De waarde van een noodplan voor leveranciers

Afgelopen decennia groeide de handel exponentieel. Dat droeg bij aan de complexiteit van de huidige, wereldwijde supply chains en maakt dat fabrikanten en distributeurs kwetsbaar zijn voor elke vorm van verstoring. Aan de start van de coronacrisis bijvoorbeeld, werd China als eerste getroffen. Dat resulteerde in reisbeperkingen, personeelstekorten en logistieke problemen. Al die zaken oefenden een negatieve invloed uit op de toeleveringsketens.

Zulke impactvolle gebeurtenissen op wereldschaal zijn zeldzaam. Je beschikt misschien al over procedures voor risicomanagement om beheersbare en voorspelbare uitdagingen het hoofd te bieden. Denk maar aan scenario’s voor nalevings-, financiële of capaciteitsproblemen. Voorgaande plannen kunnen je echter moeilijk voorbereiden op wereldschokkende feiten zoals een pandemie.

Zulke situaties zorgen bijvoorbeeld dat je geconfronteerd wordt met personeelsverlies, een grote vermindering van productiviteit en een verandering in de consumptiebeslissingen van je klanten. De grootte van de crisis bepaalt welke impact dat heeft op de wereldwijde toeleveringsketens, maar gevolgen zijn in ieder geval onvermijdelijk.

De gevolgen van een wereldwijde crisis op toeleveringsketens

Een tekort aan materialen

Het zou kunnen dat je een tekort hebt aan materialen of eindproducten die vanuit logistieke centra in getroffen gebieden moeten komen.

Een tekort aan arbeidskrachten

Als je bedrijf actief is in een getroffen gebied, is het mogelijk moeilijker om arbeidskrachten te vinden. Dat brengt uitdagingen met zich mee op het vlak van outsourcing en logistiek.

Uitdagingen bij aankoop van producten

Het is een hele uitdaging om nieuwe projecten te vinden of nieuwe deals te sluiten wanneer er een economische- of gezondheidscrisis heerst en er bijvoorbeeld reisbeperkingen zijn.

Logistieke uitdagingen

Het zou kunnen dat je distributiecentra en leveringsnetwerken capaciteits- en beschikbaarheidsproblemen ondervinden. De import van je materialen kan bijvoorbeeld geblokkeerd raken, zeker als het niet eenvoudig is om een alternatieve route of transportmethode te kiezen.

10 stappen die je bedrijf nu moet zetten met het oog op continuïteitsplanning

Dus, wat voor noodplannen moet je hebben op korte en middellange termijn en welke stappen moet je nemen om ervoor te zorgen dat je op lange termijn zo goed mogelijk voorbereid bent? Hier zijn tien zaken om te overwegen.

1. Houd rekening met je medewerkers

Hun welzijn is van het grootste belang en ze zijn een essentiële schakel in je bedrijf. Je moet mogelijk je werkmethodes opnieuw onder de loep nemen. Ga na of thuiswerken een oplossing kan zijn en wie je nodig hebt aan de frontlinie.

2. Controleer de status van je toeleveringsketen

Als je geen volledig overzicht hebt over hoe je toeleveringsketen ervoor staat, geef er dan prioriteit aan om dat zo snel mogelijk uit te zoeken.

3. Bouw een diepgaand en gedetailleerd noodplan uit

Doe dat op fabrieksniveau, met vooraf bepaalde actieplannen voor communicatie en coördinatie: rollen die werknemers dan moeten innemen, communicatie- en beslissingsprotocollen en maatregelen die rekening houden met de klanten en leveranciers.

4. Zorg ervoor dat de voorraad binnen bereik is

Ga ook na of deze buiten de geblokkeerde gebieden en distributiecentra ligt. Dit is vooral een handeling die uit te voeren is tijdens een crisis.

5. Werk nauw samen met je juridische, financiële en HR-teams

Zo blijf je op de hoogte welke financiële en juridische gevolgen er gekoppeld zijn aan het feit dat je je klanten moeilijk of niet kan bevoorraden.

6. Ga na of je extra stappen moet zetten in contractuele afspraken met klanten

Als je niet aan je verplichtingen kan voldoen, is een duidelijk begrip van de contractvoorwaarden van belang om je reactie te plannen en prioriteiten te stellen.

7. Vraag en aanbod in evenwicht brengen

Ga, terwijl je je voorraadreserve opbouwt, ook na of je vraag en aanbod in evenwicht kan brengen

8. Diversifieer je leveranciers

Kijk of er manieren zijn om je leveranciers te diversifiëren en ga ook na of je je huidige risicobeheer kan optimaliseren

9. Teamwork is de beste voorbereiding

Werk samen met je stakeholders en je belangrijkste leveranciers om je voor te bereiden op mogelijke materiaaltekorten of een lagere productiecapaciteit.

10. Analyseer of je risico loopt

Door bedrijfsprognoses te maken en alle scenario’s uit te stippelen kan je bepalen op welke vlakken een crisis nu of in de toekomst een grote impact zou hebben.

Pas je lange termijnstrategie voor de toeleveringsketen aan

Zodra de initiële impact van een crisis afgezwakt is, moet je ervan uitgaan dat het even zal duren vooraleer alle gevolgen zichtbaar zijn.

Het gaat er dan vooral om dat je voorbereid moet zijn mocht een gelijkaardige situatie zich opnieuw voordoen. Als je maatregelen neemt en mogelijke risicoscenario’s uitwerkt, kan je actieplannen opstellen en stappen ondernemen om je toeleveringsketen te diversifiëren en uit alternatieve voorraden te putten.

Tegenwoordig moet je accepteren dat verstorende gebeurtenissen op wereldschaal het nieuwe normaal zijn. De krantenkoppen gaan immers geregeld over gebeurtenissen die door mensen veroorzaakt worden, zoals handels- en tariefoorlogen. Die hebben bijna altijd een aanzienlijke impact op de toeleveringsketens.

Het volstaat niet om op een conventionele manier na te denken over je supply chain-strategie, als je in de toekomst gebeurtenissen met zo’n impact beter wil aanpakken. Je zal je logistieke strategie moeten heruitvinden en je toeleveringsketen zodanig moeten beheren dat je anticipeert op crisissen in plaats van pas te reageren wanneer er zich een voordoet.

Communiceer duidelijk over de bezorgstatus van al je leveranciers, ook met diegenen die ver weg zijn. Als je dat niet doet, zal je bedrijf waarschijnlijk geen mogelijkheid hebben om het hoofd te bieden aan de impact van een crisissituatie of die correct in te schatten.

Begrijp waar je zwakke plekken liggen. Het zou kunnen dat je supply chain te afhankelijk is van niet-controleerbare factoren, wat je bedrijf in gevaar brengt als er zich een grootschalige uitdaging voordoet. Stel bijvoorbeeld dat je afhankelijk bent van een leverancier met één fabriek en een groot marktaandeel… Als zich dan een belangrijk probleem zoals een gezondheidscrisis of het faillissement van je leverancier voordoet, dan kom je in grote problemen.

Herwerk het design van je toeleveringsketen

Veel organisaties kiezen toeleveringsketens met het oog op globalisering. De veronderstelling is dat wereldwijde handel ons in staat stelt producten in te kopen, te produceren en te distribueren op locaties waar de kosten het laagst zijn. Crisissituaties zoals de Brexit, de prijzenoorlog tussen de VS en China en het coronavirus doen ons echter opnieuw nadenken. Vooral als leveranciers zich op een centrale locatie bevinden die ver van ons verwijderd is.

We gaan wellicht een periode tegemoet waarin we een nieuwe toeleveringsketen ontwerpen. Het zal vermoedelijk een supply chain worden waarin bedrijven ultraflexibel en responsief kunnen omgaan met veranderingen in beleid, regelgeving en met de toename van natuurrampen.

Dat is een hele opgave. Maar met extra capaciteit voor levering, productie en distributie verminder je het risico dat je hele bevoorrading verstoord raakt. Secundaire en primaire bronnen bevinden zich best op een andere locatie. Dat zal je risico verkleinen, maar kan misschien wel resulteren in extra kosten. Het is ook een goed idee om te investeren in productiefaciliteiten die zich lokaal bevoorraden. Dat spreidt namelijk het risico en kan transportkosten verlagen.

Het is onmogelijk om wereldcrisissen te voorspellen, maar bedrijven kunnen de gevolgen ervan beperken door hun toeleveringsketen er beter op voor te bereiden. Bedrijven die goede risicoplannen hebben alvorens een verstoring zich voordoet, en die testen en eruit leren, bevinden zich in de best mogelijke positie wanneer het feit zich daadwerkelijk voordoet.