Voor- en nadelen van spreadsheets gebruiken in je bedrijf

Bedrijven gebruiken nog steeds spreadsheets. In deze blog leer je hoe software kan bijdragen aan de snelheid en accuraatheid van je bedrijfsprocessen.

Als klein bedrijf gebruik je waarschijnlijk rekenbladen voor heel wat processen.

Hoewel ze een krachtige tool zijn, is er software die je helpt om hetzelfde werk efficiënter, veiliger en meer in lijn met regelgeving te doen.

In dit artikel bekijken we de voor- en nadelen van spreadsheets om je bedrijfsprocessen te beheren en waarom software mogelijks beter is.

Dit komt allemaal aan bod:

• De productiviteituitdaging
• De voordelen van spreadsheets
• De nadelen van spreadsheets
• Waar software een voetje voor heeft op spreadsheets
• Vijf belangrijke processen waar software beter is dan spreadsheets
• Conclusie

De productiviteituitdaging

In het verleden gebruikten kleine bedrijven standaard spreadsheets. Ze werden enkel vervangen of bijgestaan door andere software als de werking te complex werd.

Echter nu technologie zoals de cloud steeds toegankelijker wordt, geeft andere software je steeds meer opties om je processen te stroomlijnen en te vereenvoudigen. Denk maar aan boekhoudsoftware in de cloud of oplossingen voor loonberekening en HR.

Wie productief wil werken, zal serieuze nadelen ondervinden van het gebruik van spreadsheets.

Zo tonen verschillende onderzoeken dat tot 88 procent van alle spreadsheets fouten bevatten. Dat kan je grote kopzorgen geven en het kan tijd en middelen verspillen.

35 procent van bedrijven melden dat er tegenstrijdigheden zitten in hun belangrijkste rekenbladen.

Daartegenover staat gespecialiseerde software die ontworpen is om fouten te verminderen, processen te versnellen en je te helpen op vlak van flexibiliteit, de cloud, regelgeving en beveiliging.

De voordelen van spreadsheets

Voor eenvoudige taken zoals het ingeven en organiseren van data zijn spreadsheets nog steeds een van de meest toegankelijke, gemakkelijke en intuïtieve tools.

Ze hebben een aantal voordelen:

• Ze maken het eenvoudig grote hoeveelheden gegevens te bekijken, te beheren en te analyseren.
• Ze laten toe om beeldmateriaal zoals diagrammen, grafieken en tabellen te maken.
• Ze maken komaf met repetitieve berekeningen dankzij automatisatie met formules.

Rekenbladen worden in bedrijven het vaakst gebruikt als database of bij forecasting en budgettering. Echter vinden steeds meer kleine bedrijven hun weg naar gespecialiseerde boekhoudsoftware. Zeker wanneer ze financiële overzichten en beeldmateriaal willen maken. De software doet dat immers voor hen.

De nadelen van spreadsheets

Voor complexere taken zijn spreadsheets beperkt in hun mogelijkheden en bruikbaarheid.

Je zal merken dat ze moeilijker te gebruiken zijn, tijdverslindend zijn en gevoelig zijn voor fouten. Zeker in vergelijking met gespecialiseerde oplossingen zoals boekhoud-, loonberekening- of HR-software.

De belangrijkste nadelen zijn:

• Formules leren vraagt training en gebruikers kunnen ze nog steeds moeilijk vinden.
• Eén foute formule of cel zorgt dat alle gerelateerde berekeningen ook verkeerd zijn. Dat vraagt vaak veel tijd om te onderzoeken en corrigeren.
• Samenwerken aan een spreadsheet is vaak lastig. Zeker wanneer gebruikers de bestanden downloaden, wijzigingen maken en zo verschillende versies uploaden.
• Wanneer werknemers hun rekenbladen opslaan op de computer of bedrijfsserver, is er een kans dat hardware-fouten deze verwijderen. Ook is het mogelijk dat andere mensen niet aan de juiste bestanden kunnen.
• Wanneer je met verschillende gebruikers werkt, krijg je al snel conflicterende documenten en fouten, ongebruiksvriendelijke sjablonen en onnauwkeurige of vertraagde analyses.
• Met rekenbladen riskeer je soms niet in overeenstemming te zijn met regelgeving en de vereisten van FOD Financiën.

Waar software een voetje voor heeft op spreadsheets

Boekhoud-, payroll- en HR-software in de cloud maken komaf met complexe berekeningen, handmatige taken en monotone spreadsheets door al je gegevens in één centraal systeem onder te brengen. Dit laat bedrijfsleiders toe om hun processen te versnellen en in een oogwenk beslissingen te maken.

Professionele software is ook getest op eventuele vergissingen om menselijke fouten te verminderen.

Deze voordelen verminderen de tijd die je spendeert aan manuele processen drastisch.

In tegenstelling tot spreadsheets, voorziet software onder andere ingebouwde analyse-tools en geeft ze zo waardevolle inzichten in je verkoopprestaties, aankoop-trends of demografie.

Zo kan je klanten beter bijstaan, fouten identificeren en corrigeren en je budgetten scherpstellen.

Vijf belangrijke processen waar software beter is dan spreadsheets

1. Facturen beheren

In tegenstelling tot spreadsheets, laat professionele boekhoudsoftware je toe om snel en simpel informatie in te geven of op te zoeken. Dat bespaart tijd en inspanning bij het maken van je facturen.

Je krijgt ook minder fouten omdat de software je bijstaat bij het invullen van gegevens in het juiste format op het juiste moment.

Daarnaast kunnen rekenbladen vaak niet vanzelf informatie uploaden vanuit andere bronnen, zoals je bank, en die gegevens samenvoegen.

Boekhoudsoftware, daarentegen, zorgt voor alles wat je nodig hebt om facturen te maken en versturen, betalingen op te volgen, je bankoverzicht binnen te halen, je gegevens automatisch samen te voegen met die van je bank, en je btw-aangifte te berekenen en in te dienen.

Diezelfde software kan ook professionele facturen, offertes en schattingen maken in je huisstijl en die naar je klanten of prospecten sturen.

2. Informatie van bonnetjes vastleggen

Met meerdere spreadsheets is het soms moeilijk om informatie over uitgaven en leveranciers terug te vinden wanneer je door je bonnetjes gaat. Mogelijks zitten de gegevens op verschillende plaatsen.

In boekhoudsoftware vind je die informatie in een handomdraai en breng je er eenvoudig verslag over uit.

Sommige software integreert zelfs met apps die je toelaten om foto’s te nemen van je bonnetjes en zo je transacties snel en simpel vast te leggen.

3. Budgetbeheer

Hoewel bedrijven hun rekenbladen nog steeds gebruiken om te plannen, ondervinden velen snel de ‘spreadsheet-hel’ omwille van verschillende, conflicterende versies.

Wanneer je kosten wilt elimineren, kan je de vele spreadsheets doorspitten om loon- en overheadgegevens te modelleren. Maar dat vraagt tijd en het is stukken gemakkelijker met boekhoudsoftware in de cloud.

Via zo’n software werk je samen aan een budgetplan in één beveiligde applicatie.

Dat elimineert inefficiëntie en veiligheidsrisico’s aangezien je geen verschillende versies van gevoelige informatie moet delen via mail. Bovendien moet je geen waaier aan spreadsheets updaten. Aan één keer wijzigingen doorvoeren heb je voldoende.

Boekhoudsoftware is er ook op gericht om het budgetproces te versnellen. Wijzigingen vragen slechts een aantal seconden in plaats van minuten. Zo krijg je meer tijd om je te focussen op je business.

Daarnaast is dit soort software ook gemaakt om fouten en duplicaten te verminderen. Dat laat je toe om snel informatie te combineren of te raadplegen.

Het resultaat is meer dynamische budgettering- en planningsprocessen, de mogelijkheid om cashflow te voorspellen en verschillende scenario’s te simuleren met een minimum aan training.

Boekhoudsoftware bied je ook een realtime zicht op je prestaties zodat je bliksemsnel kan reageren op marktveranderingen.

4. Betalingen opvolgen

De meeste spreadsheets zijn niet ontworpen om betalingen bij te houden en je automatisch te waarschuwen als deze te laat zijn. Professionele boekhoudsoftware is dat wel. Onbetaalde facturen opvolgen is zo een vervelend werkje uit het verleden.

De meeste rekenbladen halen ook niet automatisch je bankoverzicht binnen. Boekhoudsoftware doet dat wel. Die helpt je binnenkomende gegevens van je bank te integreren en bespaart je uren tijd aan afschriften samenvoegen. Ook betalingsinformatie wordt automatisch toegevoegd aan je klantenaccounts.

Daarnaast laat het je toe om betalingen van facturen op te volgen via je smartphone. Iets wat met spreadsheets meestal moeilijk is.

5. Belastingaangiftes indienen en bedrijfsadministratie bijhouden

In tegenstelling tot een rekenblad, kan professionele boekhoudsoftware wel gebruikt worden om je belastingaangifte in te dienen.

De software wordt geüpdatet wanneer regels en wetgeving wijzigen. Het houdt alle bewijsstukken bij die FOD Financiën mogelijks nodig heeft en stuurt alle informatie in de juiste volgorde door. Je verkleint zo de kans op een audit.

Boekhoudsoftware is ook ontworpen om fouten en vergissingen te verminderen. Dat maakt je administratie bijhouden gemakkelijker.

Als laatste kan het desastreus zijn wanneer je spreadsheets met boekhoudkundige bewijsstukken worden gestolen, misbruikt of verwijderd. Boekhoudtoepassingen in de cloud zetten je gegevens op een streng beveiligde, off-site server zodat je altijd alles kunt terugkrijgen.

Conclusie

Kleine bedrijven grijpen maar beter met beide handen alle hulp die technologie kan bieden. Leveranciers zorgen voor steeds meer functionaliteit, toegankelijkheid en betaalbaarheid van hun producten.

Hoewel spreadsheets nog steeds hun nut hebben, kan software je bedrijfsprocessen drastisch versnellen. Zeker wanneer het gaat over data-invoer, het bijhouden van een accurate bedrijfsadministratie en werken van overal en gelijk wanneer.

Dankzij boekhoudtoepassingen krijg je meer tijd om te focussen op de leuke dingen en voor extra waarde te zorgen binnen het bedrijf.