Financieel projectbeheer: 6 best practices om te volgen

De schaal en de impact van het coronavirus heeft veel bedrijven verrast. Geen enkel bedrijf had zich hierop kunnen voorbereiden. En toch konden sommige organisaties er beter mee om dan anderen. Wanneer het op financiën aankomt, zien we dat bedrijven die de best practices volgden in een betere positie zaten om met de initiële impact om te gaan. Het coronavirus eist dat u de exacte status van uw projecten perfect kent. Iedere vertraging ondermijnt uw corona-bedrijfsstrategie, aangezien u niet tijdig kan overzien wat al gefactureerd is, wat uw huidige kosten zijn en wat al is opgeleverd. De financiële afdeling moet alles kunnen plannen, organiseren, dirigeren en controleren op een consistente, verantwoordelijke en flexibele manier.

Nu de quarantaine op veel plaatsen wordt afgebouwd, is het een goed idee om een aantal best practices terug op te rakelen. Kijk of uw projectmanagers zich er aan houden en introduceer eventueel een aantal nieuwe best practices. We verzamelden alvast zes tips om uw financieel projectbeheer te verbeteren.

1. Kies de twee à drie statistieken die u zéker moet tracken

Uw projectmanagers zijn geen financiële genieën. Zorg dus dat de statistieken die u gebruikt voor het financiële beheer van uw projecten begrijpelijk zijn voor hen. Werk echter niet met slechts één statistiek, want dat kan ervoor zorgen dat uw projectmanagers niet al uw financiële doelen halen. Kijkt u bijvoorbeeld enkel naar de omzet, dan kan de winst aan de lage kant zijn en omgekeerd. Uw projectmanagers zijn dus best op de hoogte van de meeste KPI’s.

Bovendien moeten ze ook begrijpen hoe die KPI’s worden berekend. Is een van de statistieken winst, dan moeten ze weten of de kosten opnieuw worden berekend voor medewerkers die meer dan 40 uur werken of niet. Dit alles wil echter niet zeggen dat u uw projectmanagers moet overladen met metrics. De meeste organisaties merken dat een mix van project-winst, budget versus gepresteerd en gewonnen waarde ideaal is om managers een compleet beeld te geven. Welke u ook kiest, het doel is altijd om ervoor te zorgen dat uw managers naar de juiste data kijken zodat ze de juiste beslissingen kunnen maken.

2. Bekijk uw statistieken regelmatig

Eens u de juiste metrics hebt vastgelegd, moet het een gewoonte worden om ze regelmatig te bekijken. U kan het belang van de statistieken versterken door er op te focussen tijdens project-vergaderingen. Begin elke meeting met een blik op de statistieken voor u andere discussies aangaat.

Projectmanagers moeten leren om dagelijks naar hun rapporten of dashboards te kijken. Een hele taak aangezien ze vaak graag meteen aan hun e-mails of dagelijkse taken beginnen. Toch is het een essentiële taak. Eén stevige factuur van een leverancier of iemand met een hoog uurtarief die meewerkt is voldoende om uw project te doen ontsporen.

3. Geef het goede voorbeeld op vlak van tijdsregistratie en invoer van te betalen rekeningen

Uw rapporten en dashboards zijn maar zo goed als de gegevens waarop ze gebaseerd zijn. Wacht uw team telkens tot het einde van de week om tijdsregistratie of facturen in te voeren, dan navigeert uw projectmanager een hele week blind. Dagelijkse tijdsregistratie moet dus de norm zijn, maar dat is niet eenvoudig. Probeer uw team dus zoveel mogelijk te motiveren door zelf het goede voorbeeld te geven. Voor te betalen facturen is dit iets eenvoudiger, aangezien u via software-integraties een hoop kunt automatiseren.

4. Leg de voortgang van elk project vast in percentages

Het percentage dat voltooid is van uw project staat los van het percentage dat reeds werd gefactureerd. Het is een percentage dat de meeste bedrijven niet opvolgen omwille van drukke agenda’s en het overmatig vertrouwen op het gefactureerde percentage om de status op te volgen. Dit voltooide percentage laat u toe om, in combinatie met hoeveelheid gefactureerd en projectplanning, na te gaan of u zich houdt aan tijd en budget.

Wanneer u uw projectmanagers het belang van dit percentage doet inzien, vermijdt u situaties waar u nog 80 procent van het werk moet doen met 20 procent van het budget. Zeker aangezien projectmanagers de neiging hebben om vooruitgang in de eerste fases te overschatten. Een gewoonte die u eenvoudig kunt afleren door het voltooide percentage op te volgen als een key metric en het toe te voegen aan uw projectvergaderingen.

5. Laat de uitblinkers de regels niet omzeilen

Voor wie meer geld in het laadje brengt, wordt al eens een oogje toegeknepen. Maar in corona-tijden is het cruciaal dat iedereen zich aan de regels houdt. Bovendien kan wie goed presteert zo tonen aan de junior-profielen dat je betere resultaten haalt door je aan de regels te houden. Het goede voorbeeld geven is essentieel. Daarom zetten sommige bedrijven mentor-programma’s op poten. Het helpt niet alleen bij het opleiden van minder ervaren managers, maar houdt ook je beste presteerders op het rechte pad.

6. Verleg de grenzen

Grenzen verleggen betekent niet noodzakelijk de dingen complexer of tijdrovender maken. Het betekent wel alle beschikbare middelen inzetten om uw financieel projectbeheer te verbeteren. Gebruikt u bijvoorbeeld het voltooide percentage, dan kan u de gewonnen waarde berekenen door deze te vergelijken met het projectbudget. Een analyse die u niet onbekend is als u al voor de publieke sector werkte. Opvolgen wat u al uitgaf, afrondde of plande is een vooruitkijkende aanpak die uw projecten op de rails helpt houden.

Heeft u een goede resource management tool, dan kan u de agenda van uw team aanpassen om factureringsgraad voor elke taak te optimaliseren. Evalueer ook zeker de nieuwe methodes voor projectoplevering die u invoerde tijdens de lockdown. U zult bijvoorbeeld merken dat klanten meer openstaan voor hulp op afstand, wat u dan weer toelaat om projectkosten naar beneden te halen.

Als afsluiter

Over het algemeen doet u er goed aan om de best practices rond financieel projectbeheer te volgen. De projectmanager speelt een sleutelrol in uw organisatie, dus u wil hem zoveel mogelijk vrijwaren van financieel management zodat die zich kan focussen op oplevering.

Elke organisatie is anders. Neem bovenstaande tips dus niet klakkeloos over, maar pas ze toe op basis van wat nuttig is voor u. De coronacrisis is het ideale moment om uw processen omtrent financieel projectbeheer onder de loep te nemen en aan te passen. Nu de quarantaine geleidelijk aan wordt opgeheven, zullen deze verbeteringen ervoor zorgen dat u sneller terug normaal werkt, maar ook dat uw toekomstige groei een boost krijgt.