15 manieren om uw bedrijfskosten te verlagen

Wilt u uw bedrijfskosten verlagen om uw cashflow en winst te verhogen? Het nieuwe jaar is een goed moment om uw financiën op orde te krijgen en wat geld te besparen. Naast een goede budgetplanning, leest u hier nog 15 tips om u ermee te helpen.

1. Doe mee met de deeleconomie

De deeleconomie bestaat uit particulieren die diensten uitwisselen. Dit fenomeen inspireert echter meer en meer ondernemers en bedrijfseigenaren zoals u. Denk bijvoorbeeld aan uw werkplekken, bedieningstools of zelfs uw parkeerplaatsen. Vraag uzelf af of ze regelmatig gebruikt worden. Als het antwoord nee is, is het misschien de moeite waard om deze diensten te verhuren per uur of per dag aan andere bedrijven of zelfstandigen. Net zoals het uitwisselen van diensten onder elkaar en het delen van uw personeel.

Een andere manier om deel te nemen aan de deeleconomie is carpoolen. Door hiervoor te kiezen, verlaagt u de verplaatsingskosten die u betaalt aan uw medewerkers. Bovendien moet u weten dat de overheid verschillende initiatieven heeft voor de deeleconomie. Bezoek voor inspiratie de website van FOD Economie.

2. Onderhandel met uw leveranciers

Hou minstens één keer per jaar grote schoonmaak in uw facturen en vergelijk de prijzen met die van andere leveranciers. Controleer ook of u slechts één partner kunt kiezen voor gelijkaardige diensten. Zo kunt u onderhandelen over kortingen. Zeker als u al jaren samenwerkt met hetzelfde bedrijf.

3. Verdiep u in marketing, reclame en PR

Online zijn er veel gratis artikels beschikbaar over verschillende manieren om uw bedrijf te promoten. Er bestaan ook privétrainingen en boeken over dit onderwerp om u op te leiden en volledig uit te rusten. Door uw kennis in deze domeinen uit te breiden, kunt u veel geld uitsparen. Het onderhouden van een nauw contact met meerdere journalisten, bloggers en onderzoekers kan u helpen zichtbaarheid voor uw bedrijf te creëren in verschillende media gerelateerd aan uw branche.

4. Kies voor een pop-up store

Heeft u een nieuw product ontworpen? Doe zoals de bedrijven die voor u experimenteerden met het concept van pop-upwinkels, beter bekend als “pop-up stores”. U verplaatst u om uw klanten te ontmoeten via een ruimte of pand op een drukke plek dat u voor een korte tijd huurt. U verkleint uw risico’s doordat u geen langdurige huurovereenkomst voor een vaste locatie moet afsluiten. Bovendien kunt u tegen lagere kosten de hartslag van uw product voelen. Als u eigenaar van een winkelcentrum bent, dan kunnen pop-upwinkels een alternatief zijn voor leegstaande panden.

5. Word lid van beroepsverenigingen

Verschillende verenigingen van ondernemers en zakenmensen bieden exclusieve voordelen aan hun leden. Voordat u zich bij een van hen aansluit, moet u een goede analyse maken van de voordelen die ze bieden. Kies de groepering die de werkelijke noden van uw onderneming het beste beantwoordt.

6. Vermijd tussenpersonen

Zorg ervoor dat u bij het kopen van een product of een software, indien mogelijk, rechtstreeks zaken doet met het bedrijf dat het heeft ontworpen, in plaats van via een tussenpersoon. Zo vermijdt u extra kosten. Deze manier van werken is ook van toepassing op alle andere aangeboden diensten.

7. Kies voor tweedehands meubels

Voordat u investeert in nieuw meubilair voor uw nieuwe werkruimte, neem een kijkje op Facebook Marketplace of websites van tweedehandswinkels die gebruikte meubels aanbieden. U zult versteld staan van de vondsten en de besparingen die u kunt doen. Een ander idee is om bij bedrijfseigenaren in uw sector langs te gaan die van plan zijn om te verhuizen. Misschien zijn ze geïnteresseerd in het weggeven of verkopen van de meubels aan een verlaagde prijs. Zo kunt u bijvoorbeeld stoelen vinden voor uw coworking-ruimte en uw bedrijfskosten weer wat verlagen.

8. Herbekijk uw verzendkosten

Maak er een gewoonte van om, voordat u pakketten verstuurt, bepaalde testen uit te voeren door lichtgewicht dozen of enveloppen te kopen. Vergelijk ook de tarieven en diensten van de voornaamste koeriersbedrijven. U moet weten dat de meeste verzenddiensten een vergoeding bieden voor vertraagde leveringen en ongebruikte labels. Bekijk uw teruggaveclaims goed en zoek andere manieren om uw verzendstrategieën effectief te verbeteren. Probeer ook om lokale bedrijven te betrekken en ze zo te steunen.

9. Huur stagiaires en studenten in

Veel studenten, alsook mensen met een beperking, zijn op zoek naar concrete bedrijfservaringen in hun vakgebied, zodat ze hun leerstof in de praktijk kunnen brengen. Voor sommigen zijn er subsidieprogramma’s beschikbaar waarmee u uw bedrijfskosten kunt verlagen. Bovendien, als deze mensen goed geïntegreerd zijn en ondersteund worden bij het uitvoeren van hun taken, zullen ze gemotiveerd zijn om met u verder te gaan en bijgevolg werknemers worden waar u niet meer zonder kunt.

10. Verminder het gebruik van papier

De aankoopprijs van een multifunctionele printer voor uw bedrijf kan erg duur zijn. Er bestaan verschillende cloudgebaseerde opslagopties op het internet die u kunt gebruiken. Voor sommige ondernemingen kan het gebruik van een Google Drive bijvoorbeeld voldoende zijn. Door documenten naar pdf te converteren, kunt u dan overeenkomsten ter ondertekening per e-mail verzenden. En als er een partij een gedrukt exemplaar wil hebben, wordt in de mededeling vermeld dat het exemplaar zelf afgeprint moet worden. Zo bespaart u kosten op het aanschaffen van papier en printerinkt.

11. Schakel externe medewerkers in

Meerdere salarissen tegelijk beheren kan overweldigend zijn, zowel moreel als administratief. Zeker als uw onderneming nog in de kinderschoenen staat. U moet zorgen dat u voldoende werk heeft voor iedereen. Om u een kans te geven op adem te komen, maar vooral om u te helpen uw bedrijfskosten te verlagen, kunt u overwegen om de diensten van externe medewerkers in te schakelen voor specifieke opdrachten. Hierdoor beschikt u over een flexibeler en betaalbaarder vergoedingsmodel.

12. Gebruik gratis tools

Er zijn tegenwoordig veel gratis tools op de markt om u te helpen. Met Skype en Google Hangout kunt u bijvoorbeeld voorkomen dat u voor een vaste telefoonlijn op kantoor moet betalen, en bespaart u op langeafstandsgesprekken. Met de gratis versie van Trello kunt u efficiënt projecten aansturen op een visuele manier. Net zoals de gratis versie van Asana, waarmee u een team kunt managen dat verschillende opdrachten toegewezen krijgt en samenwerking kunt bevorderen zonder e-mail. Heeft u geen software voor grafische vormgeving? Canva kan u helpen bij het creëren van aantrekkelijke visuals voor sociale media.

Met andere woorden, kies waar mogelijk altijd voor de gratis optie voordat u nieuwe software aankoopt of externe bronnen inschakelt. Profiteer ook van gratis proefversies gedurende een bepaalde periode, zeker als uw budget beperkt is. U bespaart niet alleen geld bij de start van nieuwe projecten, u krijgt ook een beter begrip van uw werkelijke noden.

13. Automatiseer de administratieve processen van uw bedrijf

Laten we eerlijk zijn, manuele administratieve taken zoals het sorteren van leveranciersrekeningen vergen extra tijd, moeite en kosten als er invoerfouten zijn. Betalingsautomatisering van Sage kan u helpen uw bedrijfskosten te verlagen en betere managementbeslissingen te nemen. Alsook te allen tijde een snelle opvolging te hebben vanaf uw computer, tablet of telefoon. En dit dankzij een van de dashboards specifiek voor uw branche. Door er bijvoorbeeld voor te kiezen uw facturatie te automatiseren, kunt u uw factuurbetalingen tijdig inplannen en zo boetes voor late betalingen vermijden.

14. Gebruik uw creativiteit en die van uw medewerkers

Om uw bedrijfskosten te blijven verlagen, kunt u uw werknemers en externe medewerkers die u vertrouwt erbij betrekken. Moedig hen aan om initiatieven te zoeken en in te schakelen. Stel dat u een speciaal evenement moet promoten. U heeft weinig tijd en geen intern ontwerptalent. Twee van uw medewerkers zijn echter erg goed in tekenen. Maak uw advertenties met de hand op kringlooppapier en verspreid ze persoonlijk op strategische locaties terwijl u uw stappen live of via foto’s op sociale media deelt.

Een ander voorbeeld is dat u veel geld kunt uitgeven aan geprinte marketingtools die u uiteindelijk niks opleveren. Waarom schrijft u in plaats hiervan geen blogposts met betrekking tot nieuwe diensten die u wilt aanbieden? Die kunt u meerdere keren op sociale media posten, en het rendement van deze investering is beduidend hoger.

15. Draag zorg voor uw beste medewerkers en behoud ze

U weet het wel, rekruteren is duur. Goed presterende medewerkers die uw bedrijfscultuur delen, zijn een grote troef. Om ze te behouden, moet u regelmatig met hen praten om meer te weten te komen over hun doelen, zowel op persoonlijk als professioneel vlak. Luister naar wat ze zoeken in hun loopbaan en hun groeimogelijkheden. Ze kunnen u veel geld besparen.