Financieel rapporteren: 5 overwegingen bij het omzetten van complexe data naar waardevolle inzichten

Als uw bedrijf meerdere divisies of dochterbedrijven heeft – en laten we eerlijk zijn, veel bedrijven hebben ze – dan bent u zich bewust van de nood om geconsolideerde financiële rapporten op te stellen.

Dit zal vaak voor een hele groep zijn om een beeld te geven van de financiële gezondheid van het moederbedrijf.

U weet vast ook dat zulke rapportering voor koppijn kan zorgen, zelfs bij de meest ervaren accountants en financiële teams.

Het vereist dat enorme hoeveelheden data verwerkt worden, vaak in verschillende valuta’s en overheen grondgebieden, waardoor het makkelijk kan leiden tot misinterpretatie en fouten.

We spreken vaak met financiële specialisten over hun nood voor nauwkeurigheid en dat hun geconsolideerde data het verhaal moet weergeven dat ze willen. Dit zijn uitdagingen die vaak goed voelbaar zijn.

Wat de data-hoofdpijn nog erger maakt, is rekening houden met de verschillende veranderingen in de wereld – van nieuwe regelgevingen en recente sociale en economische verschuivingen, tot technologische ontwikkelingen en innovaties. Het kan soms voelen alsof u nog maar net uw data helemaal begrijpt wanneer er al iets nieuws aankomt en alles verandert.

In dit artikel, over vijf punten heen, kijken we naar sommige van deze veranderingen. En hoe een goed begrip ervan kan leiden tot een makkelijker beheer van uw data en betere beslissingen voor uw onderneming(en).

Download onderaan deze blog uw gratis gids met 7 manieren om uw bedrijf in handen te nemen, en zet nu de stap om uw bedrijfsadministratie de baas te worden.

1. Een gedeeld platform is een must bij thuiswerken

We mogen de impact van de coronapandemie hier niet negeren. Een duidelijk gevolg is dit: de nieuwe norm is van thuis uit werken, of kortgezegd WFH (Working From Home).

Doorheen de pandemie is het duidelijk geworden dat om van WFH een succes te maken, accountancy en financiën de juiste technologietools nodig hebben. Tools waar iedereen aan kan, die voor één centrale bron van data zorgen, en die van teamwerk en samenwerking een succes maken.

Wanneer teams kunnen samenwerken en duidelijk communiceren, helpen ze de impact op omzet, winst en bedrijfsprocessen verkleinen.

In deze coronatijden moeten bedrijven dagelijks grote beslissingen nemen.

Werken aan zo’n tempo, met zoveel veranderingen die elkaar snel opvolgen, heeft de nood voor nauwkeurige financiële rapportage alleen maar benadrukt, om simpelweg de balans op te maken.

Voor medewerkers op verschillende locaties, die van thuis werken, vergroot dit de nood aan een gedeeld platform, waar ze vanop afstand allemaal aan kunnen, in kunnen werken en rond samenwerken.

Een gedeelde, enkele bron van precieze data laat uw teams snel en makkelijk de financiële gezondheid en prestaties monitoren, analyseren en rapporteren. En dat allemaal in samenwerking met anderen overheen uw bedrijf.

Even terzijde lijkt het dat thuiswerken een blijvertje is – of tenminste een hybride van kantoor en WFH – en dat het niet langer wordt gezien als productiviteitsverlies.

Volgens een studie van PwC in juni 2020 plant 54% van de CFO’s om van afstandswerken een permanente optie te maken.

Volgende stappen

Ons advies zou zijn om een gedeeld platform niet enkel als tijdelijke corona-oplossing te bekijken, maar als een serieuze must-have om vooruit te raken.

Bekijk hoe u beter kan samenwerken overheen teams, of met uw klanten, met de hulp van technologie.

Maak een lijst van gewenste features en functionaliteiten die u zou willen in een gedeeld platform, en verken dan de markt om het juiste voor u te vinden.

2. U wenden tot technologie leidt tot automatisering

Naast afstandswerken, hebben we in de pandemie gezien dat bedrijven zich meer en meer wenden tot technologie (denk aan Zoom, Microsoft Teams, enzovoort). Automatisering drijft hier veel van aan.

Echter was automatisering al een groeiende trend in financiën. Routinetaken gebaseerd op regels worden meer en meer geautomatiseerd.

In een enquête van Deloitte en IMA van augustus 2020, gaven meer dan 50% van financiële en accountingprofessionals aan dat automatisering zou beïnvloeden hoe hun bedrijf presteert in de komende één tot twee jaar.

Datarapporteringsbedrijven merken dat ondernemingen op zoek zijn naar een gedeeld platform dat veel van het zware werk kan doen op vlak van financieel databeheer.

Ondernemingen willen hun maandelijkse last weghalen – ze willen simpelweg klikken en verschillende accounts verbinden; algoritmes, regels en systeeminstellingen verschillende databronnen laten consolideren; ingebouwde valutaconversies gebruiken wanneer ze meerdere valuta’s verwerken; genieten van kant-en-klare rapporten die voor hen worden opmaakt.

De lijst van geautomatiseerde taken is eindeloos, en enorm voordelig voor accountants en financiële teams die overtuigende rapporten willen maken die een accuraat verhaal vertellen en beslissingen aansturen.

En dit alles willen ze gemakkelijk kunnen doen, terwijl ze zich versterkt voelen en in samenwerking met anderen.

Volgende stappen

Terwijl u uitzoekt wat u wilt in een gedeeld platform, bekijk dan ook welke routinetaken gebaseerd op regels geautomatiseerd kunnen worden.

Denk aan die prutstaakjes in spreadsheets – de acties die complexe omzeilingen vereisen of waarbij het manueel verwerken van data een last is geworden. Hier zal u taken vinden die klaar zijn voor automatisering.

Voeg ze toe aan uw verlanglijstje.

3. Een digital-first mentaliteit betekent ecosystemen en verbonden apps

Van thuis werken en automatisering zijn ongetwijfeld twee enorme veranderingen die we nu overal rond ons zien.

Maar in de bredere economie is er al een tijdje een opleving van mensen die hun dagelijkse 9 tot 5-sleur achterlaten om hun eigen onderneming te starten. Ondernemerschap leidt tot meer bedrijven die opgericht worden dan ooit tevoren.

Dit veranderende bedrijfslandschap – vooral in de technologiesector waar bedrijven vaak investeren in meerdere nieuwe ondernemingen, of durfkapitaal- of startkapitaalbedrijven – heeft een impact op financieel portfolio-rapporteren.

Financiële consolidatie heeft ook invloed op ondernemingen of organisaties die samenwerken om te profiteren van schaalvoordelen – zoals overheidsfondsen voor de gezondheidszorg en dierenartspraktijken -, beleggers met vastgoedportefeuilles, familiekantoren of globale ondernemingen die actief zijn in meerdere landen.

Kortgezegd, de capaciteit om financiële data te verzamelen, is iets waar een toenemend aantal bedrijfseigenaars vertrouwd mee moet worden.

Als gevolg hiervan wordt een digital-first mentaliteit een essentieel onderdeel van de groei van deze ondernemingen.

Door vooruitgang in cloudtechnologie hebben we allemaal al enige tijd toegang tot cloudgebaseerde financiële boekhoudsoftware. Die biedt zaakvoerders kostenefficiënte en gebruiksvriendelijke systemen om hun bedrijfsfinanciën te beheren.

Dit alles is en moet omarmd worden.

Het is niet zo lang geleden dat wanneer bedrijven groeiden, ze het gebruik van spreadsheets voor hun financiën vervingen door traditionele ERP-platformen (Enterprise Resource Planning).

Het bood de oplossing voor problemen verbonden met groei, zoals eenheden die werken in verschillende gebieden, het gebruik van andere valuta’s, of multiverticaal of multidisciplinair zijn met weinig of geen afstemming.

Het nadeel van ERP-software gebruiken was tweeledig: ze konden extreem duur en erg complex zijn. En bijgevolg moeilijk om te implementeren.

Bedrijven moesten een bepaalde grootte en schaal bereiken, en veel geld, voor ze konden investeren. Dit was simpelweg niet mogelijk voor de meeste bedrijven.

Echter, de opkomst van cloudaccounting heeft de situatie voorgoed veranderd. U kunt nu digital-first zijn en het echt menen.

Zoals thuiswerken, lijkt ook digitaal denken blijvend te zijn. 77% van bedrijfsleiders zeggen dat het verschuiven van hun organisatie naar een digital-first mentaliteit één van de erfenissen van COVID-19 zal zijn, volgens het jaarlijks Avanced Trends Rapport van 2020/21.

We merken duidelijk een stijging van het aantal bedrijven in alle sectoren die cloudaccounting-systemen gebruiken om de financiën te beheren voor meerdere bedrijfseenheden.

Bijvoorbeeld, een overheidsfonds voor de gezondheidszorg dat samenwerkt met meerdere organisaties, of een durfkapitaalbedrijf dat meerdere startups in verschillende fases beheert.

Cloudaccounting-software is revolutionair voor bedrijven.

En om nog te verbeteren wat ze bieden, zijn er nu platformen beschikbaar die er naadloos mee integreren. Deze platformen kunnen meerdere bedrijfsaccounts samenvoegen tot één, en u zo toelaten een reeks geconsolideerde financiële rapporten te creëren.

Volgende stappen

Kijk naar het bredere ecosysteem rond uw cloudaccounting-software en vindt een verbonden app – een degelijke app-marktplaats is een goed startpunt.

Houd uw verlanglijstje bij de hand en vergelijk het met de functies van elke verbonden app.

4. Technologie stelt u in staat om globaal en lokaal te gaan

Eén van de opvallendste verschuivingen die we zien in het bedrijfslandschap is hoe de globalisering van een bedrijf nu dagen in beslag neemt, geen jaren.

Als een bedrijf snel wilt gaan, kan het makkelijk mensen laten samenwerken op verschillende wereldwijde locaties, via gedeelde platformen in de cloud.

Het is echt zo simpel.

Echter, waar u ook bent in de wereld, zijn er verschillende soorten financiële overheidsbesturen. In de Verenigde Staten is er bijvoorbeeld GAAP (Generally Accepted Accounting Practice) en in de Europese Unie moet u de regelgeving van IFRS (International Financial Reporting Standards) naleven. Er zijn nog veel andere regelgevingen in de wereld.

Bedrijven met meerdere divisies moeten ervoor zorgen dat ze voor al hun bedrijven over één standaard rapportagesysteem beschikken.

Ze moeten rekening houden met het gebruik van verschillende valuta’s en boekhoudnormen in andere landen, en ervoor zorgen dat ze up-to-date blijven met de steeds veranderende regelgevingen.

Bovendien, als er fouten sluipen in de jaarrekeningen als gevolg van menselijke fouten, zal dit meer werk opleveren voor accountants, controleurs of bedrijfsrevisoren. Dit kost uw bedrijf zowel meer geld als tijd.

Dus, alhoewel het absoluut noodzakelijk is dat u het meeste uit technologie haalt, zorg er ook voor dat elk systeem dat u implementeert de capaciteit heeft om de gelokaliseerde rapporten te maken die u nodig heeft, hoe globaal uw activiteiten ook zijn.

Bijvoorbeeld, de globale verschuiving naar initiatieven om de belastingen digitaal te maken en de vereisten om deze in real-time te rapporteren, wint aan snelheid nu overheden de processen willen stroomlijnen en de belastingkloof willen verkleinen, met meerdere initiatieven die nu globaal in werking zijn.

Volgende stappen

Kijk naar aanpasbare rapporteringsfuncties in eender welk financieel rapportageplatform dat u overweegt.

Gepersonaliseerde rapporteringsfuncties laten zowel accountants als financiële teams snel en makkelijk accurate en reglementaire rapporten leveren in diverse formaten voor alle soorten stakeholders.

5. Dit is het moment voor inzichten, niet alleen voor data

Financieel rapporteren wordt nog steeds vooral gezien als een manier om terug te kijken naar wat gebeurd is, om activiteiten tot dusver samen te vatten en informatie te rapporteren.

Als u een gedeeld systeem heeft dat uw medewerkers bekrachtigt door digitalisering en accurate data en veel van het zware werk doet op vlak van databeheer – in de vorm van automatisering en kant-en-klare rapporten – dan zal het volledige rapportageproces zeker makkelijker en beter verlopen. Bovendien zal het veel meer aangepast zijn aan de zakelijke eisen van vandaag.

Klinkt dat niet fantastisch? Dit lijkt ons een no-brainer. En er is zelfs nog meer mogelijk.

Wat toegevoegde waarde oplevert, is niet enkel de consolidering van data, maar het bieden van bijna real-time datavisualisaties en op inzichten gebaseerde dashboards.

Deze kunnen erg voordelig zijn, vooral in het licht van de real-time rapportagevereisten van initiatieven om belastingen digitaal te maken, die over heel de wereld geïmplementeerd worden.

Volgende stappen

Denk groot.

Beeld u in dat u alle financiële inzichten die u nodig heeft zou kunnen hebben, bijna in real-time, recht voor uw neus. Hoe zou dit eruit zien en hoeveel makkelijker zou het leven zijn voor uw teams, of wanneer u met klanten werkt?

Meer inzichten zullen accountants en financiële teams altijd voordelen opbrengen.

Conclusie

De wereld verandert aan een snel tempo, dat in het voorbije jaar alleen maar sneller geworden is.

We leven nu in een wereld waarin thuiswerken de nieuwe norm is – en die thuiswerk-optie zal waarschijnlijk blijven bestaan naast een thuis/kantoor hybride.

De cloud, gedeelde platformen, automatisering en uitgebreide rapportagefuncties helpen ons allemaal slimmer samen te werken, waar we ook zijn.

Echter, als u over inzichten beschikt, dan kan u echt begrijpen wat er rondom uw bedrijf gebeurt, of het nu nieuwe regelgevingen zijn, recente sociale en economische verschuivingen, of technologische ontwikkelingen en innovaties.

Zelfs als alles om u heen aan het veranderen is, kunt u met inzichten nog steeds vooruit kijken en denken, in plaats van reactief. U ziet veranderingen terwijl ze opkomen, en u bent altijd een stapje voor.