De voordelen van BI voor kleine kmo’s

Elk bedrijf beschikt over financiële gegevens. Die gegevens schetsen vaak een accuraat beeld van de situatie waarin een bedrijf zich bevindt. De kunst is om ervoor te zorgen dat het interpreteren van die data geen fulltime job wordt. Daar kan business intelligence u bij helpen. De voordelen van BI voor kmo’s zijn dat u een veel beter zicht op uw gegevens krijgt en dat op een eenvoudige en intuïtieve manier.

Het ontstaan van BI dateert al uit de jaren 50. Niet nieuw dus, maar de laatste jaren heeft de technologie een dusdanig grote sprong gemaakt dat zelfs de kleinste bedrijven er nu beroep op kunnen doen. In dit artikel willen we u graag informeren over de voordelen die BI ook voor kleine kmo’s kan bieden.

Live data visualiseren

Het grote voordeel van BI is dat uw data in realtime worden gevisualiseerd in de vorm van rapporten of dashboards. Dat grafische aspect is belangrijk, aangezien heel wat mensen data veel vlotter kunnen interpreteren als ze die op een visuele manier te zien krijgen.

U zult ongetwijfeld ook wel al eens een grafiek gemaakt hebben in Excel? Het enige wat u daarvoor hoeft te doen, is gegevens invoeren en vervolgens op een van de mogelijke grafieken klikken bovenaan uw tabblad. In een handomdraai krijg je dan een staaf- of cirkeldiagram te zien dat al uw cijfers visualiseert.

Business Intelligence werkt volgens hetzelfde principe, maar gaat verder. Zo kunt u in enkele klikken uw winsten en verliezen visualiseren in een reeks tabellen en grafieken. En omdat uw gegevens rechtstreeks vanuit uw boekhoudsoftware worden geïmporteerd, bent u altijd in realtime op de hoogte.

Enkele voordelen van gegevensvisualisatie:

• Met BI krijg u erg snel een beeld van uw financiën zonder dat u eerst uw hersenen hoeft te pijnigen. De dashboards zijn altijd beschikbaar en u hoeft ze nooit zelf te genereren. Zo bent u nooit meer dan een klik verwijderd van een update.
• Cijfers delen met collega’s wordt kinderspel en dat is zeer handig wanneer u bijvoorbeeld op regelmatige basis aan iemand moet rapporteren.

Een voorbeeld uit de praktijk

Is het nog wat vaag voor u? Hieronder geven we een concreet voorbeeld van wat BI in de praktijk kan betekenen voor een kleine kmo. In dit geval passen we het toe op een schoenenleverancier.

Samenvattend verkooprapport

Het eerste wat onze fictieve schoenenleverancier ’s ochtends controleert, is het verkooprapport op zijn BI-dashboard. Het rapport vat alle verkoopactiviteiten samen van alle schoenen gedurende de afgelopen 12 maanden. Dit zowel op artikelniveau, bijvoorbeeld van een bepaalde schoen, als op het niveau van een productcategorie, zoals bijvoorbeeld wandelschoenen. Een grafiek op het rapport geeft aan dat een van de best verkopende schoenen de afgelopen week een abnormaal hoge omzetdaling heeft gekend.

Detailrapporten

De schoenenleverancier klikt op de grafiek en zo gaat hij meteen naar een ander rapport waar hij meer gedetailleerde informatie krijgt over de schoenen die een omzetdaling kennen. Daar ziet hij bijvoorbeeld hoeveel artikelen hij per dag heeft verkocht en hoeveel er zijn geretourneerd. Hij krijgt zelfs een gemiddelde klanttevredenheidsbeoordeling per dag te zien.

Spot het probleem

Op het detailrapport ziet hij dat de verkoop gedaald is, dat het aantal geretourneerde artikelen sterk gestegen is en dat de gemiddelde klanttevredenheid van 98 procent naar 61 procent is gedaald. Dit alles in slechts drie dagen.

Daarop bekijkt hij enkele negatieve recensies. Wat blijkt? Hetzelfde probleem komt voortdurend terug. De schoenzolen blijken meteen los te komen.

Los het probleem op

De schoenenleverancier neemt contact op met de schoenenfabrikant die op zijn beurt de slechte batch schoenen identificeert. Hij of zij stemt ermee in die batch te vervangen. Nu de schoenenleverancier weet wat het probleem is, kan hij snel contact opnemen met zijn klanten om zo tot een oplossing te komen.

Meer info over voordelen van BI voor kmo’s? Lees ook onze whitepaper erover.