Hoe gebruik je de juiste prestatie-maatstaven om goede bedrijfsbeslissingen te nemen

Ondernemers hebben soms het gevoel dat ze altijd brandjes aan het blussen zijn. Maar met een beter inzicht in je activiteiten en processen, is dat niet nodig.

Je kan dit doen door de traditionele financiële prestatiecijfers aan te vullen met proactieve, indicatieve en gedetailleerde prestatiecijfers.

Zo zie je hoe je je verhoudt tot je doelstellingen en wat je moet doen als je niet op koers ligt.

De drie belangrijkste indicatieve statistieken zijn:

• Klantenbehoud
• Cashflow
• Werkkapitaal

In dit artikel ontdek je meer over deze drie indicatoren en hoe je ze kan gebruiken om tot actie over te gaan in je bedrijf.

Klantenbehoud

We leven in het tijdperk van de klant, wat betekent dat belangrijke KPI’s ook klantgegevens moeten bevatten. Vaak zijn deze statistieken een goede indicatie van de omzetprestaties en de cashflow, dus het is belangrijk dat je het gedrag van de klant begrijpt.

Neem als voorbeeld het klantenverloop. Een groot percentage aan klanten die hun diensten opzeggen kan wijzen op een inkrimping van het bedrijf. Verloren klanten vervangen kost veel geld. Je moet namelijk niet enkel verloren inkomsten vervangen, maar ook rekening houden met marketingkosten om nieuwe klanten aan te trekken.

Klanttevredenheidsonderzoeken zijn nuttig, maar de resultaten komen vaak te laat. Bij traditionele metingen komt het geregeld voor dat de kans om een potentieel probleem op te lossen uiteindelijk al voorbij is.

Om de klanten te identificeren met een hoog verlooprisico en je aandacht te richten op klantenbehoud, kan je de volgende stappen overwegen:

Identificeer je belangrijkste klanten

Analyseer de inkomsten van je klanten, hun levenslange klantwaarde en hun klantwinstgevendheid. Vergeet niet dat je een andere waarde krijgt afhankelijk van hoe je deze elementen groepeert.

Klanten die deze maand bijvoorbeeld de meeste inkomsten hebben gegenereerd, zijn misschien niet de klanten met de hoogste levenslange waarde. Als het vaste klanten zijn, kan hun loyaliteit bijdragen aan factoren als merkbekendheid en jaarlijkse groei.

Proactieve statistieken analyseren

Welk percentage werk werd nog niet gefactureerd? Welk percentage projecten loopt risico? Hoeveel facturen werden afgewezen? Deze gedragsinformatie is zeer waardevol en kan je helpen bij het formuleren van een reactie.

Actie nemen

De klanten waarvan je vermoedt dat ze het snelst zullen veranderen, moeten het meeste aandacht krijgen. Moet je misschien prioriteit geven aan een klantenproject om het risico van verloop te beperken? Moet je een nieuwe bestelling plaatsen opdat je die klanten geïnteresseerd houdt?

Deel zulke informatie met je customer service team en stel een actieplan op om de dienstverlening aan deze klanten te veranderen en waar te maken wat je hen beloofd hebt.

Werk in het hele bedrijf volgens deze inzichten

Om het risico van klantenverloop in de toekomst te verminderen, moet je misschien enkele veranderingen doorvoeren in je bedrijf. Zo kan je klanten in je boekhoudsoftware segmenteren in groepen, per product of branche bijvoorbeeld.

Data-gedreven inzichten laten je zien welke klanten het risico lopen te vertrekken. Zo kunnen jij en jouw team zich richten op het in stand houden van die relaties.

Je krijgt ook inzicht in welke teamleden deze klanten bijstaan, welke projecten er lopen en waar klanten zich in de levenscyclus bevinden, zodat je sneller op potentiële problemen kunt reageren.

Cashflow

Slecht cashflowbeheer is een van de grootste oorzaken van mislukking bij kmo’s. Inzicht in de cashflow is dus cruciaal als je je bedrijf wil laten groeien.

Als de dynamiek in je bedrijf verandert, moet je kunnen voorspellen dat dat schommelingen in de cashflow tot gevolg kan hebben. Dit betekent dat je scenario’s moet opstellen rond lopende projecten, opdrachten die je nog moet starten, kansen die binnenkort worden afgesloten en meer. Als je begrijpt hoe dit alles je cashflow beïnvloedt, heb je een beter zicht op de financiële gezondheid van je bedrijf.

Hier zijn een paar stappen om je te helpen die inzichten te krijgen:

Meet de juiste zaken

Een hoog percentage verkopen op krediet kan bijvoorbeeld winstgevend lijken, maar het geld is dan nog niet echt je bedrijf binnengestroomd, wat de vrije kasstroom kan beïnvloeden.

Om een idee te krijgen van het geld dat je bedrijf binnenkomt, kijk je naar de inkomsten uit lopende opdrachten en de inkomsten uit opdrachten die je nog moet opstarten.

Weet hoe je voorraad zich tot de verkoop verhoudt. Raadpleeg je omzet om te weten of je een te grote voorraad hebt.

Stel cashflowscenario’s op

Hoe kan je je handelsvorderingen met komende facturen en betalingstermijnen optimaliseren? Hoe meer historische gegevens en trendgegevens je analyseert, hoe beter je voorspellingen zullen zijn.

Actie nemen

Als de lopende opdrachten goede inkomsten opleveren, overweeg dan prioriteit te geven aan ander werk. Als je veel inkomsten hebt openstaan, kijk dan of je opnieuw kan onderhandelen over de betalingsvoorwaarden met klanten.

Moedig je verkoopteam aan om bestaande opportuniteiten tot een goed einde te brengen vooraleer je de prospect-pijplijn opbouwt.

Werkkapitaal

Je kan de cashflow ook verhogen door de efficiëntieratio’s te verbeteren die van invloed zijn op je werkkapitaal. Dat geeft je een beter overzicht over de huidige situatie.

Werkkapitaal is nodig om je schulden of uitgaven op korte termijn af te betalen. Een teveel aan werkkapitaal betekent echter dat sommige van je activa nu of op lange termijn niet optimaal worden gebruikt.

Een goed inzicht in je vorderingen is essentieel om het werkkapitaal op te volgen en te meten. Hoe lang doen klanten er gemiddeld over om te betalen? Hoe snel betalen je beste klanten ten opzichte van je traagst betalende klanten? Zijn je facturen gesegmenteerd per projecttype?

Wanneer je vorderingsprocedures geoptimaliseerd zijn, is het eenvoudiger om je werkkapitaal te verbeteren. Dat kan je doen met behulp van geautomatiseerde facturering, inzicht in uitstaande betalingen en hoe je de betalingstermijnen kan herstructureren. Ook is het belangrijk om te weten wanneer je beter persoonlijk om betaling vraagt.

Volg deze stappen om werkkapitaalproblemen te voorkomen:

Meet de juiste dingen

Verlaag je vorderingen door bijvoorbeeld je incassopraktijken te verbeteren. Weet hoe lang het gemiddeld duurt voordat een factuur wordt betaald. Bekijk ook hoe lang het duurt om een factuur op te stellen en een betaling te verwerken volgens je betalingsvoorwaarden.

Problemen identificeren

Implementeer prestatiedoelstellingen voor de bovenstaande statistieken, gebaseerd op de juiste waarden voor je bedrijf.

Je wil bijvoorbeeld niet dat de Days Sales Outstanding-ratio – of het aantal dagen dat het gemiddeld duurt vooraleer je je betaling krijgt – zo hoog is dat het je gemiddelde betalingstermijnen met meer dan de helft overschrijdt. Als je betalingstermijn 30 dagen is en klanten betalen gemiddeld binnen 45 dagen, dan valt dit dus binnen je prestatiedoelstellingen.

Trends vaststellen kan ook helpen om problemen te voorkomen. Je kunt bijvoorbeeld merken dat een bepaalde groep klanten doorgaans te laat betaalt. Of klanten worden laatbetalers nadat ze een product besteld hebben met een ingewikkelder onboardingproces. Misschien kan je bepaalde interne processen verbeteren om dat te voorkomen.

Actie ondernemen

Technologie en efficiëntere processen kunnen je procedures voor debiteuren, incasso en kredietbeheer verbeteren. Overweeg ook om opnieuw te onderhandelen over betalingstermijnen om je werkkapitaal te optimaliseren.