3 voordelen van minder spreadsheets in financiën

Het verdict is gevallen: het is tijd om spreadsheets te vervangen door software die ontworpen is voor en gewijd is aan financiële activiteiten.

Spreadsheets zijn nuttig voor persoonlijke productiviteit en ad-hoc analyses. Toch kunnen ze, wanneer ze niet goed gebruikt worden, een belemmering vormen voor effectieve financiële processen bij groeiende middelgrote bedrijven. Vaak sluipen er fouten in spreadsheets waardoor financiële teams en hele bedrijven in gevaar komen. Ventana Research ontdekte dat een derde (35%) van de ondernemingen afwijkingen rapporteert in hun belangrijkste spreadsheets.

Met deze uitdagingen in het achterhoofd kan de keuze voor een toegewijde Software as a Service of SaaS-boekhoudoplossing niet alleen tijd en geld besparen, maar ook het risico op fouten verminderen – door stappen te automatiseren, rapportering te vereenvoudigen en kernactiviteiten te stroomlijnen. Software-gestuurde processen bieden ook een continue toegang tot real-time informatie over de bedrijfsprestaties, waardoor organisaties sneller kunnen reageren op marktveranderingen, groei stimuleren en de klanttevredenheid verbeteren.

Het vervangen van handmatige, op spreadsheets gebaseerde taken kan de productiviteit van de financiële afdeling op veel manieren verbeteren. Ventana Research identificeerde drie belangrijke gebieden waar betere boekhoudkundige tools veel tijd kunnen besparen.

Omzetverantwoording

Bedrijven die te maken hebben met complexe vereisten voor omzetverantwoording, zijn bijzonder kwetsbaar voor spreadsheetfouten. Het proces van omzetverantwoording voor fysieke goederen is relatief eenvoudig, maar intellectuele eigendom en andere soorten diensten zijn niet zo makkelijk te controleren via spreadsheets. Op spreadsheets gebaseerde processen zijn redelijk onbuigzaam bij het opvolgen van wijzigingen en het toezicht houden op de elementen van elk contract en de kenmerken ervan (zoals datums, status, facturering en betalingen). Bovendien is het moeilijk om ervoor te zorgen dat de spreadsheets up-to-date en accuraat blijven wanneer de contractdetails veranderen.

Financiële management- en boekhoudsoftware biedt daarentegen wel de mogelijkheid om steeds veranderende contractdetails naadloos vanaf een centrale locatie te verzamelen, op te volgen en bij te werken om verwarring en fouten bij het boeken van inkomsten te voorkomen. Deze automatisering is ook van cruciaal belang voor groei, wanneer financiële afdelingen grotere hoeveelheden gegevens beginnen te verwerken en meer rapporten genereren.

Boekhouding afsluiten

Naast andere problemen, kost het gebruik van spreadsheets om de boekhouding af te sluiten aanzienlijk meer tijd dan een ERP of een specifiek consolidatiesysteem. Organisaties met meerdere entiteiten worden geconfronteerd met een nog moeilijker, foutgevoelig consolidatieproces voorafgaand aan de afsluiting. Hierbij zijn vaak verschillende reeksen berekeningen, spreadsheetaanpassingen en manuele, dagelijkse invoeren nodig om de saldo’s aan te passen. Wanneer men echter niet langer afhankelijk is van spreadsheets, kunnen bedrijven sneller financiële en managementrapporten genereren en de nauwkeurigheid verbeteren.

Rapportering van uren en onkosten

Afhankelijk van het type bedrijf zou het nauwkeurig en efficiënt verzamelen en rapporteren van uren- en onkosteninformatie een vrij duidelijk proces moeten zijn. Maar voor bedrijven die afhankelijk zijn van aannemers en werknemers met factureerbare uren, kan het verzamelen van deze gegevens via spreadsheets vervelend en frustrerend zijn voor alle betrokkenen. Spreadsheets bieden geen gecontroleerde workflows, waardoor het een uitdaging is om de standaard moeilijkheden van het bijhouden van uren en onkosten aan te pakken. Als het gaat om het analyseren en toewijzen van onkosten, kan meer segmentatie betekenen dat er meerdere sets draaitabellen moeten worden gemaakt om inzicht te krijgen in alle soorten onkosten, wat een aanzienlijk aantal werkuren vereist om te voltooien.

Om dit moeizame proces te vermijden en om gedetailleerde facturen te kunnen verstrekken die tijdig en nauwkeurig zijn, is het essentieel om een uitgebreid boekhoudsysteem te gebruiken. Het stroomlijnen van het uren- en onkostenproces door middel van automatisering kan bedrijven ook helpen om klanten de gewenste transparantie te bieden.