Hoe beheer je je cashflow tijdens een recessie?

Een slecht beheer van de cashflow kan bij kleine bedrijven zorgen voor moeilijkheden, vooral in tijden van recessie. Hoewel een gezonde cashflow altijd essentieel is voor je bedrijf, vraagt het topic door de moeilijke economie nog wat extra aandacht.

In dit artikel komt aan bod hoe een recessie de cashflow van je bedrijf kan beïnvloeden, worden de betalingstermijnen en de kans op snellere betalingen besproken en leer je bij wie je terecht kan voor ondersteuning. Ten slotte geven we je nog een aantal handige tips.

Een overzicht:

• Bezorgdheden tijdens recessie
• Hoe een recessie je bedrijf kan beïnvloeden
• Zes manieren om je cashflow te beheren
• Conclusie

Bezorgdheden tijdens recessie

Klanten met een kleine onderneming maken zich zorgen over een mogelijke recessie, stelt meer dan driekwart (77%) van de financieringsmakelaars. Daarnaast gaf 37% van de makelaars aan dat het beheer van de dagelijkse cashflow de meest voorkomende reden is voor een leningsaanvraag.

De huidige economische vooruitzichten voor kleine bedrijven zijn onzeker – er zijn signalen dat een toenemend aantal KMO’s op zoek gaat naar financieringsoplossingen om hun cashflow te beheren en zich schrap zet voor een mogelijke recessie. Kleine bedrijven bewijzen echter keer op keer dat ze veerkrachtig zijn en dat ze zich op alle mogelijke manieren proberen beschermen tegen economische dreiging.

Hoe een recessie je bedrijf kan beïnvloeden

Moeilijke financiële periodes kunnen een bedrijf op verschillende manieren beïnvloeden, waarbij vooral kleine bedrijven gevaar lopen omdat ze vaak over minder (financiële) middelen beschikken dan hun grotere tegenhangers.

• Het zou kunnen dat de verkoop van je  bedrijf daalt omdat zowel bestaande als potentiële klanten bezuinigen.
• Sommigen zullen kleinere bestellingen plaatsen of overschakelen naar goedkopere opties in je productassortiment. Anderen daarentegen vragen misschien korting of vereffenen de rekeningen trager.
• Het is mogelijk dat je ook meer tijd verliest bij de opvolging van openstaande facturen.
• Als een klant zijn bedrijf sluit vanwege de economische situatie, zal dat uiteraard een negatief effect hebben op je cashflow en kasreserves.

Al die gebeurtenissen kunnen nadelig zijn voor de geldstroom in je bedrijf. En, niet onbekend: de cashflow is het kloppend hart van elk bedrijf… maar geen paniek, want er zijn verschillende manieren om de cash te laten vloeien.

Zes manieren om je cashflow te beheren

Welke acties kan je ondernemen om de cashflow te ondersteunen en je bedrijf draaiende te houden in onzekere tijden? Zes dingen die je nu kan doen:

1. Wees op tijd met je facturering

Steeds mee zijn met je vorderingen (het geld uit verkopen) is essentieel voor een gezonde cashflow.

Factureer op tijd en hou je je betalingstermijn kort. Je checkt best geregeld welke betalingen nog niet gebeurd zijn.

Een goed boekhoudprogramma in de cloud geeft aan wanneer een factuur over datum is en toont je snel en gemakkelijk wie jou nog moet betalen. Het kan bovendien ook gebruikt worden om gebruikers automatisch te herinneren aan hun openstaande saldo.

Je stuurt best een overzicht naar vaste klanten om hen voorzichtig tot betaling aan te sporen. Zo vermijd je ook het risico dat ze plots vragen stellen over achterstallige facturen.

Noteer je trage betalers. Dan ben je al voorbereid als je hen de keer daarop een factuur stuurt. Daarnaast kan je zo ook prioriteit geven aan klanten die op tijd betalen.

Als je zelf geld betaalt, voor grondstoffen, de huur van een zaal of freelancers bijvoorbeeld, zorg er dan indien mogelijk voor dat je de betaling van je klant eerst ontvangt alvorens het geld voor je leveranciers van de rekening gaat. Ten slotte, het is net zo goed jouw verantwoordelijkheid als die van je klanten om ervoor te zorgen dat de vorderingen regelmatig binnenstromen.

Zorg ervoor dat de details van het product of de dienst en de opdrachtgever gemakkelijk raadpleegbaar zijn, en dat inkooporders en andere referenties van je klanten meteen duidelijk zijn en correct.

2. Herzie je betalingsvoorwaarden

Betalingsvoorwaarden verwijzen meestal naar de tijd die een betaler heeft om je te betalen voor een geleverd product of geleverde dienst. Dat kan bijvoorbeeld 14 of 30 dagen zijn of betalen bij ontvangst als je een product verkoopt dat bij je klant afgeleverd wordt.

Het is een goed idee om betalingsvoorwaarden op te nemen in je facturen en afschriften. Ze moeten ook vermelden hoe je de betaling verwacht, wat tegenwoordig meestal elektronisch verloopt.

Timing is daarbij belangrijk.

Een vroege betaling kan je bijvoorbeeld belonen met een korting. Als je klant binnen de 14 dagen betaalt in plaats van de standaardtermijn van 30 dagen, geef je bijvoorbeeld 5% korting. Anderzijds kan je ook rente in rekening brengen op betalingen die te laat zijn. Je neemt je best voor dat dat een laatste redmiddel is. Je kan bijvoorbeeld overwegen of het de moeite waard is een vaste, waardevolle klant daarmee lastig te vallen.

3. Maak een cashflowprognose

Een andere belangrijke stap is de creatie van een cashflowprognose. Die toont de verwachte geldstroom aan die het bedrijf zal binnenkomen en buitengaan voor de komende zes, twaalf of achttien maanden. De cashflowprognose omvat gewoonlijk inkomsten uit verkoop en andere bronnen zoals bankrente, maar ook uitgaven zoals lonen, grondstofkosten, huur en tarieven en nutsvoorzieningen.

Het is belangrijk dat je cijfers nauwkeurig en volledig zijn, maar ook realistisch en misschien zelfs een beetje pessimistisch. Niets is zo misleidend en nutteloos als een prognose die de inkomsten overschat en de uitgaven onderschat. Zodra je echter een nauwkeurige voorspelling van je financiën hebt, heb je een duidelijk idee waar je staat en waar je je over een paar maanden zal bevinden.

Je kan ook beslissen of en hoeveel je best bezuinigt. Zo weet je ook of je investeringen en andere uitgaven al dan niet moet schrappen. En als je een team (of teams) hebt, moet je ook verkoop- en omzetdoelstellingen voor hen kunnen opstellen.

Met een kasstroomprognose kan je bepalen of het opportuun is om een lening aan te vragen, en ook wanneer en voor hoeveel precies. Het is aangeraden je cashflowprognose wekelijks te herzien en bij te werken.

4. Controleer je winstmarges

In financieel moeilijke tijden is het de moeite waard om je winstmarges te controleren.

Misschien heb je een geweldig product dat goed verkoopt, maar hoeveel geld verdien je ermee? Kan je de kosten verlagen of de prijs iets verhogen?

Weet je welke producten of diensten het meest winstgevend zijn en welke je dus moet promoten?

5. Gebruik een accountant

Je ziet er misschien tegenop om een nieuwe financiële verantwoordelijkheid op je te nemen en je uitgaven te verhogen, maar een accountant in dienst nemen – zelfs op korte termijn of op projectbasis – kan een goede investering zijn.

Een accountant kan je cashflow verbeteren door diensten te verlenen of te adviseren bij zaken zoals boekhouding en het opstellen van bedrijfs- en financieringsplannen. Deze persoon kan ervoor zorgen dat je het juiste bedrag aan de belastingen betaalt en dat je financieel in orde bent. Soms helpen ze je ook met bedrijfssubsidies en een nieuwe financiering te vinden die je door moeilijke tijden heen loodst.

6. Verlaag de uitgaven van je bedrijf

Naast een mooie stroom van inkomsten verzekeren, is het ook goed als je je uitgaven kan verlagen. Het loont bijvoorbeeld de moeite om rond te kijken voor een betere verzekering.

Bekijk je uitgaven om na te gaan of je kan bezuinigen of check of je iets kan inruilen voor een voordeliger alternatief.

Conclusie

Recessies zijn voor veel mensen een zorgwekkende tijd. Toch kan je het huidige economische landschap ook beschouwen als een kans om je bedrijfsfinanciën en -activiteiten te herzien.

De positieve veranderingen die je dan doorvoert, zullen je niet enkel door moeilijke tijden heen loodsen, maar je ook in staat stellen om optimaal te profiteren van een toekomstige economische heropleving.