Nu het coronavirus (COVID-19) hard toeslaat, is een noodplan om uw bedrijf draaiende te houden meer dan ooit gewenst. Dit soort situaties houdt managers wakker en dat begrijpen we ook. In deze blog geven we u drie tips die u kunnen helpen om uw bedrijf te laten functioneren, ongeacht welke ramp er zich afspeelt.
1. Coronavirus: thuiswerkbeleid
Indien uw bedrijf cloudtechnologie gebruikt, dan kunnen uw werknemers comfortabel thuis werken. Bovendien kunt u op uw twee oren slapen wat de productiviteit van uw werknemers betreft. Volgens onderzoek van MindMetre Research geeft 82% van de werknemers aan dat ze productiever zijn als ze van thuis mogen werken, terwijl 58% aangeeft dat het de werktevredenheid verbetert.
Advies 1
Overweeg of het nodig is om een strategie voor thuiswerk vast te leggen. Heel wat taken binnen een bedrijf kunnen vaak vanop afstand worden uitgevoerd. Cloud computing kan u hierbij helpen. Bovendien hoeft het niet lang te duren om daarmee van start te gaan.
Door uw data in de cloud op te slaan is alle informatie toegankelijk via het internet. Zo kunnen uw werknemers werken waar en wanneer het nodig is.
Advies 2
Beschikt u over de juiste tools om ervoor te zorgen dat uw werknemers volledig operationeel kunnen zijn op het moment dat ze niet vanop kantoor kunnen werken? Hebben ze een eigen laptop, werktelefoon en voldoende internetcapaciteit?
Technologie is essentieel om ervoor te zorgen dat uw medewerkers verbonden blijven, niet alleen met het bedrijf, maar ook met uw klanten. Zo zorgt u ervoor dat er in realtime kan worden samengewerkt.
Wil u even een oplossing op korte termijn? Maak dan gebruik van tools zoals Google Drive of de chat/meeting tool Microsoft Teams.
Advies 3
Moedig uw werknemers aan om hun laptops, tablets en mobiele telefoons elke avond naar huis mee te nemen. Indien het bedrijf tijdelijk moet sluiten of indien ze niet meer naar kantoor kunnen komen, dan kunnen ze alvast thuis werken. In wezen moet u ervoor zorgen dat uw personeel overal kan werken – op kantoor, thuis of zelfs onderweg.
Advies 4
Indien uw werknemers niet meer mogen reizen, dan kan dit ook van grote invloed zijn op uw verkopers. Ook daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat ze over technologie beschikken die hen toelaat om virtuele meetings vast te leggen.
2. Coronavirus: werkadvies en communicatie
Om de bedrijfscontinuïteit te garanderen moet u uw medewerkers betrekken en up-to-date houden. De juiste mechanismen hebben en ze op het juiste moment gebruiken, is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat er geen paniek of verkeerde informatie is over wat ze moeten doen.
Daarnaast moet u ook de communicatielijnen met uw klanten en leveranciers open houden. Laat hen weten wat ze van u mogen verwachten en maak geen loze beloftes, wees eerlijk en realistisch.
Advies 1
Zorg ervoor dat u medewerkers, uw klanten en uw leveranciers schriftelijk kunt updaten. Denk na over welke samenwerkingstools u kunnen helpen. Microsoft Teams of Slack kunnen u hier zeker een dienst bewijzen. Zorg er ook voor dat de e-mailadressen van uw contacten correct zijn, net als hun telefoonnummer. Misschien kunt u iedereen ook even updaten via uw nieuwsbrief?
Advies 2
Stuur regelmatig updates, maar overdrijf niet. U moet namelijk vermijden dat werknemers, klanten of leveranciers zich gaan ergeren als u verschillende malen dezelfde boodschap brengt;
3. Coronavirus: Stel een noodplan op
Het coronavirus bewijst dat bedrijven wel degelijk een noodplan moeten hebben om te blijven functioneren in catastrofale situaties. Maar hoe maakt u zo’n noodplan?
We geven u 5 suggesties.
- Stel een verantwoordelijke aan: Om ervoor te zorgen dat een noodplan werkt, moet er altijd één eindverantwoordelijke zijn die kan delegeren. Dit hoeft niet per se de grote baas te zijn. Wat telt, is dat mensen weten wie de verantwoordelijke is. Deze persoon moet ervoor zorgen dat het plan logisch is opgebouwd en dat het wordt gevolgd.
- Vraag verschillende mensen om input: Hoe gedetailleerd uw plan moet zijn, hangt af van uw behoeften. Het is mogelijk dat elk departement binnen uw bedrijf een eigen plan nodig heeft. Het kan evengoed dat individuen hun eigen plannen moeten maken. Het is echter wel essentieel dat alle plannen gebundeld worden tot in één overkoepelend noodplan dat voor de volledige werkplek geldt.
- Breng uw hele ecosysteem in kaart – van leveranciers tot klanten: U kunt in uw plan een lijst voorzien met alternatieve leveranciers voor het geval uw bestaande leveranciers niet meer beschikbaar zijn. U kunt ook al beslissen hoe u uw klanten individueel zult behandelen, vooral de grotere klanten zijn daarbij belangrijk.
- Maak hier een dynamisch document van: Maak dit plan niet één keer om het vervolgens ver weg te bergen in een of andere kast. Zorg ervoor dat u uw plan regelmatig evalueert en wees niet bang om zaken te wijzigen als dat nodig is.
- Communiceer: Zodra uw plan klaar is, zorg er dan voor dat het ook voor iedereen beschikbaar is. Zorg dat iedereen weet wat zo’n noodplan precies is, waar ze het kunnen vinden en wat het precies inhoudt.
Tot slot
Sterke technologie en een goede communicatie zorgen ervoor dat uw bedrijf blijft draaien, zelfs als u met een crisis wordt geconfronteerd die u niet onder controle hebt.
Combineer dit met een flexibele werkcultuur die collega’s in staat stelt de juiste beslissingen te nemen en u zult merken dat uw bedrijf niet noodzakelijk hoeft te vertragen tijdens een recessie.
