Hoe bouw je als accountant een duurzaam bedrijf op

Kunnen accountants klanten helpen duurzame bedrijven te creëren?

Deuren gaan open in een wereld die maar al te graag verder wil van de recente pandemie.

Dit wordt gevoed doordat de werkwijzen en regels van zakendoen fundamenteel veranderen.

Tijdens de pandemie werd het de norm om videoconferentie-tools te gebruiken zoals Zoom en Teams voor face-to-face vergaderingen, bijvoorbeeld, en deze flexibiliteit is niet weggegaan naarmate de zaken terug wat normaler werden.

Onderzoek van Sage duikt in zulke details door de stemming en het gevoel van accountants en kmo’s te bestuderen in het huidige bedrijfsleven.

We behandelen dat en meer in dit artikel.

Hier hebben we het over:

• Apps versus papierwerk
• Overwegingen voor de supply chain
• Toenemende wettelijke vereisten
• Praktische maatregelen voor accountantskantoren
• Conclusie

Apps versus papierwerk

De meeste accountants (63%) zeggen dat klanten het verkiezen om apps, e-mail en andere virtuele kanalen te gebruiken over spreken met accountants, volgens het onderzoek van Sage.

De enquête toonde ook aan dat 99% van de accountants een vorm van digitaal boekhouden gebruikt.

Het zou dus op het eerste zicht kunnen lijken dat dit een beroep is dat goed uitgelijnd is met de manier waarop de bedrijfswereld naar digitale werkwijzen overgaat – zowel nu als in de toekomst.

Maar dat is misschien niet het volledige plaatje.

Wanneer de onderzoekers vroegen hoe de accountants momenteel klantenbestanden en interne documenten opslaan, zei meer dan vier op de tien dat ze ouderwetse papieren dossiers blijven gebruiken en bewaren in archiefkasten, of iets dergelijks.

Dit roept een vraag op: hoe versnellen accountants echt de overgang naar een papiervrije, op de eerste plaats digitale werkplek die volledig klaar is voor het komende decennium?

Dit moet vervat worden in de bredere en belangrijkere vraag van hoe accountants milieuvriendelijk kunnen worden in een tijd waarin veel van hun klanten een beleid voor ESG (Environmental, Social and Governance of milieu, maatschappij en bestuur) opstellen.

Tenslotte was de productie van papier verantwoordelijk voor 2.239.000 ton CO2 in 2019, naast een gelijkaardige reeks van andere vervuilende stoffen zoals methaan, lachgas en fluorkoolwaterstoffen (HFK).

Verderop in dit artikel bekijken we enkele stappen die genomen kunnen worden.

Maar eerst is het essentieel om het bredere plaatje te begrijpen.

Hiervoor richten we ons tot Richard Spencer, hoofd van duurzaamheid bij ICAEW, het Institute of Chartered Accountants in England and Wales.

Overwegingen voor de supply chain

Alhoewel de meesten van ons sympathiseren met de bezorgdheden rond het milieu, kunnen ze abstract aanvoelen.

Richard zegt: “Het kan moeilijk zijn om je verbonden te voelen met voorspellingen van stijgingen van uitstoten en wereldwijde temperaturen in de loop van de eeuw die de klimaatverandering aansturen tot huidige bedrijfsactiviteiten.”

“Een andere en meer herkenbare aanpak is denken aan de directe impact van de klimaatverandering zoals droogte, overstromingen en branden.”

“Extreme weersomstandigheden komen steeds meer in het nieuws. Denk aan hoe ze de bedrijfsvoering verstoord hebben.”

“Als je ernaar kijkt door de lens van klimaatverandering, kunnen deze gebeurtenissen als verbonden gezien worden, en niet als eenmalig, maar als events die waarschijnlijk met meer geweld zullen voorvallen volgend jaar, en het jaar erna, enzovoort.”

“Op deze manier kan de klimaatverandering gezien worden als een bedrijfsprobleem op vlak van weerstand en strategie.”

“Ik dacht aan een gebeurtenis van augustus 2019, die op de BBC getoond werd. Zware regenval vernietigde de oogst van de bloemkool, waardoor prijzen de lucht in schoten – niet alleen voor bloemkolen, maar voor alle koolsoorten.”

“Sommige boeren hebben er financieel zwaar onder geleden.”

“De hele weg van de supply chain, tot aan het eten dat op tafel wordt geserveerd, zal er ergens een accountant geweest zijn, ben ik vrij zeker, die zich zorgen maakte over het bedrijf.”

“Hoe helpen we onze klanten nadenken over hun bedrijfsweerstand? Wat ga je doen als het falen van de oogst een standaard zaak wordt?”

“Hoe pas je je bedrijfsmodel aan om ermee om te gaan?”

Toenemende wettelijke vereisten

De nood aan verandering en aanpassing gaat nog verder dan dit.

Bedrijven gaan steeds vaker rapporteringsverplichtingen aan rond net-zero (CO2-neutraal) als deel van hun ESG-beleid.

“Dit betrekt hun volledige supply chain,” voegt Richard toe. “Het gaat dus op je afkomen via de supply chain. Het gaat jou betrekken.”

Met andere woorden, om zakelijke relaties te onderhouden, zal je misschien moeten kunnen bewijzen dat je milieukwalificaties hebt. Indien niet, zou je klanten kunnen verliezen.

Meer nog, naarmate toenemende milieuwetten geïntroduceerd worden de komende jaren, zijn accountants perfect gepositioneerd om te helpen.

Momenteel is zulke wetgeving gericht op grotere bedrijven, maar er kan weinig twijfel over zijn dat bedrijven van alle soorten en groottes geviseerd zullen worden.

“Het hoeft geen somber verhaal te zijn,” zegt Richard. “Wat zijn de opportuniteiten hier?”

“Accountants zullen hun klanten misschien helpen hun uitstoten te meten als een dienst die waarde toevoegt en ze helpen begrijpen wat hun CO2-uitstoot is.”

Een voorbeeld van dit soort vereiste kan al gevonden worden in de belasting op niet-gerecycleerd plastic verpakkingsafval, ingevoerd door de EU in januari 2021.

Een ander voorbeeld vind je in de plastic verpakking-belasting in het Verenigd Koninkrijk, geïntroduceerd in april 2022. Grotere bedrijven moeten 200 pond betalen per ton plastic verpakking die niet minstens 30% gerecycleerd materiaal bevat. Bedrijven moeten zich voor de belasting registreren, per kwartaal betalen, en op de hoogte zijn van tal van vrijstellingen of kredietpunten.

Al deze zaken passen in het straatje van elke accountant.

Praktische maatregelen voor accountantskantoren

De eigen stap van het ICAEW om CO2-neutraal te worden, varieerde van het vervangen van inefficiënte verwarming en airconditioning tot het opsturen van voedselafval van het banketcentrum naar biomassageneratoren.

Richard zegt dat de ecologische voetafdruk van de organisatie “heel klein” was, maar voegt toe dat dit het punt niet is.

De genomen acties moeten gezien worden in context van de capaciteit van het ICAEW om zijn studenten en leden te beïnvloeden en ondersteunen.

Met andere woorden, het is een gelijkaardige soort van supply chain.

Richard zegt: “Als we tegen onze leden zeggen dat ze actie moeten nemen voor het klimaat, dan moeten wij ook actie nemen voor het klimaat. Zo hebben we het gedaan. Wat zijn de dingen die jij kan doen?”

“En dan kunnen onze leden daaruit leren en het doorgeven aan hun klanten.”

Dit is de methode die snuggere accountants al aan het opnemen zijn.

Ze worden een duurzaamheidsmodel waar hun klanten zowel naar kunnen opkijken als gebruiken als template binnen hun eigen bedrijf. Dit is niet alleen goed voor de planeet, maar ook voor nieuwe klantenwerving.

Onthoud dat klanten willen samenwerken met kantoren die hun waarden, overtuigingen en cultuur reflecteren.

Dus, hoe ziet een duurzaam accountantskantoor eruit?

Videoconferenties en de cloud

Er was eens een tijd waarin het misschien onoprecht was om face-to-face calls met klanten te hebben via Zoom of Teams.

Maar de pandemie heeft iedereen comfortabel gemaakt met de technologie. Het kan enorme hoeveelheden koolstof besparen die anders besteed zouden worden aan reizen naar de locatie van de klant, of omgekeerd.

Richard geeft echter aan dat dit niet per se eenvoudig is.

Een zekere mate van inzicht en precisie is vereist om cloud-technologieën te gebruiken die achter de videocall-diensten zitten, evenals de online opslag.

Hij zegt: “Hoeveel koolstof zit daarin vervat? Op welke servers heb je materiaal staan?”

“Zijn die servers aangestuurd door kolengestookte elektriciteit? Of worden ze voorzien door dienstverleners die groene stroom gebruiken? Koop je zelf groene stroom?”

Reizen

Over reizen zegt Richard: “Wanneer de ICAEW onze ecologische voetafdruk mat, beseften we dat een groot deel de verplaatsingen van ons personeel was.”

“We kunnen alleen beïnvloeden hoe medewerkers kiezen dat ze zich verplaatsen en dan kunnen we die manier niet koolstofvrij maken. We hebben geen controle over de CO2-ambities van Transport for London.”

Nogmaals zijn precisie en vaak diepgaand onderzoek vereist om te zorgen dat een schijnbaar superieure optie niet ook bijdraagt aan je CO2-uitstoot.

Kantoorruimte

Zoals Richard eerder vermeldde, kan je keuze van kantoorlocatie een grote impact hebben op je ecologische voetafdruk.

Proberen om oudere gebouwen te verwarmen, of ze af te koelen tijdens steeds hetere zomers, betekent dat CO2-neutraal zijn bijna onmogelijk wordt zonder aanzienlijke compensatiekosten.

Overschakelen naar een modern gebouw, gecreëerd met energie-efficiëntie in gedachten, kan een verschil van dag en nacht maken op vlak van CO2-uitstoot – om niet van rekeningen te spreken.

Maar nogmaals is er expertise nodig om te begrijpen hoe verschillende bouwtechnologieën de verwarmings- en koelingsvereisten beïnvloeden.

Het is zeker niet voldoende om je simpelweg tot nieuw gebouwde eigendommen te richten zonder te begrijpen welke ecologische maatregelen – als er al zijn – er getroffen zijn.

Werkwijzen en medewerkers

Een flexibel werkbeleid met thuiswerkers kan de nood aan grote kantoorruimtes ook verminderen. Dit verlaagt opnieuw de energie die nodig is om ze te verwarmen.

(Alhoewel het de moeite is stil te staan bij het feit dat degenen die thuis werken, energie zullen gebruiken om hun huis te verwarmen en hun toestellen op te laden.)

Terwijl de ecologische kost van pendelen wegvalt, en dat positief is, wordt dit typisch beschouwd door experten als een CO2-besparing voor het individu, in plaats van voor het bedrijf dat hen in dienst heeft.

Onderzoek toont inderdaad aan dat van thuis werken een subtielere overweging is dan op het eerste zicht zou lijken.

Meer aankopen leiden tot een stijging van productie van apparatuur zoals laptops en kantoormeubilair, wat de ecologische voetafdruk van het individu beïnvloedt, naast aanpassingen aan het huis zoals de garage omzetten in een kantoor.

Verder gelden dezelfde bedenkingen voor videoconferenties eerder vermeld – er is een nood voor bedrijven om te zorgen dat datacentra die clouddiensten hosten groene stroom gebruiken.

Conclusie

Het ICAEW werkt aan een informatiepakket om accountantskantoren te helpen. Hieruit blijkt dat de weg vooruit voor veel accountants is dat ze hulp moeten zoeken voor de meest effectieve weg vooruit.

Echt CO2-neutraal zijn, is ingewikkelder dan het lijkt.

Zo’n doel bereiken plaatst je echter in de best mogelijke positie om een toekomst tegemoet te gaan vol evoluerende eisen van klanten.