Hoe help je je werknemers om een digitale burn-out tegen te gaan?

Het aantal digitale burn-outs neemt toe. Mensen werken steeds vaker van thuis uit, willen constant actief of beschikbaar zijn en hebben een steeds grotere behoefte om continu productief te zijn… niet echt verrassend dus dat meer en meer mensen zich gestrest en uitgeput voelen. Naar je scherm turen kan nuttig zijn, maar ook overweldigend aanvoelen als je dat elke dag gedurende lange tijd moet doen – zeker als je er ook tijdens weekends en vakantiedagen geen afstand van neemt. Hoe kunnen ondernemers van een klein bedrijf ‘digitale moeheid’ onder controle houden, zowel voor hun werknemers als voor henzelf?

In dit artikel komt aan bod wat de kernmerken zijn van een digitale burn-out, hoe je moet omgaan met de continue productiviteitsstrijd en hoe je je werknemers kan helpen hun work-life-balans te verbeteren.

We bespreken:

• De impact van de pandemie

• De kenmerken van een digitale burn-out

• De productiviteitsuitdaging

• Hoe je je werknemers kan helpen om hun work-life-balans te verbeteren

• Hoe werknemers een gezonde routine kunnen ontwikkelen

• Nieuwe werkwijzen om je werknemers te ondersteunen

De impact van de pandemie

De nasleep van de pandemie blijft een grote invloed hebben op onze manier van werken. Waar in 2019 slechts 18,9 procent werknemers thuis werkten, tonen recente cijfers van Statbel dat dit percentage in december 2021 40,2 procent bedroeg.

Doordat werknemers met glijdende uren mogen werken en vanop afstand hun functie mogen uitoefenen, sparen ze lange files, tijd en geld uit en hebben ze minder stress. . Velen appreciëren de mogelijkheid om hun werkuren gemakkelijker in te delen rond bijvoorbeeld kinderopvang of de zorg voor een ouder familielid. Ook de werkdag wat vroeger kunnen starten of later beëindigen, wordt geapprecieerd. De tijd die daardoor vrijkomt, spenderen mensen dan aan een wandeling of work-out.

Voor de meesten is het echter zo dat er omwille van het thuiswerk vaak minder persoonlijk contact is met collega’s. Er gaat namelijk nog meer tijd uitsluitend naar de computer. Als je tegenwoordig vaak van thuis uit werkt, hoe lang heb je dan bijvoorbeeld vandaag al naar je scherm gekeken? Als je dat niet weet, dan is het misschien wel de moeite waard om het eens na te gaan. Mogelijks voelt het hoe dan ook als ‘te lang’ aan.

Sinds COVID-19 brengt de overgrote meerderheid dan ook veel meer tijd online door en minder tijd face-to-face met collega’s, klanten en leveranciers.

De kenmerken van digitale burn-out

Een digitale burn-out kan zichzelf op verschillende manieren uiten. Je kan je uitgeput voelen, mentale of fysieke druk ervaren, maar ook angstgevoelens hebben. De hele dag naar een scherm kijken vraagt namelijk een andere soort energie dan degene die we nodig hebben wanneer we een interactie hebben met iemand anders. Voeg daar een overvloed aan e-mails en andere meldingen toe die op het scherm verschijnen en het is niet echt verwonderlijk dat mensen vaker hoofdpijn, spanning en stijfheid ervaren. Ook komen onverschilligheid en verveling vaker voor, en ook het onvermogen om zich op een taak te concentreren.

Een rapport van Microsoft dat in 2021 gepubliceerd werd, illustreert een aantal uitdagingen.

Volgens een onderzoek opgenomen in The Next Great Disruption Is Hybrid Work: Are We Ready?, spenderen we wereldwijd 2,5 keer meer tijd in Microsoft Teams-meetings. De gemiddelde meeting duurt tien minuten langer dan voor de lockdown; namelijk 45 minuten in plaats van 35 minuten.

Maar wat zorgwekkender is; uit het rapport blijkt dat bedrijfsleiders het meestal beter doen dan hun teams. Die laatsten hebben het in vergelijking met hun werkgevers vaak moeilijk. Bijna twee derde (61%) van de bedrijfsleiders uitte dat ze ‘floreerden’ en iets meer dan een derde (39%) stelde dat ze het ‘overleefden’ of er ‘moeite’ mee hadden, terwijl de cijfers voor eerstelijnswerkers helemaal het tegenovergestelde waren. Daar stelde 40% van de Gen Z’ers dat ze ‘floreerden’ en 60% dat ze het ‘overleefden’ of er ‘moeite’ mee hadden.

Jared Spataro, vice-voorzitter bij Microsoft, stelt: “Afstandswerk biedt werknemers minder mogelijkheden om elkaar te vragen: ‘hey, hoe is het met jou?’ en om uit de reactie van hun contactpersoon belangrijke signalen op te pikken. In ieder geval: de cijfers zijn duidelijk. Onze werknemers hebben het moeilijk, wat betekent dat we nieuwe manieren moeten vinden om hen te helpen.”

Het rapport gaat ook de productiviteit na, een voortdurende zorg voor bedrijfsleiders. Hoewel de productiviteit van veel werknemers (82%) naar eigen inschatting hetzelfde bleef of groeide over het afgelopen jaar, stelde één op vijf respondenten dat de werkgever geen belang hechtte aan hun work-life-balans. Daarnaast uitte 54% dat ze zich overwerkt voelden, terwijl 39% aangaf dat ze zich uitgeput voelden.

De productiviteitsuitdaging

Lange uren computerwerk worden vaak geassocieerd met een poging om de productiviteit te verbeteren. In feite is het vrijwel zeker dat ‘meer tijd doorbrengen voor een computerscherm’ niet de juiste manier is om de productiviteit te stimuleren.

Hoewel er weinig consensus is tussen experts over een oplossing voor het feit dat de productiviteit steeds hoog moet zijn, stelde bijna twee derde (63%) van de economen in een poll van de London School of Economics (LSE) investeringen in ‘menselijk potentieel’ voorop, met bijvoorbeeld extra opleiding en omscholing. Deze theorie komt ook terug in andere onderzoeken en in rapporten van think tanks.

Een van de economisten die bevraagd werden door de LSE, Thorsten Beck, vroeger werkzaam aan de Cass Business School en nu directeur van het European University Institute, stelde: “verbeteringen in technische vaardigheden zouden een oplossing op lange termijn zijn om een goed opgeleide beroepsbevolking te ondersteunen en de productiviteitsgroei te verbeteren.”

Volgens Panicos Demetriades, professor financiële economie aan de University of Leicester School of Business, is de investering in opleiding “de snelste manier om vaardigheden en het potentieel van mensen te verbeteren op voorwaarde dat we ervoor zorgen dat grote talenten niet worden ingezet voor onproductieve taken”.

Een grotere focus op trainingen, opleidingen en efficiënt werk dat financieel rendement oplevert, is een betere en effectievere manier om de productiviteit te verhogen. Dat levert veel meer op dan je werknemers nog wat langer naar een computerscherm te laten staren.

Hoe je je werknemers kan helpen hun work-life-balans te verbeteren

Het is essentieel om je werknemers het eerlijk te laten toegeven als ze aan een digitale burn-out lijden, last hebben van gelijkaardige vormen van stress of overwerkt zijn. Je moet je werknemers er bovendien aan herinneren dat hulp vragen een teken is van kracht en vertrouwen, en niet van zwakheid.

Hier zijn een aantal zaken om uit te proberen met je teams…

1. Zorg voor contactmomenten

Om op de hoogte te blijven, zorgen werkgevers en teamleaders best voor frequente contactmomenten met werknemers en teamleden. Je teamleaders moeten een training krijgen zodat ze mentale gezondheidsproblemen zoals angststoornissen of depressie kunnen herkennen.

Het is ook belangrijk om werknemers aan te moedigen, enerzijds om tijd vrij te maken voor een kort tripje en anderzijds bij het inplannen van hun vakantie.

2. Gebruik technologie bij het beheer van personeelsprocessen

Een goed HR-softwarepakket voor de cloud kan nuttig zijn om de vakantieplanning te beheren en ervoor te zorgen dat werknemers gemakkelijk hun vrije dagen kunnen inplannen. Met de nieuwste softwaresystemen kunnen managers en hun teams ook aanvragen behandelen en jaarlijks verlof goedkeuren en opvolgen in gedeelde kalenders en rapporten. Het biedt trouwens nog meer flexibiliteit, want je hebt ook de mogelijkheid om een aangepast beleid te creëren voor feestdagen en jaarlijks verlof. Je kan je werknemers dan toegang verlenen via de webbrowser of een app.

Er zijn echter ook andere manieren om digitale en online vermoeidheid te vermijden.

3. Overweeg om je meldingen uit te schakelen

“Moedig je teams aan om hun meldingen uit te schakelen. Zeg hen dat niet enkel voor meldingen van nieuwsapps te doen, maar ook voor e-mails, Slack, Teams… voor alles dus”, stelt Rob Bravo, coaching director en head of wellbeing bij Talking Talent, een organisatie die topbedrijven helpt om verborgen talenten van mensen te ontdekken. “Doe dat voor een uurtje per dag, of op vrijdagnamiddag bijvoorbeeld.”

“Dat zal mensen eraan herinneren dat de wereld ook wel blijft draaien als ze niet onmiddellijk op een e-mail antwoorden en het geeft hen bovendien de kans om meer tijd te besteden aan taken die een grondigere aanpak vragen. Als deze manier van werken geïmplementeerd wordt voor de hele organisatie of minstens voor een hele afdeling, dan zullen werknemers het meest geneigd zijn zich eraan te houden.”

4. Herzie het begrip ‘hard werken’

Bravo adviseert werknemers om te herdefiniëren wat ze vinden van het begrip ‘hard werken’ en de connotatie die daarop rust.

“Ik vertel als coach vaak aan organisaties om niet naar een work-life-balans te streven”, zegt hij. “In plaats daarvan moeten we een bewuste werk-leven-keuze maken en daarbij accepteren dat die keuze gevolgen heeft. Het is een subtiele, maar sterke nuance die mensen een groter gevoel van controle geeft over hun eigen leefwereld. Bijvoorbeeld, een personeelslid van de boekhouding weet dat ze een drukke week in het verschiet heeft… dus maakt ze de bewuste keuze om elke dag een extra uur te werken. In plaats van te stellen dat diegene daardoor gefaald heeft om te voldoen aan een work-life-balans, wordt beter gefocust op het feit dat de werknemer er zelf voor koos om langer te werken. Je mentale gezondheid lijdt eronder wanneer je zelf geen meester bent over de situatie. Die controle vasthouden en jezelf beschermen is een stevige stap in de juiste richting.”

Hoe werknemers een gezonde routine kunnen ontwikkelen

Suzie Hughes, directeur HR en operations van de Gleeson Recruitment Group raadt aan om tijdens de week een gezonde thuiswerkroutine te creëren. Daarnaast is het ook nuttig als je regelmatig een pauze neemt en beschikt over een aparte werkruimte zonder afleidingen. “Profiteer van de tijd die nu vrij komt. Normaal gezien zou je die kwijtraken in het verkeer op weg naar je werk, maar nu kan je in plaats daarvan iets voor jezelf doen, zoals even sporten, een boek lezen of eenvoudigweg ontbijten met het hele gezin”, stelt Suzie. “Maak er een ritueel van om een to-do-lijstje op te stellen wanneer je van start gaat. Geef je taken een bepaalde prioriteit en schrijf erbij tegen wanneer je iets wil afwerken zodat je je niet overweldigd of gestrest voelt tijdens je werkdag.”

Jamie Styles, director of people en culture bij Koa Health, digitale dienstverlener van geestelijke gezondheidszorg, zegt: “Ondersteuning start vaak met een gesprek. Daarom moeten HR-verantwoordelijken open dialoog over burn-out en de impact daarvan op de mentale gezondheid blijven aanmoedigen. De positieve effecten van die conversaties stellen ons in staat om beter om te gaan met uitdagingen en vergroten onze veerkracht. Met werknemersgroepen die puur focussen op de mentale gezondheid wordt een veilige omgeving gecreëerd waar mensen kunnen praten en hun persoonlijke ervaringen kunnen delen.”

Hij voegt nog toe: “Door een reeks uitgebreide oplossingen te bieden over het volledige spectrum van aandoeningen, kan HR helpen bij het verzachten van de impact die de pandemie heeft gehad op de mentale gezondheid van werknemers. Zo kan hun stress door een hoge werkdruk aangepakt worden. Als personeelsleden een sterker mentaal welzijn hebben, dan is er meer zelfvertrouwen, zijn ze productiever en is er minder kans op burn-outs, ziektedagen en personeelsverloop”

Nieuwe werkwijzen om je werknemers te ondersteunen

Thuiswerken en werken met glijdende uren zijn concepten die zich snel ontwikkelden en daarbij zetten ze veel traditionele werkwijzen op de helling. Naast uitdagingen zoals digitale burn-outs, bieden ze echter ook nieuwe mogelijkheden. Werkgevers moeten bereid zijn om hun werkmethodes te herzien en om een nieuw beleid en nieuwe technologieën toe te passen om optimaal de vruchten te kunnen plukken van deze recente concepten.