Les grandes tendances digitales utiles au quotidien du cabinet

Automatiser les tâches

C’est l’un des apports des outils digitaux : automatiser un maximum d’opérations pour gagner en temps et limiter les erreurs de saisie. C’est la voie qu’a choisi le cabinet de Pierre Cléon. « Au niveau production, nous nous sommes équipés de solutions informatiques. Elles nous permettent de dématérialiser au maximum la saisie en récupérant automatiquement les données bancaires de nos clients, leurs fichiers de gestion commerciale, leurs données paie… Il ne reste plus qu’à leur appliquer les codes comptables. Cela permet ensuite de générer automatiquement les déclarations de TVA par exemple ». De plus en plus souvent, les pièces comptables sont aussi dématérialisées.

« Nos clients nous envoient de moins en moins de factures papiers. Ils les scannent et le fichier numérique est alors rattaché directement à l’écriture comptable correspondante. On dématérialise également l’envoi des bilans, ce qui a entraîné des économies d’impression importantes. Cela facilite également la tâche des tiers, comme les banques et les avocats, qui peuvent récupérer facilement ces données. »

Un accès aux données en ligne

Mais, pour accompagner cette forte numérisation de la production, il faut également s’adapter aux nouveaux modes de travail. Tel que la mobiquité, cette capacité à se connecter à un réseau Internet sans contrainte de temps, de localisation ou de terminal, pour accéder à n’importe quel contenu. Le cloud permet d’héberger les logiciels et les données sur un serveur à distance. Pour y accéder, il suffit d’une connexion à internet. « Nous avons mis nos outils informatiques sur le cloud pour permettre à tous les collaborateurs du cabinet d’y accéder de n’importe où, y compris chez le client. C’est un grand confort de travail. »

Il faut également prévoir un système organisé de classement et d’archivage de ces documents, ce qu’on appelle une GED (Gestion Électronique des Documents). « Nous avons bien précisé l’arborescence de notre GED, afin que l’on puisse retrouver ensuite facilement le document cherché. Et nous réfléchissons à l’ouvrir aux clients.Le but est qu’ils puissent accéder eux-même aux documents via un accès sécurisé personnel. Mais cela pose plusieurs questions. Notamment de bien définir les droits des clients, d’être vigilant sur la dépose des documents et de respecter la future réglementation sur la protection des données. »

La communication aussi se fait digitale

La communication n’échappe pas au digital. Si les sites internet sont devenus courants, certains vont jusqu’à proposer du digital signage. Appelé aussi affichage dynamique. Cela consiste à diffuser un message publicitaire ou toute autre information sur des écrans, dans un lieu public ou de passage. Le cabinet de Pierre Cléon en fait bon usage.

« Nous avons mis en place un écran dans la salle d’attente qui nous permet de diffuser des présentations numériques d’actualités législatives, du cabinet, de proposer des missions… sous un format attractif. Ça fait vivre notre accueil et ça nous permet de passer des messages directement à nos clients, comme par exemple pourquoi ne pas externaliser vos paies auprès de notre cabinet ! »