L’ensemble des documents ayant un lien avec la comptabilité doivent être conservés durant une certaine durée. Ces documents comptables que l’entreprise est tenue de classer et d’archiver sont le grand livre, les livres journaux, le livre d’inventaire, le bilan comptable, les factures et bons de commande, les documents fiscaux, les relevés bancaires… À défaut, l’entreprise encourt de nombreux risques dont celui de rejet de la comptabilité.
Un classement précis des pièces comptables
Afin de faciliter les recherches, les pièces comptables doivent être numérotées avant le classement. Elles peuvent être classées par numéro, par ordre alphabétique ou chronologique. Les documents comptables doivent aussi être rangés en fonction de leur nature (frais généraux, banque…) par ordre chronologique et alphabétique avec la pièce la plus récente au-dessus.
Une durée de conservation légale des archives comptables
Concernant l’archivage des pièces comptables, la loi oblige à archiver et à conserver de nombreuses pièces justificatives. La durée de conservation des archives comptables varie quant à elle selon la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent, et selon la nécessité, comme les demandes a posteriori de vérifications de documents ou les cas de contrôle.
Le nombre d’années où un chef d’entreprise doit être capable de fournir une pièce justificative comptable varie donc selon le type de document. Le Code du Commerce oblige ainsi les professionnels à conserver durant six ans à compter de la clôture de l’exercice le journal des opérations bénévoles. Cette durée passe à dix ans pour les pièces justificatives de la comptabilité, à savoir les pièces bancaires, les bulletins de paie et les factures. La durée légale de conservation est la même pour le livre journal, le livre d’inventaire, le grand livre, mais aussi pour les bilans, comptes de résultat et annexes réalisés à la clôture de chaque exercice. Si la législation ne le mentionne pas de façon claire, il est également conseillé de conserver « sans limitation de durée » les certificats de travail et les actes de propriété notamment.
Quant à la gestion de l’archivage comptable numérique, elle est elle aussi réglementée. Les documents de ce type doivent être conservés sous cette forme pendant une durée minimale de trois ans, puis éventuellement sous une autre forme si l’entreprise le souhaite. Les livres de comptabilité doivent quant à eux être conservés pour une durée de 10 ans au moins. Il est primordial d’archiver et de s’assurer de la bonne sauvegarde de tous les documents, y compris les justificatifs. La dématérialisation prévient alors les phénomènes d’effacement des encres. L’utilisation de solutions électronique qui gèrent l’archivage de façon sécurisée (coffre-fort électronique, signature électronique, gestion des certificats) permet une numérisation complète de la comptabilité.
