Hoe accountants en technologie samengaan en “menselijkheid” terug kunnen brengen in het beroep

Veel accountancystudenten zijn enthousiast en opgewonden over het vooruitzicht van deel uit te maken van de arbeidsmarkt. Ze hebben grote dromen, maar soms kan een accountantskantoor die dromen vernietigen. De studenten kenden misschien goingconcern.com, @thebig4tweets op Instagram of de subreddit over accounting niet, die hun hadden kunnen waarschuwen voor het collectieve nihilisme dat kan bestaan in het accountancyberoep. Deze sites brengen entertainende content, maar tegelijk zijn er veel gefrustreerde mensen die erkennen dat er een probleem is, terwijl de sector maar achteruit blijft gaan.

Aan de andere kant van het spectrum zijn er de zorgeloze consulting-bedrijven en dienstverleners van technologie, die de mensen aan de top van de piramide misleiden met opgehemelde strategieën en technologieën die beloven hoop naar hun bedrijf te brengen.

Echter, desondanks de hoge consulting-kosten en miljoenen euro’s die we uitgeven aan technologie, zijn er meer accountants die de sector verlaten dan ooit tevoren.

De uitdaging van de accountancysector is dat in een poging om winst te maken, men vaak het risico loopt dat de grootste troeven – de werkkracht – gebruikt worden en in machines veranderd worden. De oplossing? Laat technologie doen wat het moet doen zodat wij als accountants kunnen doen wat alleen mensen kunnen.

Traditionele accountantskantoren: gericht op winst, gedreven door machines

Sommige accountants die opklimmen in de richting van partner, merken misschien dat er in hun kantoor een bepaalde strategie is. Er is bijvoorbeeld soms de tactiek om goedkope werknemers aan te nemen en hen zoveel mogelijk werk te laten doen voor zolang mogelijk – en enkel promoveren om verloop te verminderen.

De taak van de manager in zo’n kantoor is om de werkkracht bezig te houden. Elke zes minuten maken ze ‘factureerbaar’ zodat de partners het kunnen rechtvaardigen een factuur naar de klant te sturen. Ze belonen de werknemers als ze hun vooropgestelde factureerbare uren behalen. Maar als hun werknemers ‘te efficiënt’ waren en minder factureerbare uren haalden dan verwacht voor die week, hebben zij schrik om terechtgewezen of beschuldigd te worden van niet productief genoeg te zijn.

Wanneer werknemers factureerbaar zijn, worden we machines die inspanningen uitpersen en aanrekenen naargelang onze factureerbare uurtarieven. Op hun beurt stijgen onze factureerbare uurtarieven wanneer onze waarde voor onze werkgevers (niet de klant) toeneemt.

Als werknemers in zo’n systeem overtollige niet-factureerbare tijd hebben, worden ze angstig omdat ze geconditioneerd zijn om hun zelfwaarde af te leiden van de interne winstformule ‘tarief maal tijd is winst’. Die formule zou gebruikt moeten worden voor de kostenberekening van machines, niet mensen.

Omdat de sector volledig aan het focussen was op winst, zien we als neveneffect dat accountants de sector in grote aantallen verlaten. Maar als we technologie omarmen en machines laten doen waar ze voor gemaakt zijn, zal dit de capaciteit creëren om niet alleen te denken over hoe we geweldige accountants kunnen zijn, het zal ons misschien ook de kans geven om nog betere mensen te worden.

Wanneer accountantskantoren enkel gericht zijn op winst, worden menselijke middelen ingezet voor het doel van iemand anders. Wanneer organisaties gefocust zijn op de menselijke aspecten van zaken, zijn de mensen het doel, en wordt winst het resultaat.

De toekomst van accountantskantoren: gericht op mensen, gedreven door technologie

Als bedrijven willen focussen op wat ertoe doet, moeten ze stoppen met focussen op meten en werknemers behandelen als machines. Ze moeten starten met te focussen op waarde voor de klant, en waarde voor de medewerkers die de waarde leveren.

Uw bedrijf moet gericht zijn op mensen en gedreven door technologie. Maar technologie heeft een strategie nodig, en hier geldt “addition by substraction”, of meer waarde toevoegen door te schrappen.

De meeste bedrijven behandelen foutief hun technologie-infrastructuur zoals de nieuwste versie van een iPhone. Het moment waarop een tech-provider een nieuwe feature toevoegt, voelen we de nood om het te kopen. En als we het kopen, voegen we nog een laag training en procedures toe om het te kunnen implementeren.

Maar als onze focus op blinkende nieuwe features ligt, vergeten we onszelf heel wat belangrijke vragen te stellen.

Wat is waarde voor de klant? Hoe bedienen we onze medewerkers die voor de waarde zorgen? Welke bureaucratische beleidsvormen en procedures of technologie kunnen we weghalen om meer waarde te bieden? Welke technologie bestaat er om mij en de accountants te helpen resultaten te behalen?

Als u uw bedrijfsmoraal wilt verbeteren, stop dan met te doen waar de machines voor gemaakt zijn, en laat de technologie het werk voor u doen.

Bovendien, als de technologie succesvol is in wat het doet, zal het ruimte creëren voor u om te doen wat alleen accountants kunnen doen. Dit is werken aan zaken waar alleen mensen aan kunnen werken, zoals empathie en zelfverbetering.

Welke technologie kan u helpen?

U kunt bijvoorbeeld online samenwerken met uw klanten via Sage Cloud Demat. Uw klanten kunnen er makkelijk al hun documenten mee doorsturen naar u met één druk op de knop, ook via een app op hun smartphone. Alle documenten komen samen op één centraal online platform en dat biedt heel wat voordelen. Zo hoeft u minder tijd te besteden aan administratie, is er een betere spreiding van de werklast, worden er minder fouten gemaakt en heeft u meer tijd om uw klanten advies te verlenen.

Met een facturatiesoftware zoals Sage Cloud Demat invoicing maken uw klanten 100% correcte facturen op. Dankzij kant-en-klare professionele sjablonen worden er automatisch facturen gegenereerd.

Of spaar tijd uit met CODA, de Belgische standaard om rekeninguittreksels digitaal uit te wisselen. CODA-bestanden geven een duidelijk zicht op alle transacties van en naar bankrekeningen. Bovendien worden ze dagelijks naar uw boekhoudkantoor verzonden, waardoor u niet op papieren uittreksels hoeft te wachten. Wist u dat een boekhoudkantoor met 200 boekhouddossiers van kleine vennootschappen elk kwartaal 10 dagen uitspaart dankzij CODA?

Het is natuurlijk ook interessant om te werken met een boekhoudsoftware zoals Sage BOB Expert, die automatisch CODA-bestanden kan inlezen. Met deze software verwerkt u snel en efficiënt de boekhouding van uw klanten en heeft u tijd over om uw klanten extra waarde te bieden.

Verandering is op komst, of we het nu omarmen of ervan weglopen

Generaal Eric Shinseki zei ooit: “Als u verandering niet leuk vindt, zult u irrelevantie nog minder leuk vinden.”

Artificiële intelligentie en machine learning helpen accountantskantoren repetitieve taken automatiseren en hun bedrijfsprocessen verbeteren zodat ze kunnen focussen op betere accountants en mensen worden. Maar als uw focus ligt op verderzetten wat u vroeger deed met technologieën die efficiënt zijn in de foute zaken, zal uw bedrijf achterop raken, vasthoudend aan de praktijken van het verleden.

Echter, als u de waarde ziet van het omarmen van verandering door middel van technologie, zal u de mogelijkheid en ruimte creëren voor de mensen rond u om te groeien.