Hoe CFO’s van compliance een opportuniteit kunnen maken

Als CFO ben je een strategische partner van de CEO. Je verschaft inzicht en analyses die je bedrijf helpen om succesvol te zijn. Waarschijnlijk heb je al gemerkt dat je rol geleidelijk verandert van de traditionele focus op compliance naar een meer adviserende rol, waarbij je de risico’s beheert en in evenwicht brengt met bedrijfsgroei. Het is het niet meer voldoende om de regels na te leven. Je moet het verband tussen risico en beloning begrijpen en actief zoeken naar manieren om de risico’s te beperken en tegelijk kansen te benutten om te groeien en te bloeien.

In dit artikel schetsen we enkele van de meest voorkomende uitdagingen op het gebied van belastingen en compliance waarmee je als groeiend bedrijf te maken krijgt. We geven bruikbare tips om die uitdagingen te overwinnen en onderzoeken hoe je compliance omzet in een opportuniteit.

Dit behandelen we:

De financiële wereld is in volle verandering

Tien vaak voorkomende uitdagingen op het gebied van belastingen en compliance

Vijf tips om een effectief belastings- en complianceteam samen te stellen

Beschouw belastingen en compliance als een opportuniteit

Omarm de digitale transformatie en automatisering

Tien stappen voor een proactieve belastingplanning en -compliance

Slotopmerking over het omzetten van compliance in een opportuniteit

De financiële wereld is in volle verandering

De financiële wereld evolueert snel, met compliance en technologie als motoren van ingrijpende veranderingen. Compliance-activiteiten worden steeds meer gecentraliseerd. CFO’s verdiepen zich in de bijbehorende kosten en zoeken naar manieren om processen te stroomlijnen en te optimaliseren.

Het komt steeds vaker voor dat CFO’s activiteiten rond belastingrapportage uitbesteden, zodat bedrijven zich kunnen richten op hun kernactiviteiten zonder de compliance te verwaarlozen. Zo’n aanpak kan efficiënt zijn en de druk op interne resources verminderen.

Peter Boerhof, senior director btw bij belastingsoftwarebedrijf Vertex: “Globalisering en centralisatie hebben een grote impact op commerciële en corporate functies. Nu CFO’s steeds meer performancedata ter beschikking hebben, krijgen ze ongekende mogelijkheden voor benchmarking zodat ze de sectorstandaarden kunnen overtreffen. Je rol blijft dezelfde, maar de nieuwe mogelijkheden zorgen er wel voor dat je efficiënter inwerkt op kosten en bedrijfsvoering, waardoor je organisatie hoge toppen van uitmuntendheid bereikt.”

Tien vaak voorkomende uitdagingen op het gebied van belastingen en compliance

Dit zijn enkele vaak voorkomende uitdagingen op het gebied van belastingen en compliance.

1. Risicobeheer

Fiscale risico’s beheren, is een voortdurende uitdaging. Je hebt een helder zicht nodig op je belastingposities en moet je belastingverplichtingen correct rapporteren om boetes en interesten te voorkomen.

Volgens Peter Boerhof loop je verschillende risico’s door non-compliance:

• Reputatierisico wegens torenhoge belastingclaims
• Het verlies van je betrouwbare reputatie, die de basis is voor je relaties met partners, klanten en leveranciers
• Slechte relaties met de belastingdiensten
• Organisatorische prestaties die in de gevarenzone komen door een verhoogd auditrisico.

Je moet je er bovendien van bewust zijn dat sommige landen persoonlijke aansprakelijkheid opleggen aan financial officers van organisaties die zich niet aan de regels houden.

2. Technologische vernieuwingen

Finance-afdelingen willen meer ondersteuning voor belastingen en compliance. Regelmatig overleggen met je Chief Information Officers en de IT-afdeling is dus een must.

Het doel is meer efficiëntie en nauwkeurigheid in de belastingrapportage, lagere kosten en een stroomlijning van de compliance-activiteiten. Dankzij de beschikbare technologie kan je compliance-activiteiten optimaliseren, kosten verlagen en een innovatief financieel beheer stimuleren.

3. Veranderende regelgeving

Om op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen en de impact ervan in te schatten, is het absoluut noodzakelijk om nauw samen te werken met juridische en compliance-teams. Betrouwbare financiële software helpt je daarbij, met een gecentraliseerd platform dat je teams toegang geeft tot actuele informatie, waardoor ze gegevens kunnen analyseren en de gevolgen van wetswijzigingen kunnen beoordelen.

4. Internationale wetten en regels

Je moet verschillende belastingwetten en -regels in de vingers hebben om ervoor te zorgen dat je aan de lokale vereisten voldoet. Dat kan een uitdaging zijn, vooral in opkomende markten met minder ontwikkelde regelgeving.

Amy Spurling, CEO en oprichter van Compt, een platform voor werknemersvergoedingen, is voormalig CFO. “De tijd dat een bedrijf pas jaren na de oprichting overweegt om wereldwijd uit te breiden, is voorbij”, zegt ze. “We zien dat bedrijven al vanaf 10 tot 15 werknemers wereldwijd actief zijn. Kennis en naleving van de internationale belastings- en arbeidswetgeving is essentieel. Als je denkt dat je eigen belastingdienst soms moeilijk kan doen, wacht dan maar tot je kennismaakt met sommige Europese regelgevende instanties. Die lachen er niet mee.”

In een poging om ervoor te zorgen dat bedrijven over de hele wereld hun eerlijke deel van de belasting betalen, hebben verschillende landen de laatste jaren wetgeving ingevoerd om bedrijven die in een ander land gevestigd zijn, toch belastingplichtig te maken. Het gevolg is dat je nu te maken krijgt met een groeiend aantal lokale regels en rapportagevereisten.

Peter Boerhof: “Er is een wereldwijde tendens om meer gegevens te rapporteren aan belastingdiensten. Die toegenomen transparantie legt meer druk op bedrijven om hun belastingzaken goed te regelen. Ze roept ook vragen op van aandeelhouders, analisten en organisaties.”

5. Gegevensbeveiliging en privacy

Voor de belasting- en compliance-rapportage moet je gevoelige financiële en persoonlijke gegevens verzamelen en verwerken. Zorg ervoor dat je die gegevens beschermt tegen cyberbedreigingen en leef de privacyregelgeving na.

6. Stroomlijning van de processen voor belastingaangifte en -indiening

Robuuste processen en systemen implementeren, is cruciaal om je activiteiten te stroomlijnen en de compliance te garanderen. Het loont om bepaalde processen te automatiseren, zoals gegevensverzameling en rapportage, om de kans op fouten te verkleinen en de efficiëntie te verbeteren.

7. Duurzaamheid en ESG-compliance

Door de toenemende focus op milieu, sociale impact en goed bestuur (ESG) moet je waarschijnlijk duurzame praktijken integreren in je activiteiten en aantonen dat je voldoet aan verschillende duurzaamheidsregels.

8. Indirecte belastingen

Nu de e-commerce toeneemt, hebben bedrijven moeite om indirecte belastingen, zoals de btw, te beheren, vanwege verschillende regels overal ter wereld. Fiscale software helpt om het beheer van indirecte belastingen in verschillende rechtsgebieden te automatiseren en vereenvoudigen.

9. Compliance-documentatie

Het is van groot belang om de juiste documentatie bij te houden om compliance aan te tonen bij audits. Veel bedrijven hebben het moeilijk om hun documentatie efficiënt te organiseren, op te slaan en terug te vinden. Je hebt misschien een systeem nodig om al je bedrijfsdocumenten digitaal op te slaan, te organiseren en bij te houden, zodat je de documenten gemakkelijk terugvindt wanneer dat nodig is.

10. Beperkte middelen

Veel bedrijven, en zeker de kleinere, hebben te weinig personeel en budget om belastingen en compliance effectief te beheren. Misschien kan je je fiscale taken uitbesteden, technologie gebruiken of bestaand personeel opleiden om je compliance-verantwoordelijkheden te beheren.

Vijf tips om je belasting- en compliance-team samen te stellen

Belastingen en compliance beheren, kan complex en tijdrovend zijn. Het is niet iets dat één persoon gemakkelijk aankan. Naarmate je bedrijf groeit, wil je misschien geen belastingverantwoordelijkheden meer outsourcen. Dan is het essentieel dat je een team samenstelt van ervaren professionals die effectief kunnen omgaan met compliance-uitdagingen.

Door toptalent aan te werven, te investeren in training en ontwikkeling en een cultuur van compliance op te bouwen, zorg je ervoor dat je bedrijf de risico’s beperkt en zich kan richten op het behalen van de financiële doelstellingen.

Toptalent werven en behouden, is de sleutel tot een succesvol belasting- en compliance-team. Enkele tips:

• Zoek mensen met een sterke fiscaal-juridische, boekhoudkundige en compliance-achtergrond, die ervaring hebben met gelijkaardige bedrijven als het jouwe.
• Trek bekwame mensen aan met goede communicatievaardigheden, want ze zullen nauw moeten samenwerken met andere afdelingen en stakeholders.
• Zorg voor regelmatige training en mogelijkheden voor professionele ontwikkeling om je team op de hoogte en betrokken te houden. Belastingwetten en -regels veranderen voortdurend. Het is belangrijk dat je team op de hoogte blijft van de laatste ontwikkelingen.
• Creëer een omgeving waarin compliance een topprioriteit is en iedereen zich aan de regels houdt.
• Stimuleer open communicatie en samenwerking tussen de afdelingen zodat iedereen voor compliance op één lijn zit.

Beschouw belastingen en compliance als een opportuniteit

Belasting- en compliance-beheer is altijd een belangrijk aandachtspunt geweest voor CFO’s. Niet-naleving kan ernstige gevolgen hebben, zoals hoge boetes, reputatieschade en financieel verlies. Door je actief te richten op het beheer van belastingen en compliance, voorkom je negatieve gevolgen en verbeter je het financiële welzijn van je bedrijf.

Beschouw belastingen en compliance als een opportuniteit in plaats van een last. Zo behoud je je integriteit, stel je je belangen veilig en leg je een stevige basis voor succes op lange termijn.

Amy Spurling: “CFO’s hebben altijd al veel aandacht besteed aan belastingen en compliance. De evolutie van de laatste jaren is om verder te gaan dan die compliance-focus en een balans te vinden tussen risicobeheer en bedrijfsgroei.”

Omarm digitale transformatie en automatisering

Groeibedrijven die effectief en efficiënt willen omgaan met belastingen en compliance hebben digitale instrumenten en automatisering nodig. Door manuele processen te automatiseren en technologische oplossingen te gebruiken, kan je compliance-activiteiten stroomlijnen en de kans op fouten verkleinen.

Door belastingen en compliance te automatiseren kan je:

• Efficiënter werken. Automatisering vermindert de tijd en middelen aanzienlijk die je besteedt aan belasting en compliance. Je financiële team kan zich dan richten op strategische prioriteiten en activiteiten met toegevoegde waarde.
• Nauwkeuriger werken. Automatisering verkleint de kans op fouten en verbetert de nauwkeurigheid van de belasting- en compliance-rapportage.
• Een beter overzicht hebben. Met een beter zicht op je fiscale en compliance-activiteiten kan je potentiële problemen identificeren en proactief compliance-risico’s beheren.

Automatiseer je fiscale verplichtingen

Technologie wordt alsmaar belangrijker bij het beheren van je belasting- en compliance-verplichtingen.

Overweeg bijvoorbeeld een tax engine voor transactiebelastingen: een software die de berekening en rapportage automatiseert van transactiebelastingen als btw en omzetbelasting. Met die technologie kunnen bedrijven niet-conforme transacties blokkeren, indirecte belastingprocessen standaardiseren en belastinggegevens zuiveren. Door dergelijke processen te automatiseren, verklein je de kans op fouten en zorg je ervoor dat je voldoet aan alle relevante belastingwetten en -regels.

Gebruik automatisering om je internationale handelsactiviteiten te beheren

Geavanceerde gegevensanalyses verschaffen waardevolle inzichten in je bedrijfsactiviteiten vanuit een belastingperspectief. Automatisering kan complexe handmatige processen ook vereenvoudigen.

Twee belangrijke aspecten van internationale handel zijn douane en transfer pricing.

• Douaneregels gaan over het goederentransport van en naar een ander land. Ze omvatten meestal belastingen die bedoeld zijn om lokale bedrijven te beschermen en inkomsten te genereren.
• Transfer pricing is de vaststelling van prijzen voor transacties tussen verwante bedrijven, met name bedrijven in verschillende landen.

Zowel douanerechten als transfer pricing kunnen de belastingverplichtingen van een bedrijf aanzienlijk beïnvloeden. De regels moeten ervoor zorgen dat de prijzen eerlijk en vergelijkbaar zijn met die tussen niet-verbonden bedrijven.

Het kan behoorlijk complex en uitdagend zijn om douanerechten en transfer pricing handmatig te berekenen vanwege:

• Een aanzienlijk risico op fouten
• Complexiteit en verschillen in regelgeving tussen landen
• Ingewikkelde criteria voor economische analyses
• De uitgebreide schaal van wereldwijde activiteiten
• Een hoog volume aan transacties

Financiële beheersoftware helpt je met de cruciale internationale handelsberekeningen door je processen te automatiseren door:

• Grote hoeveelheden gegevens te verwerken
• De nauwkeurigheid en efficiëntie te verbeteren
• Complexe wereldwijde regelgeving te vereenvoudigen
• Real-time inzichten te bieden voor strategische besluitvorming
• Compliance continu te bewaken om potentiële problemen te voorkomen.

Zoals Peter Boerhof zegt: “Door processen te analyseren, gegevens uit te zuiveren en de compliance te verbeteren, heb je minder mankracht nodig.” Maar hoewel technologie een grote hulp is, blijft het belangrijk om te onthouden dat menselijk toezicht en inzicht nog altijd noodzakelijk zijn, gezien de complexiteit van internationale handelsregels en de ernstige gevolgen van niet-naleving.

Tien stappen voor een proactieve belastingplanning en -compliance

Een proactieve benadering van belastingplanning en -compliance is essentieel voor bedrijven, van welke omvang ook.

1. Blijf op de hoogte van wijzigingen in de regelgeving en pas je strategieën aan

Belastingregels veranderen voortdurend. Hoe blijf je op de hoogte van de laatste wijzigingen? Wees proactief in je aanpak van fiscale planning en compliance, monitor wijzigingen in de regelgeving, schat de impact in en pas je strategieën aan.

Amy Spurling: “Wereldwijde regelgevende instanties kunnen nieuwe producten tegenhouden of je aanwervingsmogelijkheden beperken. Ze kunnen bovendien ook potentiële groei in de weg staan. Als je bedrijf bijvoorbeeld wil uitbreiden naar China, kan het twee jaar duren alvorens je een juridische entiteit in het land hebt. Zelfs dan moet ze nog voor 50% in handen zijn van een Chinees staatsburger. Gemakkelijk is anders. Als je het proces of de aanpak niet begrijpt, heb je misschien een wereldwijde strategie die tijd en geld verspilt.”

Zoals we al aangaven, bevinden we ons in een tijdperk van verhoogde transparantie op het gebied van belastingen. Regelgevende instanties treden hard op tegen praktijken als Base Erosion and Profit Shifting (BEPS): multinationals die hiaten en mismatches in de belastingregels gebruiken om te voorkomen dat ze hun eerlijke deel betalen.

Country-by-Country reporting (CbC) is een onderdeel van de aanpak om dat tegen te gaan. Multinationale bedrijven moeten bepaalde indicatoren van economische activiteit rapporteren voor elk land waar ze zaken doen. Het doel is om de transparantie te verbeteren zodat belastingdiensten het risico op belastingontwijking beter kunnen inschatten.

Peter Boerhof: “Wereldwijd nieuws verspreidt zich razendsnel via de sociale media. Daardoor is een meer proactieve compliance noodzakelijk geworden. Op het gebied van transactiebelastingen zoals btw zien we een verschuiving naar belastingdiensten die meer gedetailleerde gegevens verzamelen via e-invoicing en digitale rapportage.”

2. Begrijp je bedrijfsdoelstellingen

Een allesomvattende belastingstrategie moet in lijn zijn met je algemene doelstellingen. Je moet een grondig begrip hebben van je bedrijfsmodel, activiteiten en strategische prioriteiten.

3. Gebruik belastingautomatisering

Zoals gezegd, kunnen technologische oplossingen je compliance stroomlijnen en nauwkeuriger maken. Overweeg om te investeren in software voor belastingautomatisering en andere tools om belastingrapportage en -compliance te vereenvoudigen.

4. Stimuleer een cultuur van compliance

Je speelt een cruciale rol om een compliance-cultuur te bevorderen binnen de organisatie. Geef het goede voorbeeld. Benadruk het belang van belastingen en compliance. Training, opleiding en communicatie zijn essentiële onderdelen om die cultuur te creëren.

Het kan moeilijk zijn, zegt Amy Spurling, vooral omdat er een wijdverbreid misverstand bestaat dat compliance de vijand is van innovatie en groei. “Ik ben het daar niet mee eens, zeker niet in sterk gereguleerde sectoren. Als je de compliance-regels negeert, maar bijvoorbeeld een verzekeringsplatform wil bouwen, overtreed je niet alleen de wet. Je zult je diensten ook moeilijk kunnen verkopen aan klanten die naleving van de regels eisen.”

“Je kan volgens mij die cultuur heel pragmatisch opbouwen. Je verliest je geloofwaardigheid binnen een organisatie als je altijd neen zegt op basis van bijna onbestaande randgevallen. Help de organisatie te begrijpen hoe een beetje basiscompliance vandaag er nadien voor zorgt dat je snelheid kan creëren.”

Menselijke inspanning en kennis stonden centraal om de fiscale regels na te leven, maar ook dat is aan het veranderen. Peter Boerhof: “Met belastingrapportage in real-time moet het doel zijn om manuele interventies in belastingprocessen zoveel mogelijk te elimineren en zoveel mogelijk te automatiseren. In een dergelijke omgeving worden training en communicatie minder belangrijk omdat de bots voor compliance kunnen zorgen.”

5. Werk samen met externe experts

Samenwerken met externe belastingadviseurs of juridische experts is voordelig, ook als je een intern team hebt. Ze brengen frisse perspectieven, bredere ervaring in de sector en specifieke expertise in internationale belastingwetten en regelgeving voor transfer pricing.

6. Creëer een kader voor fiscaal risicobeheer

Ontwikkel een uitgebreid kader om fiscale risico’s te beheren, inclusief mechanismen om die risico’s te identificeren, te meten en te controleren. Integreer dat raamwerk in de bredere bedrijfsstrategie voor risicobeheer (GRC).

7. Bereid je voor op audits

Wees klaar voor belastingcontroles dankzij een duidelijk proces en documentatie. Houd de administratie nauwkeurig bij, toon aan dat je alle belastingwetten naleeft en zorg ervoor dat je je belastingposities kan rechtvaardigen.

8. Gebruik data-analyse

Data-analyse kan een krachtig hulpmiddel zijn om inzicht te krijgen in je belastingstrategie. Gebruik ze om patronen te identificeren, veranderingen te monitoren en weloverwogen beslissingen te nemen.

9. Blijf op de hoogte van technologische ontwikkelingen

De fiscale technologie staat niet stil. Blijf op de hoogte van de nieuwste tools en technologieën zodat je je processen kan stroomlijnen, je compliance kan verbeteren en een concurrentievoordeel kan behalen.

10. Houd rekening met de impact van bedrijfsveranderingen

Elke belangrijke bedrijfsverandering, structureel, operationeel of strategisch, heeft gevolgen voor de belastingen. Door na te denken over de fiscale impact van zakelijke beslissingen kan je onvoorziene belastingverplichtingen voorkomen en profiteren van de potentiële fiscale voordelen van compliance.

Peter Boerhof: “CFO’s denken traditioneel verticaal in winst, verlies en balansen; ze moeten horizontaler gaan denken over transacties en processen. Zet transactiebelastingen op de agenda als je praat met de belastingverantwoordelijke, CIO’s en controleurs.”

Slotopmerkingen over compliance als een opportuniteit

Amy Spurling: “Ik heb het gevoel dat CFO’s goed op de hoogte zijn van compliance en naleving van de belastingwetgeving. Het komt er dan op aan om dat in evenwicht te brengen met de communicatie- en groeistrategie. De CFO moet in die omgeving met veel creativiteit zijn pad vinden. Dat is niet gemakkelijk. Maar focussen op wat je moet bereiken in plaats van hoe, is de juiste weg.”

De rol van de moderne CFO is uitdagend maar lonend. Je moet strategisch navigeren door een complex doolhof van belasting- en compliance-vereisten. Knowhow en inzicht zijn belangrijk, net als de kracht van digitale transformatie en automatisering. Samen met training en communicatie kan je compliance helpen garanderen, risico’s beperken en bedrijfsgroei stimuleren.