Het geheime ingrediënt voor een bloeiend finance-team

Naarmate je bedrijf groeit, wordt het steeds uitdagender om de financiën goed te beheren. Het duurt te lang vooraleer je de informatie krijgt die je nodig hebt, het is moeilijk om plannen te maken en je voelt je misschien onzeker over je beslissingen.

Deze obstakels kan je vaak toeschrijven aan je finance-team, maar niet omdat de medewerkers slecht werk leveren. Het is waarschijnlijker dat ze gestrest, overwerkt, ontevreden en ongemotiveerd zijn. Hoe getalenteerd ze ook zijn; je financiële professionals zullen nooit hun beste werk kunnen leveren als ze zich zo voelen.

In dit artikel belichten we daarom het geheime ingrediënt waarop je je moet concentreren om je finance-team te helpen floreren en hun ware potentieel te bereiken. En dat ingrediënt is: productiviteit.

Het volgende komt aan bod:

• De kleine dingen zijn belangrijk
• In volgorde van belangrijkheid: productiviteit > welzijn > resultaat
• Kwaliteit boven kwantiteit
• Hoe de cloud je tijd doet uitsparen
• Conclusie

De kleine dingen zijn belangrijk

Als het om productiviteit gaat, denk je in eerste instantie misschien aan meer werk leveren in minder tijd. Dat is inderdaad een van de resultaten. Er is echter een andere kant van productiviteit die veel meer waarde creëert voor je bedrijf: de impact van productiviteit op de dagelijkse ervaring van je mensen.

Zie het als volgt: de meeste mensen brengen een groter deel van hun leven op hun werk door dan dat ze thuis zijn met hun gezin, hun hobby’s nastreven of hun gezondheid goed opvolgen. Het is dus van zeer groot belang dat de werkervaring zo positief mogelijk is.

Dit geldt voor elke job, maar financiële functies in je bedrijf zijn bijzonder gevoelig voor complexiteit, stress, herhaling en ontevredenheid. Veel professionals zeggen dat ze volgende productiviteitskillers dagelijks ervaren: te veel administratie, in isolatie werken en onrealistische tijdsdruk.

Uit een nieuw onderzoek van Foundry blijkt dat dit onder financiële professionals zeer vaak voorkomt. Een van de respondenten, een controleur werkzaam in de financiële dienstverlening, zegt:

“75% van mijn werk is gewoon eentonig, zoals cijfers verplaatsen naar verschillende spreadsheets. Ik denk dat als ik betere rapportagetools zou hebben, mijn leven een stuk gemakkelijker zou zijn.”

Het zijn dus de kleine dingen in een dag die echt belangrijk zijn. Als deze taken geen productiviteit boosten, eentonig en frustrerend zijn, dan kunnen je mensen zich aan het werk gaan storen. Misschien zouden ze zelfs hun doel in twijfel trekken en overwegen het bedrijf te verlaten of een andere carrièreoptie zoeken.

Productiviteit boven welzijn en welzijn boven prestaties

Onnodige druk op de productiviteit van je financiële team heeft ook directe gevolgen voor het vermogen van je bedrijf om te groeien en te slagen. Er bestaat namelijk een sterk verband tussen productiviteit, welzijn en prestaties.

Wanneer hun dagelijkse taken moeilijker zijn dan nodig of te veel van hun tijd in beslag nemen, beginnen je mensen daaronder te lijden en kunnen ze niet hun volledige potentieel bereiken.

Stel je deze 2 zeer verschillende financiële managers voor:

Brian met de burn-out

• vindt veel dagelijkse taken monotoon en repetitief.
• is gefrustreerd door het gebrek aan tijd om zich te concentreren op zinvol werk.
• is gestrest door vertragingen bij het verkrijgen van informatie die hij nodig heeft voor een deadline.
• slaat pauzes en lunch over om zijn werk af te krijgen.
• werkt laat door de hoeveelheid tijd die aan administratie wordt besteed.
• maakt zich ’s avonds en in het weekend zorgen over het werk.
• werkt overhaast, waardoor hij fouten maakt.
• heeft het gevoel dat hij tegen andere teams werkt in plaats van met hen samenwerkt.

Productieve Petra

• houdt van creatieve en strategische taken die haar ervaring en expertise benutten.
• voelt zich voldaan als ze weet dat haar werk een impact heeft op het succes van het bedrijf.
• haalt met gemak deadlines en voorziet bedrijfsleiders van de informatie die ze nodig hebben op het juiste moment.
• neemt pauzes en lunch om uit te rusten en nieuwe energie op te doen.
• is op tijd klaar en geniet van avonden met haar gezin.
• is mentaal aanwezig in haar persoonlijke leven.
• maakt zich geen zorgen over administratieve fouten of dubbel werk.
• werkt samen met andere teams en bouwt sterkere relaties op binnen het bedrijf.

Het is duidelijk wie de beste kans maakt om het bedrijf te helpen zijn doelen te bereiken en de financiële prestaties te stimuleren.

Als je in staat bent om stress, frustratie en zorgen binnen je team te verminderen, help je hen om hun persoonlijk welzijn te verbeteren. Door een gezondere balans te vinden, zullen ze zich zowel op het werk als thuis beter voelen. Daarbovenop ergeren ze zich niet aan dagelijkse taken, maar worden ze gestimuleerd om hun beste werk te leveren.

Help je team om hun productiviteit te verbeteren en je zal aanzienlijke veranderingen zien in houding, moreel en prestaties.

Kwaliteit boven kwantiteit

Het doel om de productiviteit te verbeteren kan verkeerd begrepen worden als de aanpak niet juist is. Het laatste wat je wilt, is dat je team denkt dat je meer druk op hen uitoefent om te presteren.

Maak duidelijk dat je niet probeert om meer werk gedaan te krijgen. Leg uit dat je ernaar streeft om meer van hun tijd vrij te maken zodat ze zich kunnen focussen op waardevol werk dat:

• strategischer is;
• creatiever is;
• meer voldoening geeft;
• meer impact heeft;
• en zorgt voor meer samenwerking.

Een toename van de hoeveelheid afgewerkte taken zal daar op natuurlijke wijze uit voortvloeien, maar dat is niet je enige motivatie.

Hoe de cloud je tijd doet uitsparen

Er is een vrijwel onbeperkte hoeveelheid tools waarmee je de tijd en ruimte kunt creëren die je financiële team nodig heeft om hun welzijn en prestaties te verbeteren. Sinds de pandemie is de populariteit daarvan snel toegenomen en cloud-gebaseerde boekhoudoplossingen besparen financiële professionals wekelijks ontelbaar veel uren.

Van prijszetting, elektronische facturatie en reconciliatie tot rapportage, analyse en prognoses; elk onderdeel van de boekhouding kan productiever dankzij toepassingen in de cloud. Er zijn tal van opties, maar over het algemeen heeft cloudsoftware een aantal belangrijke voordelen voor je financiële team.

1. Betere nauwkeurigheid en integriteit van gegevens

Wanneer je al je financiële gegevens op één cloudplatform hebt staan, werkt iedereen in je team met dezelfde actuele cijfers. Een gestandaardiseerde opmaak lost eventuele problemen met de data-integriteit op, en je team heeft slechts één oplossing nodig om hun taken uit te voeren.

Wanneer je maar één bron met correcte data hebt, is het bijna alsof je voortdurend je jaar of maand afsluit. Je moet namelijk niet wachten op een bepaalde periode om gegevens in overeenstemming te brengen. Dat bespaart mensen enorm veel tijd die ze op hun beurt kunnen besteden aan complexere taken.

2. Handmatige taken elimineren

Het gecentraliseerde karakter van de cloud stelt je teams in staat om veel handmatige taken volledig te automatiseren met één druk op de knop. Automatisering bespaart niet alleen een aanzienlijke hoeveelheid tijd per dag, maar elimineert ook menselijke fouten op vlak van bijvoorbeeld rapportering. Dit zorgt ervoor dat je analyses nauwkeuriger zijn en vermindert de kans op ernstige problemen die door auditors kunnen worden opgemerkt.

Volgens Gartner kosten menselijke fouten in financiële organisaties gemiddeld iets meer dan 820.000 euro per jaar, wat resulteert in 25.000 uur corrigeerwerk.

3. Beveiliging en compliance versterken

De efficiëntie van de cloud zorgt ervoor dat  je team minder tijd moet besteden aan het beheer van beveiliging en compliance, terwijl ook het risico lager is.

Dit komt doordat veel cloud-native oplossingen ingebouwde compliance- en beveiligingscontroles hebben waartoe alleen bevoegde personen toegang hebben. Automatisering wordt ook gebruikt om updates en patches te implementeren en om auditors te bewijzen dat je alles goed doet. Dat bespaart je talloze uren werk.

Conclusie

Een gestrest financieel team zal nooit echt floreren. Als leider moet je degenen die een essentiële functie vervullen in je bedrijf de tijd en ruimte geven die ze nodig hebben.

Door gebruik te maken van de cloud en hen de tools te geven om productiever te werken, help je hen om hun dagelijkse ervaringen te veranderen, hun welzijn te verbeteren en hun potentieel volledig te benutten.