E-facturatie: wat is het en hoe werkt het?

E-facturatie is geen vreemd fenomeen meer en raakt steeds beter ingeburgerd. Uit onderzoek van de Dienst Administratieve Vereenvoudiging (DAV) blijkt dat de coronapandemie die digitale transitie versneld heeft. Uit de online bevraging in 2020 van 1000 Belgen bleek dat 46% van de deelnemers akkoord is dat bedrijven hun facturen elektronisch overmaken. De meerderheid ontving dat jaar meer e-facturen en het algemene vertrouwen in die methode van facturatie nam toe.

Maar wat is dat nu eigenlijk: ‘e-facturatie’? Aan welke voorwaarden moet u voldoen om te kunnen spreken van e-facturatie? Wat is het verschil met een papieren versie? Hoe verstuurt u een e-factuur? We zetten de antwoorden voor u op een rijtje.

Wat is een e-factuur?

Een elektronische factuur is een factuur die digitaal wordt opgemaakt, verzonden, ontvangen en bewaard. Elektronisch factureren gaat echter verder dan het verzenden of ontvangen van een eenvoudig PDF-document. Om van een e-factuur te kunnen spreken moeten bedrijven dezelfde standaarden gebruiken om elkaars facturen te kunnen ontvangen en lezen. Daarom zijn er op Europees niveau afspraken gemaakt in de vorm van de PEPPOL-overeenkomst. PEPPOL verplicht bedrijven om hun e-facturen in een vast UBL-formaat te versturen.

Om van een geldige e-factuur te kunnen spreken moet bovendien aan volgende voorwaarden worden voldaan:

• ‘De authenticiteit’ van de herkomst: Het moet duidelijk zijn van wie de factuur afkomstig is. Diegene die de factuur heeft opgemaakt, moet ook kunnen bewijzen dat hij of zij de factuur heeft uitgegeven.
• ‘De integriteit’ van de factuur: Het moet onmogelijk zijn om de inhoud van de factuur aan te passen.
• ‘De leesbaarheid’ van de factuur: Alle gegevens op de factuur moeten duidelijk leesbaar zijn, zonder dat hier te veel moeite voor gedaan moet worden.

Wat zijn de voordelen van e-facturatie?

Er zijn heel wat voordelen verbonden aan e-facturatie. We sommen ze even op:

1. Win tijd

Met e-facturatie kunt u in één klik uw facturen opmaken en verzenden. Uw beheersoftware automatiseert het volledige proces. Dat heeft als voordeel dat de verwerkingstijd per factuur aanzienlijk vermindert. Dat betekent ook dat u sneller facturen kunt innen.

2. Minder kans op fouten

E-facturatie leidt tot een aanzienlijke daling van het aantal fouten. Dat komt doordat er minder menselijke tussenkomsten zijn en alles volgens een automatisch proces verloopt. Het gevolg daarvan is dat het risico op inhoudelijke fouten in uw facturen een heel stuk lager ligt.

3. Het is goedkoper

Wie het heeft over e-facturatie heeft het ook over besparen. De drukkosten van uw facturen (printer, inkt, papier) en de frankering ervan verdwijnen. U bespaart ook op personeelskosten. Dat geld kunt u dan weer gebruiken om te investeren in andere zaken. In totaal kan er 70% bespaard worden op verwerkingskosten door over te stappen naar e-facturatie.

4. Een e-factuur is traceerbaar

Om de authenticiteit, de integriteit en de inhoudelijke betrouwbaarheid van een factuur te kunnen garanderen, moet uw computersysteem het wel mogelijk maken om elke stap in het facturatieproces te kunnen traceren. Dit van bij het opmaken van de factuur tot zeven jaar later wanneer de wettelijke bewaartermijn van facturen afloopt. Dankzij e-facturatie vindt u meteen de juiste factuur terug door te zoeken op datum, uitgever, ontvanger, bedrag, … Op zoek gaan in de mappen van uw archief is verleden tijd. De kers op de taart? U hoeft niet langer te stressen over fiscale controles, aangezien alles elektronisch is bewaard.

5. De veiligheid van gegevens: een belangrijke uitdaging

Allemaal goed en wel, maar hoe bent u er zeker van dat uw facturen in veilige handen zijn als u ze digitaal opslaat? Een terechte vraag. U moet kiezen voor een e-facturatiesysteem dat kan garanderen dat alle vertrouwelijke gegevens op de correcte manier worden verwerkt. Informeer u dan ook grondig en aarzel niet om uw softwareleverancier erop aan te spreken.

6. Ecologisch

Papieren facturen vervangen door e-facturen is goed voor het milieu. U verbruikt veel minder papier (waardoor het gebruik van chemicaliën ook daalt) en verbruiksgoederen zoals inkt. Daarnaast vermijdt u ook het fysieke transport.

Welke informatie moet een e-factuur bevatten?

Een elektronische factuur moet exact dezelfde elementen bevatten als een papieren factuur. Dit zijn:

• Datum van de factuur
• Factuurnummer
• Identiteit van de verzender: naam, adres van maatschappelijke zetel, het BTW-nummer en het nummer van jouw bankrekening.
• Identiteit van de ontvanger: naam, adres en (indien van toepassing) zijn BTW-nummer;
• Beschrijving van het product en/of de dienst die geleverd werd
• Het percentage en het bedrag van de verschuldigde btw
• Prijs (in voorkomend geval gesplitst per handeling of voorwerp wanneer verschillende btw-tarieven van toepassing zijn)
• Datum van het belastbare feit
• Het vermelden van algemene voorwaarden op de factuur is niet verplicht, maar je doet er toch goed aan ze mee op te nemen op de achterzijde.

Om een elektronische factuur te kunnen gebruiken, moet de klant vooraf hebben ingestemd om zijn of haar factuur in elektronische vorm te ontvangen, zodat deze als originele factuur dienst kan doen.

Is het versturen van e-facturen verplicht?

Elektronisch factureren is nog niet verplicht voor B2B, maar het komt eraan in 2026. In vele gevallen is het wel al verplicht voor B2G. Het is dus belangrijk om je er goed over te informeren, want een gehele omschakeling naar e-facturatie is niet meer ver weg.

Leveranciers van de Vlaamse Overheid zijn sinds 1 januari 2017 verplicht om e-facturen in te dienen. Voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest kwam november 2020 als starttermijn voor elektronische facturatie uit de bus voor alle overheidsopdrachten geplaatst door en bij hun overheidsdiensten. Het Waals Gewest past diezelfde praktijk voor B2G toe sinds 1 november 2022 en verder implementeert Wallonië in mei en november 2023 nog twee nieuwe richtlijnen. Ook voor het Groothertogdom Luxemburg geldt vanaf 18 maart 2023 de verplichting voor leveranciers om elektronisch te factureren aan de overheid.

Aangezien bedrijven uit verschillende EU-landen verplicht omschakelen op e-facturatie voor B2B, is het slechts een kwestie van tijd vooraleer deze regelgeving ook in België en Luxemburg voor alle sectoren van kracht zal zijn. In België is de nieuwe wet over verplichte facturatie in B2B op 20 februari 2024 in het Staatsblad verschenen. De verplichting gaat in op 1 januari 2026.

Heeft u zelf interesse? Laat het ons dan zeker weten. Onze software maakt het voor u erg eenvoudig om uw facturatie volledig elektronisch te laten verlopen.