Drie signalen dat je ERP-systeem niet voldoet

Net zoals veel andere producenten, ben je misschien nog steeds aan het herstellen van de gevolgen van de COVID-19-pandemie. Het zou kunnen dat je plots moest sluiten door een verstoorde supply chain of dat de crisis tot vertragingen leidde, wat beide nefast is voor je bedrijfsresultaten. Onderweg werd je misschien geconfronteerd met problemen binnen je ERP-systeem, waardoor je je afvraagt of het wel de beste keuze is voor de toekomst.

In CIO, een magazine voor Chief Information Officers en experts in bedrijfstechnologie, deelde Mickey North Rizza, analist bij IDC (International Data Corporation) welke gebruikelijke ERP-fouten je best probeert te vermijden. Ze stelde dat de COVID-19-pandemie uitgegroeid is tot het kantelpunt van de ERP-markt. Organisaties zien nu noodgedwongen in dat ze moeten digitaliseren met moderne cloud ERP-systemen.

Als je oude ERP-systeem het onnodig moeilijk maakt om je productiebedrijf te runnen en het te laten groeien, moet je die software wellicht upgraden naar een modernere en flexibelere cloud-oplossing. Maar hoe weet je wanneer het tijd is om over te stappen? Hier zijn drie signalen dat je ERP niet meer voldoet en wat je daaraan kan doen.

Als je al met één of meerdere van de volgende, veel voorkomende problemen geconfronteerd raakte, dan zou het wel eens tijd kunnen zijn om een nieuw systeem in huis te halen:

1. Je ERP voorziet niet in tijdige besluitvorming

Verouderde ERP-systemen bieden vaak niet de zichtbaarheid die je nodig hebt om in real time cruciale bedrijfsbeslissingen te nemen. De covidpandemie leerde ons dat het veel moeilijker is om je snel aan te passen aan plotse verstoringen van de toeleveringsketen wanneer je geen zicht hebt op de situatie. Wanneer schakel je best over naar een modernere ERP-oplossing? Als je voortdurend naar oudere cijfers aan het kijken bent en geen realtimedata binnenkrijgt. Ook als je bijvoorbeeld te veel tijd nodig hebt om een accuraat en actueel beeld te krijgen van de status van je supply chain, overweeg je best een overstap.

Een cloud ERP-systeem kan je een volledig overzicht geven over je bedrijf zodat je betere beslissingen kan maken in minder tijd. De krachtige self service-tools van dat systeem kan je inzetten om snel te reageren op veranderende marktomstandigheden. Met rapportage- en analysefuncties kan je aangepaste dashboards of vragenlijsten configureren op basis van specifieke aandachtspunten of criteria. Daarbij geven financiële rapportagetools je inzicht over je huidige financiële situatie, zodat je tijdig slimme beslissingen kan nemen. Je kan je zakelijke besluitvormingsproces nog verder verbeteren door je cloud ERP aan te vullen met business intelligence-technologie. Dat zorgt voor meer context op een strategisch niveau.

2. Je ERP is niet goed geïntegreerd met andere technologie

Als je ERP niet gemakkelijk integreert met andere bedrijfsapplicaties, of je niet laat genieten van het enorme potentieel van het ‘Industrial Internet of Things’ (IIoT) bijvoorbeeld, dan houdt het je misschien wel ongewild gegijzeld. Wanneer je systeem niet goed samenwerkt met andere software of nieuwere technologieën, moeten je medewerkers dat mogelijks compenseren met tijdrovende, handmatige omwegen om hun werk te kunnen uitvoeren. Het zou ook kunnen dat je IT-team meer tijd en middelen moet investeren om een aangepaste integratie voor je ERP-systeem te creëren. Die integratie kan bovendien kapot gaan wanneer ofwel de ERP, ofwel de andere software verandert… Daardoor moeten de IT’ers dan opnieuw samenzitten en een oplossing bedenken, waardoor de kosten nog meer de hoogte in gaan. Die inflexibiliteit is een belangrijk teken dat het tijd is om te upgraden naar een innovatiever ERP-systeem.

Een cloud ERP is meestal ontworpen om gemakkelijk te integreren dankzij API’s (Aplication Programming Interfaces). Die ondersteunen veilige koppelingen met andere bedrijfsapplicaties. Het is ook mobiel een stuk gebruiksvriendelijker. Je medewerkers hebben zo de mogelijkheid om hun favoriete apparaat te gebruiken wanneer ze toegang wensen tot de functies en dashboards. Zo zien ze alles handig via hun smartphone, tablet, desktop, enzovoort. Het belangrijkste voordeel van een modern ERP-systeem, is dat je steeds met de nieuwste technologie kan werken. In een tijd van non-stop digitale transformaties is dit een belangrijk strategisch voordeel dat elke fabrikant weet te waarderen.

3. Je ERP is moeilijk te onderhouden

Als je al vele jaren met een oud ERP-systeem werkt, herinner je je misschien een tijd waarin het niet zo duur was om dat te onderhouden. Echter, zelfs het meest ijverige bedrijf zal merken dat de IT-kosten om een grote en onhandige oplossing te onderhouden langzaam stijgen. Je IT-team –verantwoordelijk voor de digitale transformatie waardoor je blijft concurreren – heeft al genoeg verantwoordelijkheden. Deze extra, puur administratieve belasting van hun tijd en expertise verlaagt niet alleen het ROI van je ERP, maar zorgen dat je zo ook opportuniteiten zult missen.

Door over te stappen op een cloud ERP-oplossing kan je je totale ERP-uitgaven verlagen en tegelijkertijd je IT-professionals de mogelijkheid geven om zich te richten op aanvullende digitale transformatieprojecten die je positie in de markt zullen bevorderen. Een cloud ERP-provider zorgt ervoor dat je ERP blijft draaien en ziet daarnaast toe op een regelmatig onderhoud met automatische updates. Die kunnen plaatsvinden zonder dat ze afbreuk doen aan de veranderingen die je in de tussentijd invoerde. Als gevolg daarvan geniet je IT-afdeling samen met het hele team van een betrouwbaardere, up-to-date ERP-oplossing die veel minder manuele interventies vereist dan de vroegere software.

Weet wanneer je je ERP-systeem moet updaten

COVID-19 maakte het glashelder dat fabrikanten een moderne, flexibele ERP nodig hebben. Het is zelfs mogelijk dat zulke software de sleutel is tot vele zakelijke successen na de coronacrisis. ERP brengt namelijk flexibiliteit en veerkracht in je supply chain, wat je productiebedrijf een concurrentievoordeel geeft.

Als je huidige ERP niet meer voldoet, dan heb je waarschijnlijk al gemerkt dat dat het besluitvormingsproces vertraagt. Ook integreert het niet goed met andere technologie en is het lastig te onderhouden. Daardoor maak je het jezelf misschien wel onnodig moeilijk om je aan te passen aan de plotse marktveranderingen. Een cloud ERP-systeem kan die problemen oplossen en de flexibiliteit en snelheid geven om het hoofd te bieden aan de uitdagingen en kansen in dit snel evoluerende, digitale tijdperk.