Drie manieren waarmee je als accountant AI kan gebruiken om tijd vrij te maken voor je corebusiness

In accountancy zijn generatieve AI-tools als ChatGPT en DALL-E nog altijd geen partij voor de mens. Met een score van amper 47,4% in zijn accountingexamens zal ChatGPT de cava nog niet ontkurken om een job bij de Big Four te vieren. Maar je kan AI zomaar niet afschrijven.

Hoe kan AI vandaag al nuttig zijn voor jou als accountant? Er zijn genoeg taken in accountancy waarbij AI kan helpen. In dit artikel ontdek je drie manieren waarop AI de zware werklast van een accountantskantoor kan verlagen om tijd vrij te maken die kan worden besteed aan klantenondersteuning. We geven ook praktische tips en ideeën in om de bal aan het rollen te brengen.

Dit behandelen we:

• Maar eerst: wat is AI?
• 1. Content voor sociale media creëren
• 2. Inspiratie opwekken
• 3. Bestaande marketing- en communicatietaken versnellen
• Voor je eraan begint: een kleine waarschuwing
• Slotopmerkingen over het gebruik van AI in jouw kantoor

Maar eerst: wat is AI?

In essentie bootsen AI-programma’s menselijke cognitieve functies na op basis van grote hoeveelheden gegevens waardoor ze patronen kunnen herkennen, voorspellingen kunnen doen en zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden. AI-systemen kunnen autonoom werken, leren uit ervaring en verbeteren voortdurend hun prestaties zonder dat ze nog verder geprogrammeerd moeten worden.

AI omvat verschillende deelgebieden, waaronder:

1. Machine Learning (ML): ML-algoritmen helpen computers om gegevens te analyseren en hun performantie in de loop van de tijd te verbeteren. ML wordt gebruikt voor taken als beeldherkenning en adviezen.
2. Deep learning: Een onderafdeling van ML. Deep learning focust op neurale netwerken met verschillende lagen, wat nuttig is gebleken bij beeld- en spraakherkenning.
3. Natural language processing (NLP): Dankzij NLP kunnen machines menselijke taal begrijpen, interpreteren en genereren, wat essentieel is voor chatbots en tekstanalyse.
4. Computer vision: Machines kunnen visuele informatie interpreteren, wat cruciaal is voor gezichtsherkenning en objectdetectie.
5. Reinforcement learning: Helpt een AI-gedreven systeem (‘Agent’) om reeksen beslissingen aan te leren op basis van ‘beloningen’ en ‘straffen’. Het systeem wordt toegepast in robotica en spelletjes.

De meest trendy AI-toepassing van het moment is ChatGPT, dat voornamelijk op NLP draait. ChatGPT gebruikt deep-learningtechnieken om mensachtige tekstreacties te begrijpen en te genereren. Het programma is ontworpen voor tekstgebaseerde conversatie, waardoor het een handige tool is om te gebruiken in je marketing.

Nu we hebben behandeld wat AI is, duiken we in het diepe en tonen we hoe je AI in je kantoor kan inpassen.

1. Content voor sociale media creëren

Het is altijd het best om te beginnen met wat voor de hand ligt. Ja, je kan generatieve AI gebruiken om content voor jou te maken. Posts publiceren op LinkedIn en andere sociale media kunnen ook de besten onder ons afschrikken. Wie is er nog nooit ineengekrompen bij het schrijven van een te opzichtige vals bescheiden post? AI kan een helpende hand reiken en de bal aan het rollen brengen om op te vallen in de sociale media.

Is die AI-content de beste? Misschien wel, misschien niet. Laten we het gewoon eens proberen.

We gaven ChatGPT de volgende opdracht:

Ik schrijf een post op LinkedIn om de prognosediensten van mijn accountantskantoor te promoten. Schrijf een post om die diensten op LinkedIn te promoten, met de nadruk op de voordelen van prognoses voor kleine bedrijven.

Dit is wat ChatGPT voor ons bedacht:

Titel: “Ontsluit financieel succes met onze prognosediensten voor kleine bedrijven 📈”

Ben je eigenaar van een klein bedrijf en wil je je financiële toekomst veiligstellen? De prognosediensten van ons accountantskantoor kunnen je daarbij helpen.

🌟 Voordeel #1: Financiële duidelijkheid – met nauwkeurige prognoses krijg je een duidelijk beeld van de financiële gezondheid van je bedrijf. Geen financiële verrassingen meer.

🌟 Voordeel #2: Strategische planning – neem weloverwogen beslissingen voor de groei en winstgevendheid van je bedrijf. Onze prognoses bieden bruikbare inzichten.

🌟 Voordeel #3: Risicobeperking: identificeer potentiële risico’s en kansen in een vroeg stadium, zodat je uitdagingen het hoofd kan bieden en kansen proactief kan benutten.

Laat het financiële succes van je bedrijf niet aan het toeval over. Neem vandaag nog contact met ons en ontdek hoe onze prognosediensten je KMO kunnen veranderen in een bloeiende, financieel veilige onderneming. 🚀

#KMO #FinanciëlePrognoses #BoekhoudkundigeDiensten

Niet slecht, toch? In een paar seconden heb je een nuttige post die je meteen op de social media van je kantoor kan zetten. In plaats van te worstelen met woorden, kan je doen waar je goed in bent: je klanten ondersteunen. Maar het gebruik van AI heeft naast voordelen ook nadelen.

• Voordeel 1: AI is snel en gemakkelijk – en het klaart de klus.

• Nadeel 1: Het ziet er AI-achtig uit. Als je de tics van AI eenmaal kent, begin je ze overal te zien. De posts zijn vaak formeel en repetitief, en ze zitten vol emoji’s ⭐🚀📈. Gooi dus op zijn minst een paar van die 💁♀️✨👏👌💅🙌 in de prullenbak.

• Voordeel 2: het automatiseert schrijfprocessen die een uitdaging kunnen zijn voor accountants.

• Nadeel 2: Het maakt je lui. De inhoud die de engines produceren, is maar zo goed als de instructies die je ze geeft. Wees specifiek met je richtlijnen en proeflees altijd.

• Voordeel 3: AI-platforms als ChatGPT zijn vaak bijzonder goedkoop of zelfs gratis.

• Nadeel 3: Mensen zijn oneindig veel creatiever, getalenteerder, geestiger en humoristischer dan AI. Als je wil dat je berichten knallen, zal je voor die menselijke touch moeten zorgen, wat betekent dat je een persoon zal moeten vinden om geweldige content voor je te maken.

Vul AI aan met deskundige ondersteuning

AI kan inhoud voor je schrijven, maar er zijn ook nadelen. Het is dus het beste om AI op een heel andere manier te gebruiken. AI kan een geweldige manier zijn om creativiteit aan te wakkeren en de bal aan het rollen te brengen. Maar als je de marketing van je kantoor serieus neemt, moet je AI-content aanvullen met krachtige content van copywriters, marketingbureaus of specialisten in sociale media.

2. Inspiratie opwekken

AI heeft duidelijk een gebrek aan originele creativiteit. Het put uit bestaand materiaal en dat heeft potentieel desastreuze gevolgen. Generatieve AI-programma’s zullen op den duur materiaal absorberen dat door andere machines is gemaakt, waardoor de menselijke creativiteit verwatert en alles er hetzelfde uitziet.

We moeten AI daarom niet weggooien maar we moeten wel op onze hoede zijn als we iets gebruiken dat uitsluitend door AI is gegenereerd. We kunnen er inspiratie uit putten, maar we mogen er niet afhankelijk van zijn.

Praat met welke creatieveling dan ook en hij of zij heeft het over de angst voor het lege blad. Vaak is het moeilijkste deel van een taak gewoon om te beginnen. Op dat gebied kan AI je helpen. Het zal misschien geen content van topkwaliteit opleveren, maar het kan je wel helpen om het schrijfproces op te starten. Als je bijvoorbeeld een artikel wil schrijven over de uitdagingen waar je klanten op dit moment mee te maken hebben, kan je het volgende vragen: Schrijf een opsomming van de 5 uitdagingen waar de horeca voor staat.

ChatGPT reageerde als volgt.

Tekorten aan arbeidskrachten:

• Moeilijkheden om geschoold personeel aan te nemen en te behouden.
• Een hoog verloop leidt tot hogere opleidingskosten.

Veranderende verwachtingen van klanten:

• Toenemende vraag naar gepersonaliseerde ervaringen.
• Nadruk op duurzaamheid, gezondheid en veiligheid.

Technologische integratie:

• Aanpassing aan snel evoluerende technologietrends.
• Een balans vinden tussen automatisering en het behoud van de menselijke touch.

Online reputatiemanagement:

• Online beoordelingen en aanwezigheid op sociale media beheren.
• Negatieve feedback aanpakken en een positief imago behouden.

Competitieve markt:

• Hevige concurrentie, zowel van traditionele platformen als van platformen voor deeleconomie.
• Druk om te differentiëren en unieke diensten aan te bieden.

Als je de bovenstaande lijst bekijkt, kan je zien dat je veel kan zeggen over ‘economische onzekerheid’. Je bent meteen op weg naar een inzichtelijke en boeiende post die je horecaklanten ondersteunt. AI heeft je de tools gegeven om je diepgaande werk te inspireren.

Google heeft onlangs TextFX uitgebracht, een “AI-tool voor rappers, schrijvers en woordenmakers”. Je bent misschien geen rapper (hoewel we allemaal je debuut als MC Taxation Troubadour wel willen zien), maar de nieuwe generatieve AI biedt mogelijkheden om snel acroniemen, vergelijkingen, metaforen en alliteraties te creëren om je teksten te verbeteren.

Kijk wat AI voor jou produceert over de onderwerpen waarover je wil schrijven en laat je creativiteit de vrije loop. Bewaar de bruikbare ideeën, verwijder de slechte en aan het einde van het proces zou je een stuk content moeten hebben dat uniek en origineel is.

3. Bestaande marketing- en communicatietaken versnellen

Hoe vaak heb je bij een eerste klantgesprek niet dezelfde vragen gekregen? Klinken de volgende zinnen je bekend in de oren?

• Moet ik een eenmanszaak hebben of een vennootschap?
• Vanaf wanneer moet ik een btw-boekhouding hebben?
• Hoe kan ik mijn cashpositie beter beheren?

Waarom zou je AI niet gebruiken om een blog of gids op te stellen die dergelijke vragen beantwoordt en die je aan je klanten kan geven?

We geven hier enkele essentiële aanwijzingen om AI te gebruiken, plus een korte uitleg over het nut, zodat AI jou en je team kan helpen om sneller en beter te communiceren.

AI-prompt: “Schrijf 10 vaak voorkomende vragen die kleine ondernemers stellen tijdens een eerste gesprek met hun accountants.”

Deze lijst kan een geweldig hulpmiddel zijn voor jou en je collega’s tijdens een eerste klantgesprek. Als de klant iets op de lijst niet vraagt, breng het dan zelf ter sprake. Het kan een gelegenheid zijn om je aanvullende diensten te bespreken.

Dit kan ook een goed hulpmiddel zijn om te delen met junior collega’s om hen te helpen begrijpen wat ze van klanten kunnen verwachten tijdens dergelijke meetings.

AI-prompt: “Ik schrijf een FAQ-pagina voor de website van mijn kantoor. Welke vragen moet ik vermelden?”

Een pagina met vaak gestelde vragen (FAQ) voor de website van je kantoor is een uitstekende manier om waardevolle informatie te verstrekken aan je bezoekers en geeft je SEO (zoekmachineoptimalisatie) mogelijk een boost.

Welke specifieke vragen je moet opnemen, hangt af van je diensten en de vaak voorkomende vragen die je klanten of potentiële klanten kunnen hebben. Het gebruik van AI om te bepalen welke vragen je moet beantwoorden, is een goed begin en bespaart je kostbare zoektijd.

AI-prompt: “Schrijf een follow-up e-mail naar een potentiële klant om te vragen of ze mijn prognosediensten nog nodig hebben.”

Deze AI-prompt kan je veel tijd besparen. Een e-mail als deze hoeft niet creatief te zijn of artistieke flair te hebben. Hij moet direct, eenvoudig en to the point zijn. Wie kan die taak beter uitvoeren dan een machine?

AI-prompt: “Schrijf een korte beschrijving van *deze dienst* voor de website van mijn accountantskantoor.”

Je begrijpt misschien wat account management, cashprognoses en vermogenswinstbelasting betekenen, maar begrijpen je klanten die termen? Kan je je aanbod in de kijker zetten zonder boekhoudkundig jargon? Het is moeilijker dan het lijkt. Overweeg AI om zo eenvoudig en effectief mogelijk te communiceren.

AI-prompt: “Kan je mijn spelling en grammatica in deze social-mediapost controleren?”

Tikfouten worden op de een of andere manier pas zichtbaar als je op de Verzend-knop hebt gedrukt. Door je posts en je e-mails te kopiëren en in een AI-tool te plakken, kan je er snel voor zorgen dat je tekst doet wat hij moet doen: duidelijk, effectief en professioneel communiceren. Zorg er wel voor dat je geen gevoelige informatie opneemt in je AI-vragen.

Voor je eraan begint: een kleine waarschuwing

AI-tools als ChatGPT zijn voor veel beroepen baanbrekend. Ze hebben het potentieel om de manier waarop we werken te transformeren. Zoals de lopende band aan het begin van de 20ste eeuw de productie deed stijgen, maken we nu, 100 jaar later, onze eigen productiviteitsrevolutie mee. Maar AI-modellen hebben ook belangrijke nadelen.

• Hallucinaties: Een AI-hallucinatie treedt op als een AI-taalmodel een plausibel maar feitelijk onjuist antwoord creëert en het presenteert alsof het een feit is. De AI bedoelt het goed, maar door een gebrek aan logica en redeneercapaciteit kan hij de bal mis slaan in een poging om je het antwoord te geven dat je wilt.
• Data: ChatGPT is getraind op een enorme hoeveelheid data, maar de informatie is maar relevant tot 2021. Updates liggen waarschijnlijk in het verschiet, maar recente gebeurtenissen zal je toch zelf moeten opzoeken.
• Plagiaat: Je kan er niet 100% zeker van zijn hoe AI de gegevens van andere bronnen synthetiseert. De mogelijkheid bestaat dat een tekst woord voor woord is overgenomen van ergens anders.
• Beveiligingsrisico’s: Het gebruik van AI brengt veiligheidsrisico’s mee. De informatie die je aan de tool geeft, kan worden bewaard en gebruikt om de tool te trainen. In de regel mag je geen gevoelige gegevens over je kantoor of klanten in het systeem invoeren. Italië heeft ChatGPT onlangs verboden omdat het persoonlijke gebruikersgegevens verzamelt en opslaat om de algoritmes van de tool te trainen. Het land heeft intussen het verbod opgeheven nadat de problemen zijn aangepakt die de toezichthouders voor gegevensbescherming hebben aangekaart, maar je moet altijd opletten met gevoelige gegevens.

Slotopmerkingen over het gebruik van AI in jouw kantoor

Accountants worden constant gebombardeerd met nieuwe uitdagingen die hun kostbaarste bezit in gevaar brengen: tijd. AI is een perfect hulpmiddel om tijdrovende taken te verlichten. Het gebruik van AI-taalmodellen om content te creëren, inspiratie op te doen en bestaande processen te versnellen lijkt verstandig, nuttig en effectief. Geen wonder dat je als accountant AI gebruikt.

Maar AI heeft ook beperkingen. Onthoud dat de beste onderzoeks- en taalmachine tussen je oren zit. Om de beste resultaten te behalen, moet je ervoor zorgen dat je AI gebruikt als hulpmiddel en niet als oplossing.

Als je AI op de juiste manier gebruikt, heeft de tool het potentieel om tijd vrij te maken zodat je je klanten kan ondersteunen en je kantoor kan laten groeien.