar het meest gekend is de persoon die een dag voor de deadline van de belastingaangifte met een doos vol bonnetjes en facturen toekomt.

Met andere woorden, het is de klant die volledig op zijn of haar accountant rekent en zelf weinig tot geen boekhoudwerk doet. Dit zet hen in een wankele positie – en goed voor de accountant is het ook niet.

De problemen die de traditionele klant aan de accountant bezorgt, gaan verder dan gewoon laattijdig werk indienen. De traditionele klant is fundamenteel incompatibel met de efficiënte werkwijze die de meeste accountants vandaag gebruiken, die overgeschakeld zijn naar cloudgebaseerde oplossingen voor hun kantoor.

Deze klanten hebben normaal allemaal dit met elkaar gemeen: hun onwil om te veranderen. Zelfs als het wil zeggen dat hun manier van boekhouden hun efficiëntie en die van hun bedrijf belemmert, en zelfs als er daardoor dagen verspild worden aan inefficiënte administratieve processen. Ze beseffen dit simpelweg niet.

Als u een nieuwe manier van boekhouden vermeldt tegen de traditionele klant – een werkwijze mogelijk gemaakt door technologie – gaat u waarschijnlijk op een negatieve reactie stuiten. In dit artikel bekijken we een paar van de meest voorkomende voorbeelden, en tonen we hoe ze overkomen kunnen worden ten voordele van alle betrokken partijen.

“Ik ben gewoon niet goed met technologie”

Voor dit soort traditionele klanten voelt technologie meer als een last dan een voordeel. Misschien beweren ze zelfs dat ze technofoben zijn, en dat ze daar tevreden mee zijn. Vaak hebben ze geprobeerd om een modernere technologische oplossing te omarmen, maar is dat op de een of andere manier mislukt. Hierdoor is hun wantrouwen alleen maar toegenomen.

Maar ze negeren hier de realiteit. Mensen beweren niet technologisch aangelegd te zijn maar vandaag is technologie zo’n groot deel van ons leven dat we er allemaal beter in zijn dan we beseffen of willen toegeven.

In West-Europa heeft 93% van de huishoudens toegang tot een smartphone (bron: Europese Commissie). Met andere woorden: er is een heel grote kans dat zelfs de zelfverklaarde technofoob een smartphone gebruikt. Evenzo zijn er meer dan vier miljard emailgebruikers wereldwijd, en 2.27 miljard Facebookgebruikers. De kans dat de traditionele klant daar niet bij hoort is erg klein.

Simpel gezegd zijn de meesten onder ons onopzettelijke technologische genieën op manieren die onze voorouders zouden verwonderen. Dit is een opener voor eender welke discussie over cloudaccounting, van zowel een filosofisch als een praktisch standpunt. Ze zijn al bezig met technologie en het heeft zoveel voordelen – dus waarom het niet één stap verder nemen en hun bedrijfsaccounting naar dezelfde soort technologieën overschakelen?

De traditionele klant kan de stap zetten door simpelweg een app op zijn gsm te downloaden. Ze hebben geen computer of laptop meer nodig, en kunnen dus hun boekhouding doen wanneer ze niet op kantoor zijn of zelfs in de rij staan voor een koffie!

En met slimme supporttechnologieën kunnen ze ook Facebook Messenger gebruiken om met hun boekhoudsoftware te chatten in alledaagse taal (“Ik heb 150 euro gespendeerd aan treintickets, op hoeveel komen mijn onkosten dan deze maand?”).

“Ik heb niet het soort bedrijf voor cloudaccounting”

Deze soort traditionele klant heeft duidelijk een idee van wat cloudaccounting is en wat het kan doen. En ze hebben beslist dat hun bedrijf er niet compatibel mee is.

Terwijl de kleinere onderneming of eenmanszaak vaker de traditionele klant is met een doos vol bonnetjes, die niet inziet hoe cloudaccounting de nood daarvoor elimineert, vertrouwen andere bedrijven misschien op een (of meerdere!) spreadsheets voor hun boekhouding. Ze werken soms met boekhoudsoftware die zo oud is dat de doos waar het inzat trots vermeldt dat het Y2K (het jaar 2000) bug-compatibel is!

In ieder geval zal de klant zich waarschijnlijk vastklampen aan zijn bestaande boekhoudoplossing omdat het werkt voor hem – los van hoeveel extra administratietijd het kost, of de problemen die het voor u als accountant veroorzaakt. Ze slagen er niet in te zien hoe cloudaccounting in het plaatje past.

Echter werkt cloudaccounting voor bedrijven van alle groottes – van de kleinste tot de grootste.

In situaties zoals deze is de eerste stap om de traditionele klant op technologisch vlak vooruit te brengen, een bepaald niveau van begrip en respect opbrengen voor hun bestaande oplossing. Het spreadsheet waar ze op vertrouwen zal inderdaad een ronduit ingenieuze implementatie zijn van dubbele boekhoudinvoeringen met slimme belastingberekeningsformules. Maar het is zo goed als zeker niet de beste oplossing, van een databeschermingsstandpunt, of in het licht van de oproep voor gedigitaliseerde belasting die momenteel plaatsvindt.

Evenzo was de papieren boekhouding in de vorm van facturen, bonnetjes en zelfs kasboeken bedrijven erg goed van dienst voor duizenden jaren voor de uitvinding van de computer. Maar focussen op hoe moderne technologie voortbouwt op deze processen, ze verbetert en verfijnt, in plaats van hoe het ze vervangt, is de beste methode om de discussie aan te gaan.

“De manier waarop ik dingen doe, heeft altijd gewerkt”

Dit is een erg goed punt, en één van de moeilijkste om tegenin te gaan. Maar het enige dat u moet doen, is wat perspectief bieden.

Toen het bedrijf van de klant groeide en complexer werd, koos de klant voor wat op dat moment de meest toegankelijke oplossing was, en degene die de snelste resultaten leek op te leveren. Het is tenslotte zeer onwaarschijnlijk dat ze tijd hadden om de mogelijke oplossingen volledig te bestuderen. Even onwaarschijnlijk is het dat ze bekeken hebben hoe geschikt het in de toekomst zou zijn wanneer de bedrijfsgrootte had toegenomen, of de bedrijfsomgeving veranderd was.

Als een resultaat hiervan bezorgt de manier waarop de traditionele klant zijn boekhouding doet hem waarschijnlijk alleen maar meer werk, in plaats van het makkelijker te maken. Dit is het startpunt van uw uitleg over de voordelen van cloudaccounting. Wat ooit goed was voor hun bedrijf is nu waarschijnlijk niet meer de beste keuze, en ze moeten vooruit gaan. U kunt uitleggen hoe.

Zorg voor een geduldige, stap-voor-stap aanpak met dit soort traditionele klanten. Vraag hen om elke taak die ze moeten doen, uit te leggen en probeer te begrijpen waarom ze het zo doen. Door naar het verleden te kijken, kunt u empathie en begrip tonen en tegelijkertijd uitleggen waarom het niet langer de ideale situatie voor hun onderneming is.

Ga het gesprek ook aan met de medewerkers van het bedrijf, als die er zijn. Vraag wat voor hen de pijnpunten zijn en wat ze als oplossing willen. De kans is groot dat een cloudgebaseerde boekhoudoplossing het antwoord zal zijn op veel problemen overheen verschillende functies en afdelingen.

Conclusie

Met een beetje geluk zal de traditionele klant in de toekomst een met uitsterven bedreigde soort worden. U kunt dit proces nu al een handje helpen door de kracht en impact van cloudaccounting te benadrukken. De voordelen voor uw eigen onderneming zijn ook aanzienlijk. Dankzij de rechtstreekse toegang die cloudaccounting biedt tot de boekhouding van uw klant, kunt u problemen of opportuniteiten spotten en een vertrouwd adviseur worden. U verhoogt uw waarde en terwijl neemt uw eigen tevredenheid toe door een meer gevarieerd dienstenaanbod.

Maak het deel van uw standaard werkroutine om met traditionele klanten in gesprek te gaan. U kunt natuurlijk kiezen om cloudaccounting direct aan klanten te verkopen, maar een zachtere en aantoonbaar succesvollere manier is om dit soort gesprekken simpelweg aan het einde van bestaande communicaties of gesprekken met klanten te binden. Introduceer het op deze manier en de kans is groter dat het aanvaard wordt. Of het zal ten minste overwogen worden zonder het angstige gevoel op te wekken dat de traditionele klant krijgt telkens wanneer iemand hun processen wil veranderen.